Organiser un concert de l’Avent sans rien laisser au dernier moment

Un concert de l’Avent demande plus qu’un programme musical et une salle réservée. Il faut enchaîner les décisions dans le bon ordre : fixer la date, confirmer les groupes, préparer les répétitions, puis organiser l’accueil du public. Les détails qui posent le plus souvent problème sont les partitions incomplètes, le piano non réservé, les besoins alimentaires oubliés et les tests techniques repoussés au jour même. Ce plan vous aide à répartir les 55 tâches et les 41 fournitures nécessaires.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Réserver le lieu
2
Fixer la date du concert
3
Établir le programme
2 personnes
4
Confirmer les groupes participants
5
Planifier les répétitions
6
Briefer le chef d’orchestre
7
Rassembler les partitions
2 personnes
8
Vérifier les parties de musique
2 personnes
9
Concevoir les invitations
10
Envoyer les invitations
2 personnes
11
Traiter les inscriptions
2 personnes
12
Recueillir les besoins alimentaires
13
Répartir les bénévoles
14
Partager les informations de stationnement
15
Réserver le piano
16
Tester le microphone
2 personnes
17
Établir le plan sonore
2 personnes
18
Établir la liste de courses
2 personnes
19
Faire les courses
2 personnes
20
Mettre les boissons au frais
2 personnes
21
Préparer les en-cas
3 personnes
22
Mettre en place le coin café
2 personnes
23
Installer les tables
3 personnes
24
Installer les chaises
4 personnes
25
Installer les pupitres
3 personnes
26
Dégager la zone du podium
2 personnes
27
Suspendre la décoration
3 personnes
28
Installer la couronne de l'Avent
2 personnes
29
Préparer les programmes
2 personnes
30
Aménager l’entrée
2 personnes
31
Aménager le vestiaire
2 personnes
32
Vérifier les toilettes
33
Dégager les voies d'évacuation
2 personnes
34
Vérifier l'éclairage
2 personnes
35
Briefer l’équipe d’accueil
2 personnes
36
Briefer l'équipe traiteur
2 personnes

Événement

37
Accueillir les artistes
2 personnes
38
Accueillir les visiteurs
3 personnes
39
Distribuer les programmes
2 personnes
40
Gérer le vestiaire
2 personnes
41
Encadrer le concert
3 personnes
42
Gérer le micro
43
Servir le café et le thé
3 personnes
44
Servir des amuse-bouches
3 personnes
45
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
46
Débarrasser la vaisselle
2 personnes
47
Reconduire les visiteurs
2 personnes

Suivi

48
Ranger les instruments en toute sécurité
3 personnes
49
Démonter le mobilier
4 personnes
50
Retirer la décoration
3 personnes
51
Rassembler les déchets
3 personnes
52
Faire la vaisselle
3 personnes
53
Nettoyer le lieu
4 personnes
54
Rendre les articles empruntés
2 personnes
55
Conserver les objets trouvés

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 6
Chaisesqté 100
Portantsqté 3
Cintresqté 120
Pupitre

Vaisselle

Tasses à caféqté 100
Verresqté 100
Assiettes à gâteauqté 100
Couvertsqté 100
Plateaux de serviceqté 8

Décoration

Couronne de l’Avent
Bougies de l'Aventqté 4
Guirlandes de Noëlqté 8
Chemins de tableqté 6
Guirlandes LEDqté 6

Équipement

Pupitres de musiqueqté 30
Pupitre de chef d’orchestre
Microphoneqté 2
Pieds de microqté 2
Intervenants actifsqté 2
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Piano

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Bains-marieqté 2
Thermosqté 6
Glacièresqté 3
Ciseauxqté 3
Rouleaux de ruban adhésifqté 6
Couteaux de cuisineqté 3
Planches à découperqté 3
Pinces de serviceqté 6
Pichets de serviceqté 4

Éclairage

Lampes de travail LEDqté 4

Nettoyage

Poubellesqté 6
Serpillièresqté 2
Seauxqté 3
Sets de balaiqté 2
Chiffons de nettoyageqté 12

Catering

Courses

Conseils

Commencez par réserver le lieu et fixer la date, puis établissez le programme avant de concevoir les invitations. Gardez au moins 6 à 8 semaines pour confirmer les groupes, organiser les répétitions et traiter les inscriptions.
Demandez les besoins alimentaires au moment de l’inscription, et non quelques jours avant le concert. Prévoyez un délai de 7 jours pour consolider les réponses et ajuster les en-cas, les boissons et le coin café.
Bloquez une répétition technique distincte de la répétition musicale. Testez le microphone, le piano, les pieds de micro, les rallonges et les multiprises au moins 2 heures avant l’arrivée du public.
Préparez l’installation de la salle avec un ordre précis : tables, chaises, pupitres, puis accueil et décoration. Comptez environ 60 à 90 minutes pour cette mise en place, davantage si le piano doit être livré ou déplacé.
Désignez les bénévoles par zone plutôt que de demander une aide générale. Une personne peut suivre les inscriptions, une autre le stationnement et une troisième les boissons, avec un briefing de 15 minutes avant l’ouverture des portes.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un concert de l’Avent ?: Prévoyez idéalement 6 à 8 semaines. Ce délai permet de réserver le lieu, confirmer les groupes, établir le programme, planifier les répétitions et envoyer les invitations sans précipitation.
Quand faut-il envoyer les invitations pour un concert de l’Avent ?: Envoyez-les environ 4 semaines avant la date du concert. Fixez une date limite d’inscription 7 à 10 jours avant l’événement afin de connaître le nombre de participants et les besoins alimentaires.
Quand tester le microphone et le piano ?: Effectuez un premier contrôle quelques jours avant, puis un test complet au moins 2 heures avant le début. Vérifiez aussi les câbles, les pieds de micro, les rallonges et les multiprises pendant cette session.
Combien de temps prévoir pour installer la salle ?: Comptez 60 à 90 minutes pour installer les tables, les chaises, les pupitres, le coin café et la décoration. Ajoutez du temps si le piano, les machines à café ou les bains-marie doivent être déplacés sur place.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.