Organiser une journée portes ouvertes en pharmacie

Commencez par fixer la date, les horaires et le programme avant de communiquer quoi que ce soit. La préparation suit ensuite un ordre simple : invitations et inscriptions, besoins alimentaires, réservations, préparation des espaces, puis installation. Pour une pharmacie, il faut aussi protéger le stock derrière le comptoir, dégager les postes de travail et prévoir un accueil clair. Les oublis les plus fréquents concernent le suivi des inscriptions, les branchements du matériel et les produits frais à conserver au froid.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et le programme
2 personnes
2
Inscrire la journée portes ouvertes auprès de l’équipe
3
Concevoir les invitations
4
Envoyer les invitations
2 personnes
5
Publier la journée portes ouvertes en ligne
6
Traiter les inscriptions
7
Recueillir les besoins alimentaires
8
Confirmer les inscriptions
9
Déterminer les quantités de catering
2 personnes
10
Vérifier la liste des courses
11
Imprimer le matériel promotionnel
12
Préparer les informations sur l’itinéraire et le stationnement
13
Faire les réservations de matériel
14
Faire les courses
2 personnes
15
Vérifier les dates de péremption
16
Acheter des produits frais à conserver au froid
17
Ranger les locaux de la pharmacie
3 personnes
18
Sécuriser le stock derrière le comptoir
2 personnes
19
Libérer les postes de travail
2 personnes
20
Préparer les présentations
2 personnes
21
Préparer les prospectus et le matériel de démonstration
2 personnes
22
Élaborer un quiz sur la santé
23
Préparer les badges nominatifs
24
Installer les tables
3 personnes
25
Installer les chaises
2 personnes
26
Aménager le comptoir d’accueil
2 personnes
27
Aménager les stands d'information
4 personnes
28
Suspendre la décoration
2 personnes
29
Tester le son et la présentation
2 personnes
30
Mettre les boissons au frais
2 personnes
31
Installer le point café et thé
2 personnes
32
Préparer les en-cas
3 personnes
33
Préparer la vaisselle et les couverts
2 personnes
34
Vérifier les toilettes
35
Vérifier les consignes de sécurité et les issues de secours
2 personnes
36
Briefer rapidement l’équipe
3 personnes

Événement

37
Accueillir les visiteurs
3 personnes
38
Présenter le programme
39
Tenir les stands d'information
4 personnes
40
Accompagner les mesures de santé
2 personnes
41
Faire des démonstrations de produits
2 personnes
42
Animer le quiz santé
43
Servir des amuse-bouches
2 personnes
44
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
45
Servir le café et le thé
2 personnes
46
Rassembler la vaisselle utilisée
2 personnes
47
Évacuer les déchets au fur et à mesure
48
Saluer les visiteurs à leur départ
3 personnes

Suivi

49
Démonter le matériel
4 personnes
50
Faire la vaisselle
2 personnes
51
Stocker les restes en toute sécurité
2 personnes
52
Nettoyer les espaces
3 personnes
53
Collecter et évacuer les déchets
2 personnes
54
Contrôler les produits réfrigérés
55
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
56
Trier les déchets
2 personnes
57
Ranger les prospectus non utilisés

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 8
Chaisesqté 50
Tables hautesqté 3
Nappesqté 8
Présentoirs à dépliantsqté 4
Poteaux de balisageqté 6

Vaisselle

Verres réutilisablesqté 80
Tasses à café réutilisablesqté 50
Assiettesqté 80
Couvertsqté 80
Plateaux de serviceqté 8
Pichets de serviceqté 6

Équipement

Ordinateur portable
Vidéoprojecteur
Écran de projection
Enceinte portable
Microphone
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4
Tensiomètresqté 2
Balancesqté 2
Mètres rubansqté 2

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 4
Glacièresqté 3
Cuillères à glaceqté 2

Décoration

Ballonsqté 100
Pieds de ballonsqté 4
Guirlandes de fanionsqté 6
Panneaux d'informationqté 8
Flèches de signalisationqté 12
Badges nominatifsqté 60

Éclairage

Lampes LEDqté 8
Guirlandes lumineusesqté 4

Nettoyage

Seauxqté 3
Serpillièresqté 3
Balai et pelleqté 2
Balayette et pelleqté 2
Poubellesqté 6

Catering

Courses

Conseils

Fixez le programme au moins 4 semaines à l’avance et indiquez dès l’invitation les horaires, l’itinéraire et les possibilités de stationnement. Prévoyez un temps distinct pour les présentations, les démonstrations et les questions.
Centralisez les inscriptions dans une seule liste et relancez les personnes sans réponse 7 jours avant l’événement. Demandez au même moment les allergies, régimes particuliers et besoins d’accessibilité afin d’ajuster le catering.
Réservez tôt le vidéoprojecteur, l’écran, le microphone, les rallonges et les multiprises. Testez chaque branchement avant l’ouverture et gardez les câbles hors des zones de passage, notamment près des tables et des présentoirs.
Préparez les locaux la veille : rangez les espaces de vente, sécurisez le stock derrière le comptoir et libérez les postes de travail. Installez les tables, chaises et supports de dépliants de façon à créer un parcours sans croisements inutiles.
Achetez les produits frais le plus tard possible, vérifiez les dates de péremption et utilisez des glacières si le froid n’est pas disponible sur place. Comptez les gobelets, tasses, assiettes et couverts selon le nombre confirmé, avec une petite marge pour les démonstrations et les accompagnants.

Questions fréquentes

Combien de temps à l’avance préparer une journée portes ouvertes en pharmacie ?: Fixez la date et le programme environ 4 semaines à l’avance. Lancez les invitations au moins 3 semaines avant, puis confirmez les inscriptions 7 jours avant l’ouverture pour finaliser le catering et le matériel.
Quand acheter les produits frais pour une journée portes ouvertes ?: Achetez les produits frais la veille ou le jour même selon leur durée de conservation. Vérifiez les dates de péremption et prévoyez des glacières pour maintenir les aliments au froid jusqu’au service.
Comment organiser l’accueil des visiteurs dans une pharmacie ?: Préparez les badges nominatifs et un point d’accueil visible dès l’entrée. Placez les informations sur le programme, les prospectus et le quiz à proximité, puis orientez les visiteurs vers les présentations et les démonstrations.
Que faut-il vérifier avant les présentations en pharmacie ?: Faites un test complet au moins 1 heure avant l’arrivée du public : ordinateur, vidéoprojecteur, écran, enceinte, microphone, rallonges et multiprises. Vérifiez aussi que les câbles ne gênent pas la circulation et que les postes de travail sont dégagés.

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