Ein All-Star-Spiel Schritt für Schritt organisieren
Ein All-Star-Spiel braucht mehr als einen reservierten Wettkampfort. Lege zuerst Format, Zeitplan und Zuständigkeiten fest, bevor du Einladungen verschickst. Danach folgen Anmeldungen, Teameinteilung, Schiedsrichter, Jury und Catering. Plane die letzten sieben Tage für Materialkontrolle, Drucksachen, gekühlte Getränke und die Abstimmung von Anfahrt und Parken ein – dort entstehen die meisten vermeidbaren Lücken.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
- 1
Wettkampfort reservieren
- 2
Wettkampfformat festlegen
2 Personen
- 3
Teams zusammenstellen
3 Personen
- 4
Schiedsrichter festlegen
- 5
Jurytisch besetzen
- 6
Catering reservieren
- 7
Fotograf festlegen
- 8
Einladungen verschicken
2 Personen
- 9
Anmeldungen öffnen
- 10
Werbung veröffentlichen
2 Personen
- 11
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
- 12
Ernährungswünsche erfassen
- 13
Teameinteilung bestätigen
2 Personen
- 14
Teilnehmer informieren
- 15
Spielplan erstellen
2 Personen
- 16
Route und Parken teilen
- 17
Shirts und Westen sortieren
2 Personen
- 18
Preise und Medaillen prüfen
- 19
Material inventarisieren
2 Personen
- 20
Wettkampfbälle prüfen
- 21
Einkaufsliste abschließen
2 Personen
- 22
Einkaufen gehen
3 Personen
- 23
Getränke kühlen
2 Personen
- 24
Snacks vorbereiten
3 Personen
- 25
Druckmaterial bereitlegen
- 26
Wettervorhersage prüfen
- 27
Kontaktliste ausdrucken
- 28
Gelände inspizieren
2 Personen
- 29
Feld oder Saal freimachen
4 Personen
- 30
Feldmarkierung prüfen
2 Personen
- 31
Tische aufstellen
4 Personen
- 32
Stühle aufstellen
4 Personen
- 33
Jurytisch einrichten
2 Personen
- 34
Spielzeituhr installieren
2 Personen
- 35
Lautsprecher aufstellen
2 Personen
- 36
Musik testen
2 Personen
- 37
Dekoration aufhängen
3 Personen
- 38
Informationsschilder aufstellen
2 Personen
- 39
Eingangsbereich einrichten
3 Personen
- 40
Registrierungstisch einrichten
2 Personen
- 41
Cateringbuffet einrichten
3 Personen
- 42
Umkleidekabinen kontrollieren
2 Personen
- 43
Erste-Hilfe-Material bereitlegen
Event
- 44
Offizielle empfangen
2 Personen
- 45
Spieler registrieren
3 Personen
- 46
Publikum empfangen
3 Personen
- 47
Teams zu den Umkleiden schicken
2 Personen
- 48
Eröffnungsrede halten
- 49
Teamfoto machen
2 Personen
- 50
Aufwärmen betreuen
2 Personen
- 51
Wettkampf-Uhr bedienen
- 52
Punkte erfassen
2 Personen
- 53
Spiel leiten
2 Personen
- 54
Musik organisieren
- 55
Fotos machen
- 56
Ruhephase betreuen
2 Personen
- 57
Getränke nachfüllen
2 Personen
- 58
Snacks servieren
3 Personen
- 59
Mülleimer leeren
2 Personen
- 60
Geschirr sammeln
2 Personen
- 61
Preisverleihung vorbereiten
2 Personen
- 62
Sieger ehren
3 Personen
- 63
Dankesrede halten
- 64
Publikum verabschieden
3 Personen
- 65
Umkleidekabinen überprüfen
2 Personen
Nachbereitung
- 66
Spielmaterial zusammenstellen
4 Personen
- 67
Tische und Stühle abbauen
4 Personen
- 68
Dekoration entfernen
3 Personen
- 69
Geräte ausschalten
2 Personen
- 70
Geschirr abwaschen
3 Personen
- 71
Küche reinigen
2 Personen
- 72
Location reinigen
5 Personen
- 73
Abfall entsorgen
2 Personen
- 74
Fundsachen sammeln
- 75
Materialien zurückbringen
3 Personen
- 76
Mietmaterial zurückgeben
2 Personen
- 77
Fotos teilen
- 78
Teilnehmer verabschieden
- 79
Ergebnisse veröffentlichen
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- KlappischeAnz. 10
- KlappstühleAnz. 120
- BarhockerAnz. 8
- PartyzelteAnz. 2
- UmkleidebänkeAnz. 8
- AbfallbehälterAnz. 8
Geschirr
- Mehrweg-TellerAnz. 180
- Wiederverwendbare SchüsselnAnz. 80
- TrinkgläserAnz. 220
- KaffeetassenAnz. 100
- MesserAnz. 180
- GabelnAnz. 180
- LöffelAnz. 120
- ServierlöffelAnz. 12
- ServiertablettsAnz. 12
