Tag der offenen Tür in der Apotheke organisieren
Ein Tag der offenen Tür in der Apotheke braucht mehr Vorbereitung als nur ein paar Infotische. Lege zuerst Datum und Programm fest, kläre die interne Zustimmung und plane danach Einladungen, Anmeldungen und Raumaufteilung. Besonders leicht vergessen werden geschützte Lagerbereiche hinter der Theke, freie Arbeitsplätze und die Technik für Präsentationen. Mit einem festen Ablauf weißt du außerdem, wann eingekauft, aufgebaut und alles noch einmal geprüft werden muss.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
- 1
Datum und Programm festlegen
2 Personen
- 2
Tag der offenen Tür beim Team anmelden
- 3
Einladungen gestalten
- 4
Einladungen verschicken
2 Personen
- 5
Tag der offenen Tür online veröffentlichen
- 6
Anmeldungen bearbeiten
- 7
Ernährungswünsche erfassen
- 8
Anmeldungen bestätigen
- 9
Cateringmengen festlegen
2 Personen
- 10
Einkaufsliste prüfen
- 11
Werbematerial drucken
- 12
Routen- und Parkinformationen erstellen
- 13
Materialreservierungen erstellen
- 14
Einkaufen gehen
2 Personen
- 15
Mindesthaltbarkeiten prüfen
- 16
Kühlprodukte einkaufen
- 17
Apothekenräume aufräumen
3 Personen
- 18
Vorrat hinter der Theke abschirmen
2 Personen
- 19
Arbeitsplätze freimachen
2 Personen
- 20
Präsentationen vorbereiten
2 Personen
- 21
Flyer und Demonstrationsmaterial bereitlegen
2 Personen
- 22
Gesundheitsquiz zusammenstellen
- 23
Namensschilder vorbereiten
- 24
Tische aufstellen
3 Personen
- 25
Stühle aufstellen
2 Personen
- 26
Empfangstheke einrichten
2 Personen
- 27
Informationsstände einrichten
4 Personen
- 28
Dekoration aufhängen
2 Personen
- 29
Ton und Präsentation testen
2 Personen
- 30
Getränke kalt stellen
2 Personen
- 31
Kaffee- und Teebereich einrichten
2 Personen
- 32
Snacks vorbereiten
3 Personen
- 33
Geschirr und Besteck bereitstellen
2 Personen
- 34
Toiletten kontrollieren
- 35
Sicherheits- und Fluchtwege prüfen
2 Personen
- 36
Team kurz einweisen
3 Personen
Event
- 37
Besucher empfangen
3 Personen
- 38
Programm vorstellen
- 39
Infostände besetzen
4 Personen
- 40
Gesundheitsmessungen begleiten
2 Personen
- 41
Produktdemonstrationen geben
2 Personen
- 42
Gesundheitsquiz begleiten
- 43
Snacks servieren
2 Personen
- 44
Getränke nachfüllen
2 Personen
- 45
Kaffee und Tee servieren
2 Personen
- 46
Benutztes Geschirr sammeln
2 Personen
- 47
Abfall zwischendurch entfernen
- 48
Besucher verabschieden
3 Personen
Nachbereitung
- 49
Materialien abbauen
4 Personen
- 50
Geschirr abwaschen
2 Personen
- 51
Reste sicher verstauen
2 Personen
- 52
Räume reinigen
3 Personen
- 53
Abfall sammeln und entsorgen
2 Personen
- 54
Kühlprodukte kontrollieren
- 55
Geliehene Materialien zurückgeben
2 Personen
- 56
Restmaterial sortieren
2 Personen
- 57
Ungenutzte Broschüren verstauen
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- TischeAnz. 8
- StühleAnz. 50
- StehtischeAnz. 3
- TischdeckenAnz. 8
- ProspektständerAnz. 4
- AbsperrpfostenAnz. 6
Geschirr
- Wiederverwendbare GläserAnz. 80
- Wiederverwendbare KaffeebecherAnz. 50
- TellerAnz. 80
- BestecksetsAnz. 80
