Een achtervolgingsloop organiseren van route tot finish

Bij een achtervolgingsloop draait alles om een duidelijke route, veilige wisselmomenten en een strakke startindeling. Begin niet met startnummers of catering, maar leg eerst datum, route, start- en finishlocatie vast. Controleer daarna vergunningen en verkeersmaatregelen voordat je uitnodigingen verstuurt. In de laatste week verschuift de aandacht naar vrijwilligers, routeborden, materiaal en deelnemersinformatie. Zo voorkom je dat posten zonder portofoon staan of dat de eerste startgroep op een onduidelijke route vertrekt.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en route vastleggen
2 personen
2
Vergunning en meldingen controleren
3
Start- en finishlocatie reserveren
4
Route inspecteren
2 personen
5
Routekaart uitwerken
2 personen
6
Verkeersmaatregelen aanvragen
7
Inschrijfformulier publiceren
8
Uitnodigingen versturen
2 personen
9
Aanmeldingen verwerken
2 personen
10
Dieetwensen verzamelen
11
Startgroepen indelen
2 personen
12
Startnummers toewijzen
2 personen
13
Deelnemersinformatie versturen
14
Vrijwilligers indelen
2 personen
15
Verkeersposten plannen
2 personen
16
Reserveringen bevestigen
17
Boodschappenlijst controleren
18
Boodschappen doen
2 personen
19
Startnummers sorteren
2 personen
20
Routeborden voorbereiden
2 personen
21
Materiaal verzamelen
3 personen
22
Koelboxen vullen
2 personen
23
Locatie vrijmaken
3 personen
24
Partytenten opbouwen
4 personen
25
Tafels en stoelen plaatsen
3 personen
26
Inschrijfbalie inrichten
2 personen
27
Startnummers klaarleggen
2 personen
28
Finishboog opbouwen
3 personen
29
Route markeren
6 personen
30
Verkeersposten bemannen
8 personen
31
Waterposten opbouwen
3 personen
32
EHBO-punt inrichten
2 personen
33
Geluidsinstallatie plaatsen
2 personen
34
Verlichting testen
2 personen
35
Catering voorbereiden
3 personen

Event

36
Startbriefing geven
2 personen
37
Deelnemers ontvangen
4 personen
38
Late inschrijvingen verwerken
2 personen
39
Startnummers uitdelen
3 personen
40
Bagage innemen
2 personen
41
Opwarming begeleiden
2 personen
42
Startvak indelen
3 personen
43
Achtervolgingsloop starten
4 personen
44
Tussenstanden registreren
3 personen
45
Routeposten bemannen
8 personen
46
Water uitdelen
4 personen
47
Veiligheid op route bewaken
6 personen
48
Finishers registreren
3 personen
49
Medailles uitdelen
2 personen
50
Fruit en snacks serveren
3 personen
51
Dranken serveren
3 personen
52
Dranken bijvullen
2 personen
53
Hapjes aanvullen
2 personen
54
Uitslag controleren
2 personen
55
Prijsuitreiking begeleiden
3 personen
56
Finishgebied bemannen
3 personen
57
Deelnemers informeren
2 personen
58
Verloren voorwerpen verzamelen
59
Laatste deelnemers begeleiden
3 personen
60
Routeposten aflossen
2 personen
61
Avondmaaltijd serveren
3 personen
62
Koffie en thee serveren
2 personen
63
Dranken blijven bijvullen
2 personen
64
Locatie tijdens avond opruimen
3 personen
65
Deelnemers uitchecken
2 personen

Nazorg

66
Finishboog afbreken
3 personen
67
Routeborden verwijderen
5 personen
68
Verkeersmaterialen verzamelen
4 personen
69
Partytenten afbreken
4 personen
70
Tafels en stoelen opruimen
3 personen
71
Afval verzamelen
3 personen
72
Servies afwassen
2 personen
73
Locatie schoonmaken
4 personen
74
Materiaal tellen en inpakken
3 personen
75
Bagage retourneren
2 personen
76
Koelboxen legen en reinigen
2 personen
77
Gehuurde materialen retourneren
2 personen
78
Route op achtergebleven afval controleren
2 personen
79
Uitslag publiceren
80
Deelnemersbedankje versturen
81
Gevonden voorwerpen afhandelen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 2
Tafelsaantal 8
Stoelenaantal 40
Biertafelsaantal 4
Kapstokkenaantal 2

