Zo organiseer je een all-starwedstrijd

Begin met de wedstrijd zelf: kies het format, reserveer de locatie en leg vast hoeveel teams en spelers meedoen. Daarna regel je scheidsrechters, jurytafel, catering en fotografie, zodat de uitvoering niet van één persoon afhangt. Open de aanmeldingen pas wanneer je de spelopzet kunt uitleggen en sluit af met een bevestigd schema. In de laatste week draait alles om controleren: teamindeling, shirts en hesjes, wedstrijdballen, prijzen, route, parkeren en dieetwensen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Wedstrijdlocatie reserveren
2
Wedstrijdformat vaststellen
2 personen
3
Teams samenstellen
3 personen
4
Scheidsrechters vastleggen
5
Jurytafel bemensen
6
Catering reserveren
7
Fotograaf vastleggen
8
Uitnodigingen versturen
2 personen
9
Aanmeldingen openen
10
Promotie publiceren
2 personen
11
Aanmeldingen verwerken
2 personen
12
Dieetwensen verzamelen
13
Teamindeling bevestigen
2 personen
14
Deelnemers informeren
15
Wedstrijdschema maken
2 personen
16
Route en parkeren delen
17
Shirts en hesjes sorteren
2 personen
18
Prijzen en medailles controleren
19
Materiaal inventariseren
2 personen
20
Wedstrijdballen controleren
21
Boodschappenlijst afronden
2 personen
22
Boodschappen doen
3 personen
23
Dranken koelen
2 personen
24
Hapjes voorbereiden
3 personen
25
Printmateriaal klaarleggen
26
Weersverwachting controleren
27
Contactlijst afdrukken
28
Terrein inspecteren
2 personen
29
Veld of zaal vrijmaken
4 personen
30
Veldaanduiding controleren
2 personen
31
Tafels opstellen
4 personen
32
Stoelen opstellen
4 personen
33
Jurytafel inrichten
2 personen
34
Wedstrijdklok installeren
2 personen
35
Speakers plaatsen
2 personen
36
Muziek testen
2 personen
37
Versiering ophangen
3 personen
38
Informatieborden plaatsen
2 personen
39
Entree inrichten
3 personen
40
Registratietafel inrichten
2 personen
41
Cateringbuffet inrichten
3 personen
42
Kleedkamers controleren
2 personen
43
EHBO-materiaal klaarleggen

Event

44
Officials ontvangen
2 personen
45
Spelers registreren
3 personen
46
Publiek ontvangen
3 personen
47
Teams naar kleedkamers verwijzen
2 personen
48
Openingswoord verzorgen
49
Teamfoto maken
2 personen
50
Warming-up begeleiden
2 personen
51
Wedstrijdklok bedienen
52
Score bijhouden
2 personen
53
Wedstrijd fluiten
2 personen
54
Muziek verzorgen
55
Foto’s maken
56
Ruststand verzorgen
2 personen
57
Dranken bijvullen
2 personen
58
Hapjes serveren
3 personen
59
Afvalbakken legen
2 personen
60
Servies verzamelen
2 personen
61
Prijsuitreiking voorbereiden
2 personen
62
Winnaars huldigen
3 personen
63
Bedankwoord uitspreken
64
Publiek uitgeleiden
3 personen
65
Kleedkamers nalopen
2 personen

Nazorg

66
Wedstrijdmateriaal verzamelen
4 personen
67
Tafels en stoelen afbreken
4 personen
68
Decoratie verwijderen
3 personen
69
Apparatuur uitschakelen
2 personen
70
Servies afwassen
3 personen
71
Keuken schoonmaken
2 personen
72
Locatie schoonmaken
5 personen
73
Afval afvoeren
2 personen
74
Gevonden voorwerpen verzamelen
75
Materialen terugbrengen
3 personen
76
Huurmaterialen retourneren
2 personen
77
Foto’s delen
78
Deelnemers bedanken
79
Uitslagen publiceren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Klaptafelsaantal 10
Klapstoelenaantal 120
Barkrukkenaantal 8
Partytentenaantal 2
Kleedkamerbankenaantal 8
Afvalbakkenaantal 8

Servies

Herbruikbare bordenaantal 180
Herbruikbare kommenaantal 80
Drinkglazenaantal 220
Koffiekopjesaantal 100
Messenaantal 180
Vorkenaantal 180
Lepelsaantal 120
Opscheplepelsaantal 12
Serveerbladenaantal 12

