Cómo organizar un partido de estrellas paso a paso

Un partido de estrellas necesita más coordinación que un simple encuentro deportivo: hay que cerrar el recinto, definir el formato y reunir a los participantes con tiempo. Empieza por la competición y trabaja después en inscripciones, equipos, árbitros y catering. Durante la última semana, confirma horarios, camisetas, balones, premios y aparcamiento. Este orden evita que el material, la comida o la información lleguen tarde el día del evento.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Reservar el recinto de la competición
2
Definir el formato de la competición
2 personas
3
Formar equipos
3 personas
4
Contratar árbitros
5
Atender la mesa del jurado
6
Reservar el catering
7
Contratar fotógrafo
8
Enviar invitaciones
2 personas
9
Abrir inscripciones
10
Publicar la promoción
2 personas
11
Gestionar inscripciones
2 personas
12
Recoger preferencias dietéticas
13
Confirmar la distribución del equipo
2 personas
14
Informar a los participantes
15
Hacer el horario del concurso
2 personas
16
Compartir la ruta y el aparcamiento
17
Clasificar las camisetas y los petos
2 personas
18
Comprobar premios y medallas
19
Inventariar el material
2 personas
20
Comprobar los balones de competición
21
Finalizar la lista de compras
2 personas
22
Hacer la compra
3 personas
23
Enfriar bebidas
2 personas
24
Preparar aperitivos
3 personas
25
Preparar el material impreso
26
Comprobar el pronóstico del tiempo
27
Imprimir la lista de contactos
28
Inspeccionar el recinto
2 personas
29
Despejar el campo o la sala
4 personas
30
Comprobar la señalización del campo
2 personas
31
Montar mesas
4 personas
32
Colocar las sillas
4 personas
33
Preparar la mesa del jurado
2 personas
34
Instalar el cronómetro de la competición
2 personas
35
Colocar los altavoces
2 personas
36
Probar la música
2 personas
37
Colgar la decoración
3 personas
38
Colocar los paneles informativos
2 personas
39
Montar la entrada
3 personas
40
Montar la mesa de registro
2 personas
41
Montar el buffet de catering
3 personas
42
Comprobar los vestuarios
2 personas
43
Preparar el material de primeros auxilios

Evento

44
Recibir a los oficiales
2 personas
45
Registrar a los jugadores
3 personas
46
Recibir al público
3 personas
47
Indicar a los equipos los vestuarios
2 personas
48
Dar el discurso de apertura
49
Tomar foto de equipo
2 personas
50
Guiar el calentamiento
2 personas
51
Operar el reloj del concurso
52
Llevar el marcador
2 personas
53
Arbitrar el partido
2 personas
54
Proporcionar la música
55
Hacer fotos
56
Encargarse del estado de reposo
2 personas
57
Rellenar las bebidas
2 personas
58
Servir aperitivos
3 personas
59
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
60
Recoger la vajilla
2 personas
61
Preparar la entrega de premios
2 personas
62
Homenajear a los ganadores
3 personas
63
Dar el discurso de agradecimiento
64
Despedir al público
3 personas
65
Revisar los vestuarios
2 personas

Seguimiento

66
Recoger el material de competición
4 personas
67
Desmontar mesas y sillas
4 personas
68
Retirar la decoración
3 personas
69
Apagar el equipo
2 personas
70
Lavar la vajilla
3 personas
71
Limpiar la cocina
2 personas
72
Limpiar el lugar
5 personas
73
Retirar los residuos
2 personas
74
Recoger objetos perdidos
75
Devolver los materiales
3 personas
76
Devolver el material alquilado
2 personas
77
Compartir fotos
78
Agradecer a los participantes
79
Publicar los resultados

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesas plegablescant. 10
Sillas plegablescant. 120
Taburetes de barcant. 8
Carpas de fiestacant. 2
Bancos del vestuariocant. 8
Papeleracant. 8

Vajilla

Platos reutilizablescant. 180
Cuencos reutilizablescant. 80
Vasoscant. 220
Tazas de cafécant. 100
Cuchilloscant. 180
Tenedorescant. 180
Cucharascant. 120
Cucharonescant. 12
Bandejas de serviciocant. 12

