Cómo organizar una aubade sin olvidar lo esencial
Una aubade necesita más coordinación de la que parece: música, permisos, sonido, invitados y un servicio temprano de café y comida deben encajar. Empieza fijando fecha y lugar, y trabaja después hacia el programa musical y la logística. La mayor parte de los problemas aparece el mismo día, cuando faltan pruebas de sonido, cables, sillas o bebidas frías. Este orden te ayuda a llegar a la mañana del evento con todo comprobado y listo para usar.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
- 1
Fijar fecha y lugar
2 personas
- 2
Reservar el lugar
- 3
Preparar el programa musical
2 personas
- 4
Confirmar músicos
2 personas
- 5
Comprobar permisos
- 6
Comprobar el seguro
- 7
Diseñar invitaciones
- 8
Enviar invitaciones
2 personas
- 9
Gestionar inscripciones
- 10
Recoger preferencias dietéticas
- 11
Enviar información a los visitantes
- 12
Pedir el catering
- 13
Probar el equipo
2 personas
- 14
Comprobar el pronóstico del tiempo
- 15
Hacer la compra
2 personas
- 16
Enfriar bebidas
2 personas
- 17
Preparar las carpetas de música
2 personas
- 18
Marcar la distribución del escenario
2 personas
- 19
Montar las carpas
5 personas
- 20
Montar mesas
3 personas
- 21
Colocar las sillas
4 personas
- 22
Conectar el sonido
3 personas
- 23
Probar los micrófonos
2 personas
- 24
Montar los instrumentos
4 personas
- 25
Colgar la decoración
3 personas
- 26
Montar el buffet
3 personas
- 27
Preparar café y té
2 personas
- 28
Preparar la mesa de registro
2 personas
- 29
Colocar los programas
2 personas
- 30
Última revisión de seguridad
2 personas
Evento
- 31
Recibir a los músicos
2 personas
- 32
Dar la bienvenida a los visitantes
3 personas
- 33
Anunciar el programa
- 34
Interpretar la aubade
12 personas
- 35
Servir café y té
3 personas
- 36
Servir aperitivos
3 personas
- 37
Rellenar las bebidas
2 personas
- 38
Recoger vajilla y residuos
3 personas
- 39
Desmontar el programa musical
4 personas
Seguimiento
- 40
Apagar el equipo
2 personas
- 41
Recoger el buffet
3 personas
- 42
Recoger mesas y sillas
4 personas
- 43
Desmontar las carpas
5 personas
- 44
Retirar los residuos
2 personas
- 45
Limpiar el lugar
4 personas
- 46
Devolver los materiales
2 personas
- 47
Devolver el equipo
2 personas
- 48
Guardar el stock sobrante
2 personas
- 49
Devolver los artículos prestados
2 personas
- 50
Enviar mensaje de agradecimiento
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Carpas de fiestacant. 3
- Mesas de cervezacant. 10
- Sillascant. 120
- Mesas de buffetcant. 4
- Taburetescant. 12
- Percheroscant. 2
Equipo
- Altavoces activoscant. 2
- Mesa de mezclas
- Micrófonos inalámbricoscant. 3
- Soportes de micrófonocant. 3
- Soportes para altavocescant. 2
- Cables alargadorescant. 6
- Regletascant. 4
- Carretescant. 2
- Atrilescant. 12
- Atrilescant. 2
Vajilla
- Tazas de cafécant. 100
- Vasoscant. 120
- Platoscant. 120
- Cubiertoscant. 120
- Bandejas de serviciocant. 8
Cocina
- Máquinas de cafécant. 2
- Teterascant. 2
- Termoscant. 6
- Neveras portátilescant. 4
- Cucharonescant. 8
- Tablas de cortarcant. 3
- Cuchillos de pancant. 3
Decoración
- Guirnaldascant. 12
- Mantelescant. 10
- Arreglos floralescant. 6
- Atriles para programascant. 4
Iluminación
- Guirnaldas de luces LEDcant. 6
- Lámparas LEDcant. 8
Limpieza
- Papeleracant. 6
- Sets de escobacant. 3
- Fregonascant. 3
- Cuboscant. 3
Catering
- Compras
Consejos
- Cierra la fecha y el lugar con varias semanas de margen, y comprueba antes los permisos y el seguro. Si el acto es al aire libre, revisa la previsión meteorológica al menos 48 horas antes y decide cuándo montar las carpas.
- Confirma a los músicos y el programa musical antes de enviar las invitaciones. Pide las preferencias dietéticas junto con la inscripción para que el catering pueda calcular las cantidades con tiempo.
- Haz una prueba completa del sonido el día anterior o varias horas antes: altavoces, mesa de mezclas, micrófonos inalámbricos, soportes, regletas y alargadores deben funcionar juntos, no solo por separado.
- Prepara el montaje por zonas: escenario, sillas, mesas de buffet, café y bebidas. Reserva al menos 90 minutos para colocar el mobiliario, conectar los instrumentos y probar los micrófonos antes de que lleguen los invitados.
- Enfría las bebidas y prepara las carpetas de música la víspera. Deja también listas las tazas, vasos, platos, cubiertos, termos y bandejas; buscar estos artículos durante la actuación suele retrasar todo el servicio.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar una aubade?
- Empieza entre 6 y 8 semanas antes para reservar el lugar, confirmar a los músicos y tramitar permisos o seguro. Envía las invitaciones unas 3 semanas antes y cierra las inscripciones aproximadamente 7 días antes.
- ¿Cuánto tiempo antes hay que montar una aubade?
- Calcula como mínimo 90 minutos para montar carpas, mesas y sillas, conectar el sonido y colocar los instrumentos. Añade otros 30 minutos si el equipo es nuevo o el espacio tiene una distribución distinta a la prevista.
- ¿Cuándo hay que hacer la prueba de sonido?
- Haz una prueba completa el día anterior si es posible y repítela entre 60 y 90 minutos antes de la llegada del público. Comprueba cada micrófono, altavoz, cable y regleta con los músicos presentes.
- ¿Cuánta bebida y café se necesita para una aubade?
- Para la primera hora, calcula entre 2 y 3 bebidas por persona y añade una reserva del 10 % para imprevistos. Para el café y el té, prepara al menos 1 taza por invitado y mantén una segunda ronda disponible en termos.
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