Organiser une aubade sans rien laisser au dernier moment

Une aubade réussie repose sur une organisation précise, surtout pour coordonner les musiciens, le programme et l’accueil du public. Commence par fixer la date et le lieu, puis avance vers les autorisations, les invitations et la logistique technique. La dernière semaine sert aux confirmations et aux achats. Le jour même, prévois assez de temps pour installer la scène, tester les microphones et préparer les boissons chaudes avant l’arrivée des visiteurs.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et le lieu
2 personnes
2
Réserver le lieu
3
Établir le programme musical
2 personnes
4
Confirmer les musiciens
2 personnes
5
Vérifier les autorisations
6
Vérifier l’assurance
7
Concevoir les invitations
8
Envoyer les invitations
2 personnes
9
Traiter les inscriptions
10
Recueillir les besoins alimentaires
11
Envoyer les informations aux visiteurs
12
Commander le catering
13
Tester l'équipement
2 personnes
14
Vérifier les prévisions météo
15
Faire les courses
2 personnes
16
Refroidir les boissons
2 personnes
17
Préparer les dossiers de musique
2 personnes
18
Marquer l’agencement de la scène
2 personnes
19
Monter les tentes de réception
5 personnes
20
Installer les tables
3 personnes
21
Installer les chaises
4 personnes
22
Brancher le son
3 personnes
23
Tester les microphones
2 personnes
24
Installer les instruments
4 personnes
25
Suspendre la décoration
3 personnes
26
Installer le buffet
3 personnes
27
Préparer le café et le thé
2 personnes
28
Préparer la table d'inscription
2 personnes
29
Déposer les programmes
2 personnes
30
Dernier contrôle de sécurité
2 personnes

Événement

31
Accueillir les musiciens
2 personnes
32
Accueillir les visiteurs
3 personnes
33
Annoncer le programme
34
Interpréter un aubade
12 personnes
35
Servir le café et le thé
3 personnes
36
Servir des amuse-bouches
3 personnes
37
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
38
Rassembler la vaisselle et les déchets
3 personnes
39
Ranger le programme musical
4 personnes

Suivi

40
Éteindre l’équipement
2 personnes
41
Démonter le buffet
3 personnes
42
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
43
Démonter les tentes de fête
5 personnes
44
Évacuer les déchets
2 personnes
45
Nettoyer le lieu
4 personnes
46
Rapporter le matériel
2 personnes
47
Retourner le matériel
2 personnes
48
Ranger le stock restant
2 personnes
49
Rendre les objets empruntés
2 personnes
50
Envoyer un message de remerciement

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 3
Tables de bièreqté 10
Chaisesqté 120
Tables de buffetqté 4
Tabouretsqté 12
Porte-manteauxqté 2

Équipement

Intervenants actifsqté 2
Table de mixage
Microphones sans filqté 3
Pieds de microqté 3
Pieds d'enceinteqté 2
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 4
Enrouleursqté 2
Pieds de microqté 12
Pupitresqté 2

Vaisselle

Tasses à caféqté 100
Verresqté 120
Assiettesqté 120
Couvertsqté 120
Plateaux de serviceqté 8

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 6
Glacièresqté 4
Louchesqté 8
Planches à découperqté 3
Couteaux à painqté 3

Décoration

Guirlandes de fanionsqté 12
Nappesqté 10
Compositions floralesqté 6
Pupitres de programmeqté 4

Éclairage

Guirlandes LEDqté 6
Lampes LEDqté 8

Nettoyage

Poubellesqté 6
Sets de balaiqté 3
Serpillièresqté 3
Seauxqté 3

Catering

Courses

Conseils

Fixe le programme musical au moins 4 semaines avant l’aubade et confirme chaque musicien par écrit. Prépare aussi les dossiers de musique et l’ordre de passage avant le montage.
Vérifie les autorisations, l’assurance et les prévisions météo au plus tard 7 jours avant. Si des tentes de réception sont nécessaires, réserve-les dès que le lieu et la date sont confirmés.
Envoie les invitations environ 3 semaines à l’avance et fixe une date limite d’inscription. Demande les besoins alimentaires au même moment afin de commander le catering avec des quantités fiables.
Teste la table de mixage, les microphones sans fil, les pieds d’enceinte, les rallonges et les multiprises au moins 2 jours avant. Un test rapide le matin même ne permet pas toujours de remplacer un câble manquant.
Le jour de l’aubade, réserve au moins 3 heures à l’installation des tables, chaises, tentes, instruments et décoration. Refroidis les boissons, remplis les thermos et installe les machines à café avant le début de la musique.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une aubade ?: Prévois au minimum 4 semaines pour une petite aubade avec musiciens et accueil du public. Ce délai permet de réserver le lieu, vérifier les autorisations, envoyer les invitations et confirmer le catering.
Quand faut-il confirmer les musiciens pour une aubade ?: Confirme les musiciens environ 4 semaines avant la date. Demande ensuite le programme définitif et prépare les dossiers de musique au plus tard 7 jours avant l’événement.
Quand tester le matériel sonore d’une aubade ?: Fais un premier test complet 2 jours avant, avec la table de mixage, les microphones, les enceintes et les câbles. Refais un contrôle de 30 à 45 minutes le jour même après le branchement.
Combien de temps prévoir pour installer une aubade ?: Compte environ 3 heures pour monter les tentes, placer les tables et les chaises, installer les instruments, brancher le son et suspendre la décoration. Ajoute 30 minutes de marge si la météo est incertaine ou si le lieu est difficile d’accès.

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