Cómo organizar un Concierto de Adviento sin contratiempos
Organizar un Concierto de Adviento empieza mucho antes de colocar las sillas. Primero fija la fecha y reserva el lugar; después confirma los grupos, cierra el programa y planifica los ensayos. En paralelo, gestiona las invitaciones, las inscripciones y las preferencias dietéticas. Durante la última semana conviene revisar partituras, sonido, piano, aparcamiento y voluntarios. El día del concierto, deja tiempo para montar atriles, probar el micrófono y preparar el rincón de café.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
- 1
Reservar el lugar
- 2
Fijar la fecha del concierto
- 3
Elaborar el programa
2 personas
- 4
Confirmar los grupos que actúan
- 5
Planificar ensayos
- 6
Dar instrucciones al director
- 7
Recopilar las partituras
2 personas
- 8
Comprobar las partituras
2 personas
- 9
Diseñar invitaciones
- 10
Enviar invitaciones
2 personas
- 11
Gestionar inscripciones
2 personas
- 12
Recoger preferencias dietéticas
- 13
Asignar voluntarios
- 14
Compartir información sobre el aparcamiento
- 15
Reservar el piano
- 16
Probar el micrófono
2 personas
- 17
Crear el plan de sonido
2 personas
- 18
Elaborar la lista de la compra
2 personas
- 19
Hacer la compra
2 personas
- 20
Enfriar las bebidas
2 personas
- 21
Preparar aperitivos
3 personas
- 22
Preparar el rincón de café
2 personas
- 23
Montar mesas
3 personas
- 24
Colocar las sillas
4 personas
- 25
Colocar los atriles
3 personas
- 26
Despejar la zona del escenario
2 personas
- 27
Colgar la decoración
3 personas
- 28
Colocar la corona de Adviento
2 personas
- 29
Preparar los programas
2 personas
- 30
Montar la entrada
2 personas
- 31
Montar el guardarropa
2 personas
- 32
Comprobar los baños
- 33
Despejar las rutas de evacuación
2 personas
- 34
Comprobar la iluminación
2 personas
- 35
Informar al equipo de recepción
2 personas
- 36
Informar al equipo de catering
2 personas
Evento
- 37
Recibir a los artistas
2 personas
- 38
Recibir a los visitantes
3 personas
- 39
Repartir programas
2 personas
- 40
Gestionar el guardarropa
2 personas
- 41
Acompañar el concierto
3 personas
- 42
Manejar el micrófono
- 43
Servir café y té
3 personas
- 44
Servir aperitivos
3 personas
- 45
Rellenar las bebidas
2 personas
- 46
Recoger la vajilla
2 personas
- 47
Acompañar a los visitantes a la salida
2 personas
Seguimiento
- 48
Guardar los instrumentos de forma segura
3 personas
- 49
Desmontar el mobiliario
4 personas
- 50
Retirar la decoración
3 personas
- 51
Recoger la basura
3 personas
- 52
Lavar la vajilla
3 personas
- 53
Limpiar el lugar
4 personas
- 54
Devolver los objetos prestados
2 personas
- 55
Guardar los objetos perdidos
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Mesascant. 6
- Sillascant. 100
- Percheroscant. 3
- Perchascant. 120
- Atril
Vajilla
- Tazas de cafécant. 100
- Vasoscant. 100
- Platos para postrecant. 100
- Cubiertoscant. 100
- Bandejas de serviciocant. 8
Decoración
- Corona de Adviento
- Velas de Advientocant. 4
- Guirnaldas de Navidadcant. 8
- Manteles runnerscant. 6
- Guirnaldas de luces LEDcant. 6
Equipo
- Atriles de músicacant. 30
- Atril del director
- Micrófonocant. 2
- Soportes para micrófonocant. 2
- Altavoces activoscant. 2
- Cables alargadorescant. 6
- Regletascant. 6
- Piano
Cocina
- Máquinas de cafécant. 2
- Teterascant. 2
- Mantener calientecant. 2
- Termoscant. 6
- Neveras portátilescant. 3
- Tijerascant. 3
- Rollos de cinta adhesivacant. 6
- Cuchillos de cocinacant. 3
- Tablas de cortarcant. 3
- Pinzas de servircant. 6
- Jarras para servircant. 4
Iluminación
- Lámparas LED de trabajocant. 4
Limpieza
- Papeleracant. 6
- Fregonascant. 2
- Cuboscant. 3
- Sets de escobacant. 2
- Paños de limpiezacant. 12
Catering
- Compras
Consejos
- Reserva el lugar y fija la fecha antes de confirmar a los grupos. Deja al menos 8 semanas para cerrar el programa, los ensayos y las invitaciones.
- Recopila y comprueba todas las partituras con tiempo: haz una revisión final 7 días antes y entrega al director una versión completa del programa.
- No dejes el sonido para el último momento. Prueba el micrófono, los altavoces, los soportes, los cables y las regletas al menos 2 horas antes de la llegada del público.
- Cierra las inscripciones y las preferencias dietéticas 5 días antes. Así puedes calcular aperitivos, vasos, platos, cubiertos y bebidas sin comprar a ciegas.
- Asigna voluntarios con funciones concretas: recepción, aparcamiento, montaje, café y desmontaje. Coloca mesas, sillas y atriles como mínimo 90 minutos antes de empezar.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar un concierto de Adviento?
- Empieza entre 8 y 12 semanas antes. Ese margen permite reservar el lugar, confirmar los grupos, preparar el programa, planificar ensayos y enviar las invitaciones sin prisas.
- ¿Cuándo se deben enviar las invitaciones al concierto?
- Envíalas entre 4 y 6 semanas antes y fija la fecha límite de inscripción aproximadamente 5 días antes del concierto. Así puedes ajustar las compras y la distribución de las mesas.
- ¿Cuánto tiempo se necesita para montar el concierto?
- Calcula al menos 90 minutos para colocar sillas, mesas, atriles y decoración. Reserva además 30 minutos para probar el micrófono, los altavoces, el piano y el plan de sonido.
- ¿Cuándo hay que preparar el café y las bebidas?
- Enfría las bebidas la noche anterior y prepara el rincón de café entre 30 y 45 minutos antes de abrir las puertas. Los aperitivos pueden colocarse en bandejas durante los últimos 15 minutos.
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