Sportmateriaal

Startnummersaantal 150
Startnummerbandenaantal 150
Medaillesaantal 150
Pionnenaantal 40
Afzetlintaantal 12
Waterbekers voor postenaantal 500
Sponsenaantal 100
Stopwatchesaantal 6
Klembordenaantal 10
Routepijlenaantal 30
Kilometerbordenaantal 6
Starthek
Finishboog

Apparatuur

Geluidsinstallatie
Draadloze microfoonsaantal 2
Luidsprekersaantal 2
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Powerbanksaantal 8
Portofoonsaantal 12
Laptop
Printer
Stopcontactbeveiligingaantal 6

Verlichting

Bouwlampenaantal 4
Lichtslingersaantal 6
Zaklampenaantal 10

Veiligheid

EHBO-koffersaantal 2
Reddingsdekensaantal 20
Wegwerphandschoenenaantal 100
Veiligheidsvestenaantal 20
Verkeerskegelsaantal 30
Nooddekensaantal 6
Brandblussersaantal 2

Administratie

Inschrijfformulierenaantal 200
Routekaartenaantal 150
Vrijwilligerslijstenaantal 20
Pennensetsaantal 10
Markeerstiftenaantal 12
Naamstickersaantal 150
Polsbandjesaantal 200
Enveloppenaantal 200

Servies

Herbruikbare bekersaantal 200
Koffiekopjesaantal 80
Bordenaantal 150
Besteksetsaantal 150
Serveerschalenaantal 12
Kannenaantal 8

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Koelboxenaantal 6
Snijplankenaantal 4
Broodmessenaantal 4
Serveertangenaantal 6
Thermoskannenaantal 6

Decoratie

Tafelkledenaantal 10
Vlaggenlijnenaantal 8
Eventpostersaantal 20
Pijlbordenaantal 20

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 12
Bezemsetsaantal 3
Dweilenaantal 3
Emmersaantal 4
Afvalgrijpersaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Inspecteer de route minimaal één keer overdag en noteer kruisingen, smalle stukken en plekken waar routepijlen of afzetlint nodig zijn. Controleer na het uitwerken van de route ook of de kilometerborden logisch zichtbaar staan.
Regel vergunningen, meldingen en verkeersmaatregelen voordat je de inschrijving opent; houd hiervoor ten minste 6 weken ruimte aan. Bevestig daarna opnieuw de start- en finishlocatie, zodat je geen communicatie naar deelnemers hoeft terug te draaien.
Maak de startgroepen op basis van de aanmeldingen en stuur de deelnemersinformatie uiterlijk 7 dagen voor de loop. Vermeld daarin starttijd, startnummer, verzamelplek, route-instructies en wat deelnemers bij de finish kunnen verwachten.
Plan per verkeerspost een verantwoordelijke en geef posten een portofoon of een duidelijk alternatief. Leg waterbekers, sponsen en klemborden vooraf per post klaar; op de dag zelf zoeken vrijwilligers dan niet meer in één gezamenlijke materiaalstapel.
Sorteer startnummers en startnummerbanden per startgroep en test de geluidsinstallatie, draadloze microfoons en luidsprekers vóór de opbouw klaar is. Controleer ook verlengkabels, stekkerdozen en stopcontactbeveiliging voordat partytenten, tafels en de finishboog worden geplaatst.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een achtervolgingsloop organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf. Reserveer de eerste 2 weken voor datum, route en locaties, en houd daarna minimaal 6 weken over voor vergunningen, inschrijvingen en verkeersmaatregelen.
Wanneer moet ik de route van een achtervolgingsloop vastleggen?: Leg de route uiterlijk 8 weken voor de loop vast, vóór je de inschrijving opent. Inspecteer hem daarna nogmaals in de week vóór het evenement, omdat werkzaamheden of tijdelijke afsluitingen de doorgang kunnen veranderen.
Hoe deel ik deelnemers in startgroepen in?: Verwerk eerst alle aanmeldingen en eventuele dieetwensen, en deel de groepen uiterlijk 7 dagen voor de start in. Ken daarna startnummers toe en stuur iedere deelnemer de starttijd, verzamelplek en route-informatie.
Hoeveel vrijwilligers heb ik nodig voor een achtervolgingsloop?: Plan minimaal één vrijwilliger per verkeerspost en één coördinator die alle posten kan bereiken. Tel daarnaast mensen voor start, finish en materiaal op; maak de definitieve indeling uiterlijk 1 week vooraf en geef iedereen een duidelijke post en starttijd.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.