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 8
Snijplankenaantal 4
Koks- en broodmessenaantal 6
Schaaltjesaantal 20
Tangenaantal 8
Maatbekersaantal 2

Apparatuur

Draagbare speakersaantal 2
Microfoon
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Wedstrijdklok
Laptop
Printer

Sportmateriaal

Wedstrijdballenaantal 6
Reserveballenaantal 4
Trainingshesjesaantal 30
Pionnenaantal 30
Markeerschijvenaantal 30
Teamshirtsaantal 40
Fluitjesaantal 4
Scorebord
Tactiekbordenaantal 2
Drinkflessenaantal 40
Ballennettenaantal 4
Reserveonderdelen

Decoratie

Vlaggenlijnenaantal 8
Ballonnenaantal 150
Teamvlaggenaantal 6
Tafelkledenaantal 10
Aankondigingsbordenaantal 6
Naamkaartjesaantal 80

Verlichting

LED-lichtslingersaantal 6
Bouwlampenaantal 4
Batterijenaantal 24

Schoonmaak

Bezemsetsaantal 3
Vloertrekkersaantal 2
Dweilenaantal 4
Emmersaantal 4
Schoonmaakhandschoenenaantal 8
Microvezeldoekenaantal 20
Toiletborstelsaantal 4

Catering

Koelboxenaantal 6
Warmhoudbakkenaantal 4
Drankdispensersaantal 4
Waterkannenaantal 8
Kassadozenaantal 2
Kassabonnenrollenaantal 4
Serveerplateausaantal 12
Etikethoudersaantal 20
Boodschappen

Veiligheid

EHBO-koffersaantal 2
IJscompressenaantal 12
Veiligheidsvestenaantal 8
Zaklampenaantal 4

Administratie

Klembordenaantal 6
Pennenaantal 30
Stiftenaantal 12
A4-papieraantal 2
Plakbandaantal 8
Schrijfmappenaantal 6
Polsbandjesaantal 200
Prijslijstenaantal 10

Tips

Leg het wedstrijdformat minimaal 4 weken vooraf vast. Noteer per ronde de speeltijd, wisselmomenten en pauzes, zodat je daarna een realistisch wedstrijdschema kunt maken.
Open de aanmeldingen pas nadat locatie, format en uiterste inschrijfdatum bekend zijn. Verwerk dieetwensen uiterlijk 7 dagen voor de wedstrijd, zodat de catering nog kan worden aangepast.
Maak de teamindeling uiterlijk 3 dagen vooraf definitief en stuur deelnemers tegelijk het schema, de route en parkeerinformatie. Zo voorkom je losse wijzigingen via berichten op de wedstrijddag.
Controleer materiaal niet alleen op aanwezigheid, maar ook op werking: test de wedstrijdklok, laptop, printer, microfoon en draagbare speakers minimaal 1 dag vooraf.
Plan op de dag zelf aparte momenten voor ontvangst, wedstrijd en catering. Koel dranken enkele uren vooraf, leg printmateriaal klaar en zet tafels, stoelen en afvalbakken vóór de eerste deelnemers binnenkomen.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een all-starwedstrijd organiseren?: Begin minimaal 6 weken vooraf met de locatie, het format en de belangrijkste wedstrijdbegeleiding. Reserveer scheidsrechters, jurytafel en catering uiterlijk 4 weken vooraf, omdat beschikbaarheid daar vaak het eerst knelt.
Wanneer maak je het wedstrijdschema voor een all-starwedstrijd?: Maak een eerste schema zodra de aanmeldingen sluiten en de teams voorlopig zijn ingedeeld. Stuur het definitieve schema uiterlijk 3 dagen voor de wedstrijd, samen met route, parkeren en praktische deelnemersinformatie.
Hoeveel scheidsrechters heb je nodig voor een all-starwedstrijd?: Dat hangt af van het aantal velden en of wedstrijden gelijktijdig worden gespeeld: reken minimaal 1 scheidsrechter per gelijktijdige wedstrijd. Leg daarnaast een vervanger of duidelijke achterwacht vast voordat de uitnodigingen uitgaan.
Wanneer regel je catering voor een all-starwedstrijd?: Reserveer catering ongeveer 4 weken vooraf en verzamel dieetwensen direct bij de aanmelding. Bevestig aantallen en speciale wensen 7 dagen voor de wedstrijd, zodat hapjes, dranken en servies passend kunnen worden klaargezet.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.