Küche
- KaffeemaschinenAnz. 2
- WasserkocherAnz. 2
- ThermoskannenAnz. 8
- SchneidebretterAnz. 4
- Koch- und BrotmesserAnz. 6
- SchälchenAnz. 20
- ZangenAnz. 8
- MessbecherAnz. 2
Ausstattung
- Tragbare LautsprecherAnz. 2
- Mikrofon
- VerlängerungskabelAnz. 6
- VerlängerungskabelAnz. 6
- Spieluhr
- Laptop
- Drucker
Sportmaterial
- WettkampfbälleAnz. 6
- ErsatzbälleAnz. 4
- TrainingswestenAnz. 30
- KegelAnz. 30
- MarkierscheibenAnz. 30
- TeamshirtsAnz. 40
- PfeifenAnz. 4
- Anzeigetafel
- TaktiktafelnAnz. 2
- TrinkflaschenAnz. 40
- BallennetzeAnz. 4
- Ersatzteile
Dekoration
- WimpelkettenAnz. 8
- BallonsAnz. 150
- TeamfahnenAnz. 6
- TischdeckenAnz. 10
- AnkündigungsschilderAnz. 6
- NamensschilderAnz. 80
Beleuchtung
- LED-LichterkettenAnz. 6
- BaustrahlerAnz. 4
- BatterienAnz. 24
Reinigung
- BesensetsAnz. 3
- BodenabzieherAnz. 2
- WischmopsAnz. 4
- EimerAnz. 4
- ReinigungshandschuheAnz. 8
- MikrofasertücherAnz. 20
- ToilettenbürstenAnz. 4
Catering
- KühlboxenAnz. 6
- WarmhaltebehälterAnz. 4
- GetränkespenderAnz. 4
- WasserkannenAnz. 8
- KassierboxenAnz. 2
- KassenbonrollenAnz. 4
- ServierplattenAnz. 12
- EtikettenhalterAnz. 20
- Einkäufe
Sicherheit
- Erste-Hilfe-KofferAnz. 2
- KühlkompressenAnz. 12
- SicherheitswestenAnz. 8
- TaschenlampenAnz. 4
Verwaltung
- KlemmbretterAnz. 6
- StifteAnz. 30
- StifteAnz. 12
- A4-PapierAnz. 2
- KlebebandAnz. 8
- SchreibmappenAnz. 6
- ArmbänderAnz. 200
- PreislisteAnz. 10
Tipps
- Reserviere den Wettkampfort mindestens sechs bis acht Wochen vorher. Kläre dabei nicht nur Spielfläche und Umkleiden, sondern auch Platz für Jurytisch, Catering, Abfallbehälter und Partyzelte.
- Öffne die Anmeldung erst, wenn Format und Teilnehmerzahl feststehen. Schließe die Anmeldungen etwa 14 Tage vor dem Spiel, damit du Teams bestätigen, Ernährungswünsche erfassen und den Spielplan erstellen kannst.
- Plane feste Rollen mit einer Rückmeldefrist von drei Wochen ein: Schiedsrichter, Jury, Fotograf und eine Person für die Ausgabe von Shirts und Westen. Ohne diese Zusagen bleibt am Veranstaltungstag zu viel an einer Person hängen.
- Erstelle den Spielplan spätestens sieben Tage vor dem All-Star-Spiel und verschicke ihn zusammen mit Route und Parkhinweisen. So können Teilnehmende Ankunft, Umkleide und Spielbeginn einplanen, statt vor Ort nachzufragen.
- Kontrolliere in der letzten Woche Bälle, Medaillen, Preise, Drucker und Lautsprecher. Kühle Getränke am Vortag, bereite Snacks am Veranstaltungstag früh vor und teste Mikrofon, Laptop sowie Verlängerungskabel mindestens zwei Stunden vor Beginn.
Häufige Fragen
- Wie früh muss ich ein All-Star-Spiel organisieren?
- Beginne idealerweise sechs bis acht Wochen vor dem Termin mit der Reservierung des Wettkampforts und der Festlegung des Formats. Drei Wochen vorher sollten Schiedsrichter, Jury, Fotograf und Catering verbindlich zugesagt haben.
- Wann sollte man die Anmeldung für ein All-Star-Spiel schließen?
- Schließe die Anmeldung etwa 14 Tage vor dem Spiel. Dann bleiben noch rund sieben Tage für Teameinteilung, Teilnehmerinformation und einen belastbaren Spielplan.
- Wie viele Helfer braucht man für ein All-Star-Spiel?
- Plane mindestens vier feste Funktionen zusätzlich zur Organisation ein: Schiedsrichter, Jury, Fotograf und eine Person für Ausgabe und Material. Bei mehreren Spielfeldern brauchst du pro parallelem Spiel mindestens eine weitere Schiedsrichter- oder Betreuungsrolle.
- Wann soll der Spielplan verschickt werden?
- Verschicke den Spielplan spätestens sieben Tage vor dem All-Star-Spiel, zusammen mit Route und Parkinformationen. Eine kurze Erinnerung 24 Stunden vorher reduziert Nachfragen und verspätete Ankünfte.
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