Eine Aubade Schritt für Schritt organisieren
Bei einer Aubade entscheidet die Reihenfolge der Vorbereitung darüber, ob der Morgen ruhig beginnt oder kurz vor dem Auftritt hektisch wird. Lege zuerst Termin und Ort fest, sichere Musiker und prüfe Genehmigungen sowie Versicherung. Danach folgen Einladungen, Anmeldungen, Verpflegung und die technische Planung. Am Veranstaltungstag brauchst du einen klaren Aufbauplan für Zelte, Tische, Tonanlage und Instrumente – plus einen Wetterplan.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
- 1
Datum und Ort festlegen
2 Personen
- 2
Location reservieren
- 3
Musikprogramm zusammenstellen
2 Personen
- 4
Musiker bestätigen
2 Personen
- 5
Genehmigungen prüfen
- 6
Versicherung prüfen
- 7
Einladungen gestalten
- 8
Einladungen verschicken
2 Personen
- 9
Anmeldungen bearbeiten
- 10
Ernährungswünsche erfassen
- 11
Besucherinformationen versenden
- 12
Catering bestellen
- 13
Geräte testen
2 Personen
- 14
Wettervorhersage prüfen
- 15
Einkaufen gehen
2 Personen
- 16
Getränke kühlen
2 Personen
- 17
Musikordner bereitlegen
2 Personen
- 18
Bühnenaufstellung markieren
2 Personen
- 19
Partyzelte aufbauen
5 Personen
- 20
Tische aufstellen
3 Personen
- 21
Stühle aufstellen
4 Personen
- 22
Ton anschließen
3 Personen
- 23
Mikrofone testen
2 Personen
- 24
Instrumente aufstellen
4 Personen
- 25
Dekoration aufhängen
3 Personen
- 26
Buffet aufbauen
3 Personen
- 27
Kaffee und Tee vorbereiten
2 Personen
- 28
Registrierungstisch aufbauen
2 Personen
- 29
Programme auslegen
2 Personen
- 30
Letzte Sicherheitskontrolle
2 Personen
Event
- 31
Musiker empfangen
2 Personen
- 32
Besucher begrüßen
3 Personen
- 33
Programm ankündigen
- 34
Aubade aufführen
12 Personen
- 35
Kaffee und Tee servieren
3 Personen
- 36
Snacks servieren
3 Personen
- 37
Getränke nachfüllen
2 Personen
- 38
Geschirr und Abfall einsammeln
3 Personen
- 39
Musikprogramm abbauen
4 Personen
Nachbereitung
- 40
Geräte ausschalten
2 Personen
- 41
Buffet aufräumen
3 Personen
- 42
Tische und Stühle aufräumen
4 Personen
- 43
Partyzelte abbauen
5 Personen
- 44
Abfall entsorgen
2 Personen
- 45
Location reinigen
4 Personen
- 46
Materialien zurückbringen
2 Personen
- 47
Ausrüstung zurückgeben
2 Personen
- 48
Übrig gebliebenes Material verstauen
2 Personen
- 49
Geliehene Sachen zurückbringen
2 Personen
- 50
Dankesnachricht versenden
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- PartyzelteAnz. 3
- BiertischeAnz. 10
- StühleAnz. 120
- BuffetischeAnz. 4
- HockerAnz. 12
- KleiderständerAnz. 2
Ausstattung
- Aktive LautsprecherAnz. 2
- Mischpult
- FunkmikrofoneAnz. 3
- MikrofonständerAnz. 3
- LautsprecherständerAnz. 2
- VerlängerungskabelAnz. 6
- VerlängerungskabelAnz. 4
- KabelrollenAnz. 2
- NotenständerAnz. 12
- PulteAnz. 2
Geschirr
- KaffeetassenAnz. 100
- GläserAnz. 120
- TellerAnz. 120
- BestecksetsAnz. 120
- ServiertablettsAnz. 8
Küche
- KaffeemaschinenAnz. 2
- WasserkocherAnz. 2
- ThermoskannenAnz. 6
- KühlboxenAnz. 4
- ServierlöffelAnz. 8
- SchneidebretterAnz. 3
- BrotmesserAnz. 3
Dekoration
- WimpelkettenAnz. 12
- TischdeckenAnz. 10
- BlumenarrangementsAnz. 6
- ProgrammständerAnz. 4
Beleuchtung
- LED-LichterkettenAnz. 6
- LED-LampenAnz. 8
Reinigung
- AbfallbehälterAnz. 6
- BesensetsAnz. 3
- WischmopsAnz. 3
- EimerAnz. 3
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Plane Musikprogramm und Musiker frühzeitig fest und bestätige die Besetzung spätestens 4 Wochen vor der Aubade. Lege außerdem den Musikordner und die Notenständer an einem festen Ort bereit.
- Prüfe Genehmigungen, Versicherung und die Nutzung der Location mindestens 6 Wochen vorher. Bei einer Veranstaltung mit Lautsprechern im Außenbereich kann eine zusätzliche Freigabe nötig sein.
- Erfasse Anmeldungen und Ernährungswünsche spätestens 10 Tage vor dem Termin. Bestelle das Catering danach und rechne Getränke getrennt: Für das erste Stunde sind etwa 2 bis 3 Getränke pro Person sinnvoll.
- Teste Lautsprecher, Mischpult, Funkmikrofone und Kabel nicht erst am Veranstaltungstag. Plane einen vollständigen Techniktest am Vortag und markiere die Position von Bühne, Lautsprecherständern und Kabelrollen.
- Baue Zelte, Biertische, Stühle und Buffetische mit einem festen Zeitplan auf. Stelle Kaffee, Tassen, Gläser und Thermoskannen erst nach dem Technikaufbau bereit, damit Wege und Kabel nicht blockiert werden.
Häufige Fragen
- Wie früh sollte man eine Aubade organisieren?
- Beginne idealerweise 8 bis 12 Wochen vorher mit Termin, Ort und Musikprogramm. Genehmigungen, Versicherung und Musiker sollten spätestens 6 Wochen vor dem Termin geklärt sein.
- Wie viele Getränke braucht man für eine Aubade?
- Für die erste Stunde kannst du mit 2 bis 3 Getränken pro Person rechnen. Bei einer zweistündigen Aubade sind etwa 3 bis 4 Getränke pro Person ein brauchbarer Richtwert; Wasser und Kaffee solltest du zusätzlich einplanen.
- Wann sollte man die Einladungen für eine Aubade verschicken?
- Verschicke die Einladungen etwa 4 bis 6 Wochen vorher und setze eine Rückmeldefrist 10 bis 14 Tage vor der Aubade. So bleiben genug Tage für Catering, Sitzplätze und besondere Ernährungswünsche.
- Wann sollte man die Technik für eine Aubade testen?
- Führe den vollständigen Test von Lautsprechern, Mischpult, Mikrofonen und Verlängerungskabeln spätestens am Vortag durch. Am Veranstaltungsmorgen genügt dann eine kurze Funktionskontrolle von etwa 30 Minuten.
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