- ServiertablettsAnz. 8
- AusgießkannenAnz. 6
Ausstattung
- Laptop
- Beamer
- Projektionsleinwand
- Tragbarer Lautsprecher
- Mikrofon
- VerlängerungskabelAnz. 4
- VerlängerungskabelAnz. 4
- BlutdruckmessgeräteAnz. 2
- WaagenAnz. 2
- MessbänderAnz. 2
Küche
- KaffeemaschinenAnz. 2
- WasserkocherAnz. 2
- ThermoskannenAnz. 4
- KühlboxenAnz. 3
- EislöffelAnz. 2
Dekoration
- BallonsAnz. 100
- BallonständerAnz. 4
- WimpelkettenAnz. 6
- InfotafelnAnz. 8
- HinweispfeileAnz. 12
- NamensschilderAnz. 60
Beleuchtung
- LED-LampenAnz. 8
- LichterkettenAnz. 4
Reinigung
- EimerAnz. 3
- WischmopsAnz. 3
- Besen und KehrblechAnz. 2
- Handfeger und KehrblechAnz. 2
- AbfallbehälterAnz. 6
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Lege Programm und Zuständigkeiten mindestens 4 Wochen vorher fest. Plane neben Führungen auch feste Zeiten für Gesundheitsquiz, Messungen und Präsentationen ein, damit sich Besucher nicht im Raum verteilen.
- Verschicke Einladungen etwa 3 Wochen vor dem Termin und bearbeite Anmeldungen fortlaufend. Erfasse Ernährungswünsche sofort und bestätige jede Anmeldung spätestens 5 Tage vor dem Tag der offenen Tür.
- Plane die Räume aus Sicht der Besucher: Tische, Stühle und Stehtische dürfen keine Arbeitswege blockieren. Hinter der Theke sollten Vorräte abgeschirmt sein; Arbeitsplätze und Präsentationsflächen müssen spätestens am Vortag frei sein.
- Prüfe die Präsentationstechnik 1 Tag vorher mit Laptop, Beamer, Leinwand, Lautsprecher, Mikrofon und Verlängerungskabeln. Ein kurzer Probelauf verhindert, dass am Veranstaltungstag Adapter, Stromanschlüsse oder ein passender Aufstellort fehlen.
- Kaufe Kühlprodukte erst kurz vor dem Termin und kontrolliere bei allen Lebensmitteln das Mindesthaltbarkeitsdatum. Lege Geschirr, Thermoskannen, Kaffeemaschinen und Kühlboxen am Vorabend bereit und gleiche die Mengen mit den bestätigten Anmeldungen ab.
Häufige Fragen
- Wie früh muss man einen Tag der offenen Tür in der Apotheke planen?
- Beginne mindestens 4 bis 6 Wochen vorher mit Datum, Programm und der Anmeldung beim Team. Einladungen und Online-Ankündigung sollten etwa 3 Wochen vor dem Termin veröffentlicht werden.
- Wann sollte man die Einladungen für den Tag der offenen Tür verschicken?
- Verschicke die Einladungen ungefähr 3 Wochen vorher. So bleiben mindestens 10 bis 14 Tage für Rückmeldungen, Ernährungswünsche und die Anpassung der Cateringmengen.
- Was muss man in einer Apotheke vor dem Tag der offenen Tür vorbereiten?
- Räume, Arbeitsplätze und Präsentationsflächen sollten spätestens am Vortag vorbereitet sein. Vorräte hinter der Theke müssen abgeschirmt, Wege freigehalten und Demonstrationsmaterialien wie Blutdruckmessgeräte, Waagen und Messbänder vollständig bereitgelegt werden.
- Wann sollte man Technik und Präsentationen testen?
- Teste Laptop, Beamer, Leinwand, Lautsprecher, Mikrofon und Verlängerungskabel spätestens am Vortag. Plane dafür mindestens 30 Minuten ein und prüfe die Präsentation einmal vom vorgesehenen Besucherbereich aus.
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