Organiser un Match des All-Stars, étape par étape

Pour organiser un Match des All-Stars, commence par verrouiller le lieu et le format de la compétition avant d’ouvrir les inscriptions. Les équipes, les arbitres et le planning des matchs doivent être confirmés assez tôt pour éviter les changements de dernière minute. Prévois ensuite l’accueil, la restauration, les récompenses et le matériel technique, notamment le chronomètre, le microphone et les rallonges. Les dernières vérifications concernent surtout les besoins alimentaires, les ballons, les boissons et les documents imprimés.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Réserver le lieu du concours
2
Définir le format de la compétition
2 personnes
3
Former les équipes
3 personnes
4
Finaliser les arbitres
5
Tenue de la table du jury
6
Réserver le catering
7
Réserver le photographe
8
Envoyer les invitations
2 personnes
9
Ouvrir les inscriptions
10
Publier la promotion
2 personnes
11
Traiter les inscriptions
2 personnes
12
Recueillir les besoins alimentaires
13
Confirmer la répartition des équipes
2 personnes
14
Informer les participants
15
Établir le planning des matchs
2 personnes
16
Partager l’itinéraire et le parking
17
Trier les t-shirts et les gilets
2 personnes
18
Vérifier les prix et les médailles
19
Inventorier le matériel
2 personnes
20
Vérifier les ballons de match
21
Finaliser la liste de courses
2 personnes
22
Faire les courses
3 personnes
23
Refroidir les boissons
2 personnes
24
Préparer les en-cas
3 personnes
25
Préparer le matériel imprimé
26
Vérifier les prévisions météo
27
Imprimer la liste de contacts
28
Inspecter le site
2 personnes
29
Libérer le terrain ou la salle
4 personnes
30
Vérifier le balisage du terrain
2 personnes
31
Installer les tables
4 personnes
32
Installer les chaises
4 personnes
33
Installer la table du jury
2 personnes
34
Installer le chronomètre de la compétition
2 personnes
35
Installer les haut-parleurs
2 personnes
36
Tester la musique
2 personnes
37
Suspendre la décoration
3 personnes
38
Placer les panneaux d’information
2 personnes
39
Aménager l’entrée
3 personnes
40
Installer la table d'inscription
2 personnes
41
Mettre en place le buffet traiteur
3 personnes
42
Vérifier les vestiaires
2 personnes
43
Préparer le matériel de premiers secours

Événement

44
Accueillir les officiels
2 personnes
45
Enregistrer les joueurs
3 personnes
46
Accueillir le public
3 personnes
47
Orienter les équipes vers les vestiaires
2 personnes
48
Faire le discours d’ouverture
49
Prendre la photo de l’équipe
2 personnes
50
Animer l'échauffement
2 personnes
51
Gérer le chronomètre de compétition
52
Suivre le score
2 personnes
53
Arbitrer le match
2 personnes
54
Fournir la musique
55
Prendre des photos
56
Préparer le temps de repos
2 personnes
57
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
58
Servir des amuse-bouches
3 personnes
59
Vider les poubelles
2 personnes
60
Rassembler la vaisselle
2 personnes
61
Préparer la remise des prix
2 personnes
62
Récompenser les gagnants
3 personnes
63
Prononcer le discours de remerciement
64
Accompagner le public à la sortie
3 personnes
65
Vérifier les vestiaires
2 personnes

Suivi

66
Rassembler le matériel de compétition
4 personnes
67
Démonter les tables et les chaises
4 personnes
68
Retirer la décoration
3 personnes
69
Éteindre l’équipement
2 personnes
70
Faire la vaisselle
3 personnes
71
Nettoyer la cuisine
2 personnes
72
Nettoyer le lieu
5 personnes
73
Évacuer les déchets
2 personnes
74
Rassembler les objets trouvés
75
Rapporter le matériel
3 personnes
76
Retourner les matériels de location
2 personnes
77
Partager les photos
78
Remercier les participants
79
Publier les résultats

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables pliantesqté 10
Chaises pliantesqté 120
Tabourets de barqté 8
Tentes de réceptionqté 2
Bancs de vestiaireqté 8
Poubellesqté 8

