Een adventsconcert organiseren: zo pak je het aan

Begin met de concertdatum en locatie; daarna bouw je het programma en de bezetting op. Bevestig optredende groepen vroeg, zodat repetities, muziekpartijen en de piano op elkaar aansluiten. Regel vervolgens de bezoekersstroom: uitnodigingen, aanmeldingen, parkeerinformatie en vrijwilligers. Plan de techniek niet als laatste: microfoon, actieve speakers, kabels en muzieklessenaars moeten vóór de repetitie getest zijn. De koffiehoek en adventsdecoratie richt je pas in nadat stoelen, tafels en garderobe een vaste plek hebben.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Locatie reserveren
2
Concertdatum vastleggen
3
Programma samenstellen
2 personen
4
Optredende groepen bevestigen
5
Repetities inplannen
6
Dirigent instrueren
7
Muziekpartijen verzamelen
2 personen
8
Muziekpartijen controleren
2 personen
9
Uitnodigingen ontwerpen
10
Uitnodigingen versturen
2 personen
11
Aanmeldingen verwerken
2 personen
12
Dieetwensen verzamelen
13
Vrijwilligers indelen
14
Parkeerinformatie delen
15
Piano reserveren
16
Microfoon testen
2 personen
17
Geluidsplan maken
2 personen
18
Boodschappenlijst opstellen
2 personen
19
Boodschappen doen
2 personen
20
Dranken koud zetten
2 personen
21
Hapjes voorbereiden
3 personen
22
Koffiehoek klaarzetten
2 personen
23
Tafels opstellen
3 personen
24
Stoelen opstellen
4 personen
25
Muzieklessenaars plaatsen
3 personen
26
Podiumzone vrijmaken
2 personen
27
Versiering ophangen
3 personen
28
Adventskrans plaatsen
2 personen
29
Programma's klaarleggen
2 personen
30
Entree inrichten
2 personen
31
Garderobe inrichten
2 personen
32
Toiletten controleren
33
Vluchtroutes vrijmaken
2 personen
34
Verlichting controleren
2 personen
35
Ontvangstteam briefen
2 personen
36
Cateringteam briefen
2 personen

Event

37
Artiesten ontvangen
2 personen
38
Bezoekers ontvangen
3 personen
39
Programma's uitdelen
2 personen
40
Garderobe beheren
2 personen
41
Concert begeleiden
3 personen
42
Microfoon bedienen
43
Koffie en thee schenken
3 personen
44
Hapjes serveren
3 personen
45
Dranken bijvullen
2 personen
46
Servies afruimen
2 personen
47
Bezoekers uitgeleiden
2 personen

Nazorg

48
Instrumenten veilig opbergen
3 personen
49
Meubilair afbouwen
4 personen
50
Decoratie verwijderen
3 personen
51
Afval verzamelen
3 personen
52
Servies afwassen
3 personen
53
Locatie schoonmaken
4 personen
54
Geleende spullen retourneren
2 personen
55
Gevonden voorwerpen bewaren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 6
Stoelenaantal 100
Garderoberekkenaantal 3
Kledinghangersaantal 120
Katheder

Servies

Koffiekopjesaantal 100
Glazenaantal 100
Gebaksbordenaantal 100
Besteksetsaantal 100
Serveerbladenaantal 8

Decoratie

Adventskrans
Adventskaarsenaantal 4
Kerstslingersaantal 8
Tafellopersaantal 6
Ledlichtsnoerenaantal 6

Apparatuur

Muzieklessenaarsaantal 30
Dirigentenlessenaar
Microfoonaantal 2
Microfoonstandaardsaantal 2
Actieve speakersaantal 2
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Piano

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Warmhoudketelsaantal 2
Thermoskannenaantal 6
Koelboxenaantal 3
Scharenaantal 3
Plakbandrollenaantal 6
Keukenmessenaantal 3
Snijplankenaantal 3
Serveertangenaantal 6
Schenk kannenaantal 4

Verlichting

Ledwerklampenaantal 4

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 6
Dweilmoppenaantal 2
Emmersaantal 3
Bezemsetsaantal 2
Schoonmaakdoekenaantal 12

Catering

Boodschappen

Tips

Leg het programma minimaal 8 weken voor het concert vast. Bevestig per groep de bezetting, speelduur en benodigde muzieklessenaars, zodat je later geen wijzigingen in de repetitieplanning krijgt.
Plan de eerste gezamenlijke repetitie uiterlijk 2 weken voor het concert. Verzamel en controleer alle muziekpartijen vooraf en geef de dirigent één duidelijke versie per werk.
Test microfoon, standaards, actieve speakers, verlengkabels en stekkerdozen tijdens een volledige doorloop, niet alleen door kort in de microfoon te spreken. Reserveer hiervoor minstens 60 minuten vóór de ontvangst van bezoekers.
Verwerk aanmeldingen en dieetwensen in één overzicht en deel parkeerinformatie uiterlijk 3 dagen vooraf. Zet vrijwilligers per taak en tijdstip in; vooral garderobe, ontvangst en koffiehoek worden anders snel vergeten.
Zet koffiezetapparaten, waterkokers, warmhoudketels en thermoskannen minstens 45 minuten voor afloop klaar. Reken voor de ontvangst op één kopje per bezoeker en plaats glazen, gebaksborden en bestek direct naast de uitgifte.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een adventsconcert organiseren?: Begin ongeveer 10 tot 12 weken vooraf met locatie, datum, programma en optredende groepen. Stuur uitnodigingen uiterlijk 4 weken voor het concert en rond de techniek- en vrijwilligersplanning 2 weken vooraf af.
Wanneer plan je de repetities voor een adventsconcert?: Plan de repetities zodra de groepen en muziekpartijen bevestigd zijn, bij voorkeur vanaf 6 weken voor het concert. Plan uiterlijk 2 weken vooraf een gezamenlijke doorloop met dirigent, piano en geluidsinstallatie.
Hoeveel stoelen heb je nodig voor een adventsconcert?: Zet voor alle aangemelde bezoekers één stoel klaar en voeg 5 tot 10 procent reserve toe. Bij 80 aanmeldingen betekent dat 84 tot 88 stoelen, met ruimte voor looppaden en de koffiehoek.
Wanneer test je de geluidsinstallatie bij een adventsconcert?: Test microfoon en speakers tijdens de laatste repetitie én opnieuw op de concertdag. Reserveer op de dag zelf minstens 60 minuten voor bekabeling, geluidsniveau en een korte controle vanaf de achterste stoelen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.