Zo organiseer je een apotheek open dag

Begin met een kort programma en leg vast hoeveel bezoekers je verwacht, zodat je ruimte, catering en demonstraties daarop afstemt. Regel daarna de communicatie: uitnodigingen, online publicatie, aanmeldingen en route-informatie. In de laatste week verschuift de aandacht naar boodschappen, materialen en een veilige inrichting van de apotheek. Vooral het afschermen van voorraad en werkplekken, het testen van techniek en het klaarzetten van meetapparatuur worden anders snel vergeten.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en programma vastleggen
2 personen
2
Open dag aanmelden bij team
3
Uitnodigingen ontwerpen
4
Uitnodigingen versturen
2 personen
5
Open dag online publiceren
6
Aanmeldingen verwerken
7
Dieetwensen verzamelen
8
Aanmeldingen bevestigen
9
Cateringhoeveelheden bepalen
2 personen
10
Boodschappenlijst controleren
11
Promotiemateriaal drukken
12
Route- en parkeerinformatie maken
13
Reserveringen voor materialen maken
14
Boodschappen doen
2 personen
15
Houdbaarheden controleren
16
Koelproducten inkopen
17
Apotheekruimtes opruimen
3 personen
18
Voorraad achter balie afschermen
2 personen
19
Werkplekken vrijmaken
2 personen
20
Presentaties voorbereiden
2 personen
21
Folders en demonstratiemateriaal klaarleggen
2 personen
22
Gezondheidsquiz samenstellen
23
Naamkaartjes voorbereiden
24
Tafels opstellen
3 personen
25
Stoelen plaatsen
2 personen
26
Ontvangstbalie inrichten
2 personen
27
Voorlichtingsstands inrichten
4 personen
28
Versiering ophangen
2 personen
29
Geluid en presentatie testen
2 personen
30
Dranken koud zetten
2 personen
31
Koffie- en theepunt inrichten
2 personen
32
Hapjes voorbereiden
3 personen
33
Servies en bestek klaarzetten
2 personen
34
Toiletten controleren
35
Veiligheids- en vluchtroutes controleren
2 personen
36
Team kort instrueren
3 personen

Event

37
Bezoekers ontvangen
3 personen
38
Programma toelichten
39
Voorlichtingsstands bemannen
4 personen
40
Gezondheidsmetingen begeleiden
2 personen
41
Productdemonstraties geven
2 personen
42
Gezondheidsquiz begeleiden
43
Hapjes serveren
2 personen
44
Dranken bijvullen
2 personen
45
Koffie en thee serveren
2 personen
46
Gebruikt servies verzamelen
2 personen
47
Afval tussentijds verwijderen
48
Bezoekers uitzwaaien
3 personen

Nazorg

49
Materialen afbouwen
4 personen
50
Servies afwassen
2 personen
51
Restanten veilig opbergen
2 personen
52
Ruimtes schoonmaken
3 personen
53
Afval verzamelen en afvoeren
2 personen
54
Koelproducten controleren
55
Geleende materialen retourneren
2 personen
56
Restmateriaal sorteren
2 personen
57
Ongebruikte folders opbergen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 8
Stoelenaantal 50
Statafelsaantal 3
Tafelkledenaantal 8
Folderrekkenaantal 4
Afzetpalenaantal 6

Servies

Herbruikbare glazenaantal 80
Herbruikbare koffiekopjesaantal 50
Bordenaantal 80
Besteksetsaantal 80
Serveerbladenaantal 8
Schenk kannenaantal 6

Apparatuur

Laptop
Beamer
Projectiescherm
Draagbare speaker
Microfoon
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Bloeddrukmetersaantal 2
Weegschalenaantal 2
Meetlintenaantal 2

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 4
Koelboxenaantal 3
IJslepelsaantal 2

Decoratie

Ballonnenaantal 100
Ballonnenstandaardsaantal 4
Vlaggenlijnenaantal 6
Informatiebordenaantal 8
Pijlen voor bewegwijzeringaantal 12
Naamkaartjesaantal 60

Verlichting

Ledlampenaantal 8
Snoerverlichtingaantal 4

Schoonmaak

Emmersaantal 3
Dweilenaantal 3
Bezem en blikaantal 2
Stoffer en blikaantal 2
Afvalbakkenaantal 6

Catering

Boodschappen

Tips

Plan de bezoekersstroom vóór je tafels en stoelen neerzet. Reserveer ruimte voor ontvangst, presentaties, gezondheidsmetingen en catering; gebruik afzetpalen als bezoekers niet achter de balie of bij voorraad mogen komen.
Verstuur uitnodigingen niet pas enkele dagen vooraf. Geef bezoekers minimaal 2 weken om zich aan te melden en vraag direct naar dieetwensen, zodat je aantallen en catering tijdig kunt aanpassen.
Test laptop, beamer, projectiescherm, speaker, microfoon, verlengkabels en stekkerdozen uiterlijk 2 dagen vooraf op de plek waar je ze gebruikt. Controleer ook of de presentaties zonder internetverbinding beschikbaar zijn.
Koop houdbare producten enkele dagen eerder, maar haal koelproducten pas 1 dag voor de open dag. Bewaar ze in koelboxen of koelkasten en controleer de houdbaarheidsdatum voordat je de catering klaarzet.
Maak naamkaartjes, quiz, folders en demonstratiemateriaal per tafel compleet. Leg bloeddrukmeters, weegschalen en meetlinten vooraf klaar en wijs per onderdeel één begeleider aan, zodat bezoekers niet hoeven te wachten.

Veelgestelde vragen

Hoe ver van tevoren moet je een apotheek open dag organiseren?: Begin bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf met datum, programma en interne afstemming. Verstuur uitnodigingen ongeveer 2 weken voor de open dag en rond materiaalreserveringen uiterlijk 1 week vooraf af.
Hoeveel catering heb je nodig voor een apotheek open dag?: Maak de bestelling op basis van de bevestigde aanmeldingen en tel 10 tot 15 procent extra voor onverwachte bezoekers. Voor het eerste uur kun je rekenen op 2 tot 3 drankjes per persoon; haal koelproducten 1 dag vooraf in huis.
Wanneer richt je een apotheek in voor de open dag?: Maak de ruimtes 1 dag vooraf leeg en zet tafels, stoelen, statafels en folderrekken klaar als de apotheek dan gesloten is. Controleer op de ochtend zelf de afscherming van voorraad, de looproute en alle techniek.
Hoe voorkom je dat bezoekers achter de balie komen?: Baken het werkgebied af met afzetpalen en zet voorraad en losse hulpmiddelen vóór opening uit het zicht. Wijs daarnaast minimaal 1 medewerker aan bij de overgang tussen publieksruimte en werkruimte.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.