Vaisselle

Assiettes réutilisablesqté 180
Bols réutilisablesqté 80
Verres à boireqté 220
Tasses à caféqté 100
Couteauxqté 180
Fourchettesqté 180
Cuillèresqté 120
Louchesqté 12
Plateaux de serviceqté 12

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 8
Planches à découperqté 4
Couteaux de chef et couteaux à painqté 6
Petits bolsqté 20
Pincesqté 8
Verres doseursqté 2

Équipement

Enceintes portablesqté 2
Microphone
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Chronomètre de compétition
Ordinateur portable
Imprimante

Matériel de sport

Ballons de matchqté 6
Ballons de rechangeqté 4
Chasubles d’entraînementqté 30
Cônesqté 30
Disques de marquageqté 30
T-shirts d’équipeqté 40
Siffletsqté 4
Tableau des scores
Tableaux tactiquesqté 2
Bouteilles d’eauqté 40
Filets de ballonqté 4
Pièces de rechange

Décoration

Guirlandes de fanionsqté 8
Ballonsqté 150
Drapeaux d’équipeqté 6
Nappesqté 10
Panneaux d’annonceqté 6
Badges nominatifsqté 80

Éclairage

Guirlandes lumineuses LEDqté 6
Projecteurs de chantierqté 4
Pilesqté 24

Nettoyage

Sets de balaiqté 3
Raclettes de solqté 2
Serpillièresqté 4
Seauxqté 4
Gants de nettoyageqté 8
Chiffons microfibresqté 20
Brosses de toilettesqté 4

Catering

Glacièresqté 6
Bacs de maintien au chaudqté 4
Distributeurs de boissonsqté 4
Carafes d’eauqté 8
Caissesqté 2
Rouleaux de tickets de caisseqté 4
Plateaux de serviceqté 12
Porte-étiquettesqté 20
Courses

Sécurité

Trousses de premiers secoursqté 2
Poches de glaceqté 12
Gilets de sécuritéqté 8
Lampes de pocheqté 4

Administration

Presse-papiersqté 6
Stylosqté 30
Marqueursqté 12
Papier A4qté 2
Ruban adhésifqté 8
Chemises à pinceqté 6
Braceletsqté 200
Listes de prixqté 10

Conseils

Réserve le lieu avant de communiquer la date, puis vérifie l’accès, le parking, les vestiaires et l’espace prévu pour la table du jury. Une tente de réception peut être nécessaire si l’accueil ou la restauration se fait dehors.
Définis le format avant de former les équipes : nombre de matchs, durée de chaque rencontre, pauses et règles de classement. Prépare un planning affichable et garde une marge d’au moins 30 minutes pour les retards.
Ouvre les inscriptions avec une date de clôture précise, idéalement 7 à 10 jours avant le match. Traite ensuite les demandes et les besoins alimentaires avant de confirmer la répartition des équipes.
Ne reporte pas les arbitres et le matériel technique à la veille. Vérifie plusieurs jours avant le chronomètre de compétition, le microphone, les enceintes, l’ordinateur, l’imprimante, les rallonges et les multiprises.
Achète les boissons et les en-cas 1 à 2 jours avant, puis refroidis les boissons la veille. Prépare les médailles, les prix, les t-shirts et les gilets séparément pour pouvoir les distribuer rapidement après la finale.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un Match des All-Stars ?: Prévois 4 à 6 semaines pour réserver le lieu, définir le format, confirmer les arbitres et lancer les inscriptions. Garde les 7 derniers jours pour les équipes, le planning, les achats et les vérifications techniques.
Quand faut-il ouvrir les inscriptions pour un Match des All-Stars ?: Ouvre-les environ 3 semaines avant la date et fixe une clôture 7 à 10 jours avant l’événement. Tu auras ainsi le temps de traiter les inscriptions, les besoins alimentaires et la répartition des équipes.
Quand confirmer les équipes et le planning des matchs ?: Confirme les équipes 5 à 7 jours avant le match, puis partage le planning définitif au plus tard 48 heures avant. Envoie aussi l’itinéraire, les informations de parking et l’heure d’arrivée demandée.
Que faut-il vérifier la veille d’un Match des All-Stars ?: Vérifie les ballons, les médailles, les prix, les t-shirts, les gilets et tout le matériel imprimé. Refroidis les boissons, prépare les en-cas et teste le microphone, les enceintes, les rallonges et les multiprises la veille.

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