Cocina

Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2
Termoscant. 8
Tablas de cortarcant. 4
Cuchillos de chef y de pancant. 6
Cuencoscant. 20
Pinzascant. 8
Jarras medidorascant. 2

Equipo

Altavoces portátilescant. 2
Micrófono
Cables alargadorescant. 6
Regletascant. 6
Cronómetro de competición
Portátil
Impresora

Material deportivo

Balones de competicióncant. 6
Pelotas de repuestocant. 4
Chalecos de entrenamientocant. 30
Conoscant. 30
Discos de marcajecant. 30
Camisetas del equipocant. 40
Silbatoscant. 4
Marcador
Tableros tácticoscant. 2
Botellas para bebercant. 40
Redes para pelotascant. 4
Piezas de repuesto

Decoración

Guirnaldascant. 8
Globoscant. 150
Banderas del equipocant. 6
Mantelescant. 10
Carteles informativoscant. 6
Tarjetas de nombrecant. 80

Iluminación

Guirnaldas de luces LEDcant. 6
Lámparas de obracant. 4
Bateríascant. 24

Limpieza

Sets de escobacant. 3
Limpiacristalescant. 2
Fregonascant. 4
Cuboscant. 4
Guantes de limpiezacant. 8
Paños de microfibracant. 20
Escobillas de bañocant. 4

Catering

Neveras portátilescant. 6
Bandejas para mantener calientecant. 4
Dispensadores de bebidascant. 4
Jarras de aguacant. 8
Cajas de cajacant. 2
Rollos de reciboscant. 4
Bandejas para servircant. 12
Portaetiquetascant. 20
Compras

Seguridad

Botiquines de primeros auxilioscant. 2
Compresas de hielocant. 12
Chalecos reflectantescant. 8
Linternascant. 4

Administración

Portapapelescant. 6
Bolígrafoscant. 30
Rotuladorescant. 12
Papel A4cant. 2
Cinta adhesivacant. 8
Portadocumentoscant. 6
Pulserascant. 200
Listas de precioscant. 10

Consejos

Reserva el recinto y fija el formato al menos 6 semanas antes. Con esas dos decisiones cerradas puedes abrir las inscripciones y calcular cuántos equipos, árbitros, camisetas y balones necesitarás.
Cierra las inscripciones entre 10 y 14 días antes del partido. Después forma los equipos, recoge las preferencias dietéticas y comunica la distribución para que los participantes sepan dónde y cuándo deben presentarse.
Prepara un horario con partidos, pausas, entrega de premios y servicio de catering. Compártelo junto con la ruta y el aparcamiento como mínimo 5 días antes; así reduces preguntas y llegadas tarde.
Haz un inventario del material 48 horas antes. Comprueba especialmente los balones de competición, el cronómetro, los cables y regletas, el micrófono, el portátil y la impresora.
Deja la comida y las bebidas para una preparación controlada, no para el último minuto: enfría las bebidas el día anterior, prepara los aperitivos con antelación y calcula la vajilla según el número final de inscritos.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un partido de estrellas?: Empieza entre 6 y 8 semanas antes para reservar el recinto, contratar árbitros, fotógrafo y catering, y publicar la promoción. Reserva los últimos 5 días para confirmar horarios, equipos, aparcamiento y material.
¿Cuándo debo cerrar las inscripciones y formar los equipos?: Cierra las inscripciones entre 10 y 14 días antes. Forma los equipos después de revisar las inscripciones y comunica la distribución al menos 5 días antes del partido.
¿Qué hay que comprobar el día anterior al partido?: El día anterior revisa balones, camisetas y petos, premios y medallas, material impreso y equipos técnicos. También conviene enfriar las bebidas y confirmar que el catering conoce la cantidad final y las necesidades dietéticas.
¿Cuánto tiempo antes hay que enviar la información a los participantes?: Envía la primera invitación cuando abras las inscripciones y manda la información definitiva 5 días antes. Incluye el horario, la distribución del equipo, la ruta, el aparcamiento y cualquier indicación sobre la comida.

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