Ein Adventskonzert Schritt für Schritt organisieren
Bei einem Adventskonzert müssen Musik, Raum, Technik und Bewirtung genau zusammenspielen. Lege zuerst Termin und Veranstaltungsort fest, bestätige die auftretenden Gruppen und baue danach den Proben- und Organisationsplan auf. Viele Vorbereitungen werden zu spät begonnen: Partituren, Klavier, Mikrofon und Helfer lassen sich nicht am Veranstaltungstag improvisieren. Diese Anleitung zeigt dir die richtige Reihenfolge und die Punkte, die kurz vor dem Konzert häufig fehlen.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
- 1
Location reservieren
- 2
Konzerttermin festlegen
- 3
Programm zusammenstellen
2 Personen
- 4
auftretende Gruppen bestätigen
- 5
Proben einplanen
- 6
Dirigenten anweisen
- 7
Musikpartituren sammeln
2 Personen
- 8
Musikpartituren prüfen
2 Personen
- 9
Einladungen gestalten
- 10
Einladungen verschicken
2 Personen
- 11
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
- 12
Ernährungswünsche erfassen
- 13
Freiwillige einteilen
- 14
Parkinformationen teilen
- 15
Klavier reservieren
- 16
Mikrofon testen
2 Personen
- 17
Schallkonzept erstellen
2 Personen
- 18
Einkaufsliste erstellen
2 Personen
- 19
Einkaufen gehen
2 Personen
- 20
Getränke kalt stellen
2 Personen
- 21
Snacks vorbereiten
3 Personen
- 22
Kaffee-Ecke einrichten
2 Personen
- 23
Tische aufstellen
3 Personen
- 24
Stühle aufstellen
4 Personen
- 25
Notenständer aufstellen
3 Personen
- 26
Bühnenbereich freimachen
2 Personen
- 27
Dekoration aufhängen
3 Personen
- 28
Adventskranz aufstellen
2 Personen
- 29
Programme bereitlegen
2 Personen
- 30
Eingangsbereich einrichten
2 Personen
- 31
Garderobe einrichten
2 Personen
- 32
Toiletten kontrollieren
- 33
Fluchtwege freihalten
2 Personen
- 34
Beleuchtung kontrollieren
2 Personen
- 35
Empfangsteam briefen
2 Personen
- 36
Catering-Team briefen
2 Personen
Event
- 37
Künstler empfangen
2 Personen
- 38
Besucher empfangen
3 Personen
- 39
Programme ausgeben
2 Personen
- 40
Garderobe verwalten
2 Personen
- 41
Konzert begleiten
3 Personen
- 42
Mikrofon bedienen
- 43
Kaffee und Tee ausschenken
3 Personen
- 44
Snacks servieren
3 Personen
- 45
Getränke nachfüllen
2 Personen
- 46
Geschirr abräumen
2 Personen
- 47
Besucher verabschieden
2 Personen
Nachbereitung
- 48
Instrumente sicher verstauen
3 Personen
- 49
Mobiliar abbauen
4 Personen
- 50
Dekoration entfernen
3 Personen
- 51
Abfall sammeln
3 Personen
- 52
Geschirr abwaschen
3 Personen
- 53
Location reinigen
4 Personen
- 54
Geliehene Sachen zurückgeben
2 Personen
- 55
Fundgegenstände aufbewahren
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- TischeAnz. 6
- StühleAnz. 100
- GarderobenständerAnz. 3
- KleiderbügelAnz. 120
- Rednerpult
Geschirr
- KaffeetassenAnz. 100
- GläserAnz. 100
- KuchenplattenAnz. 100
- BestecksetsAnz. 100
- ServiertablettsAnz. 8
Dekoration
- Adventskranz
- AdventskerzenAnz. 4
- WeihnachtsgirlandenAnz. 8
- TischläuferAnz. 6
- LED-LichterkettenAnz. 6
Ausstattung
- NotenpulteAnz. 30
- Dirigentenpult
- MikrofonAnz. 2
- MikrofonständerAnz. 2
- Aktive LautsprecherAnz. 2
- VerlängerungskabelAnz. 6
- VerlängerungskabelAnz. 6
- Klavier
Küche
- KaffeemaschinenAnz. 2
- WasserkocherAnz. 2
- WarmhaltebehälterAnz. 2
- ThermoskannenAnz. 6
- KühlboxenAnz. 3
- ScherenAnz. 3
- KlebebandrollenAnz. 6
- KüchenmesserAnz. 3
- SchneidebretterAnz. 3
- ServierzangenAnz. 6
- AusgießkannenAnz. 4
Beleuchtung
- LED-ArbeitslampenAnz. 4
Reinigung
- AbfallbehälterAnz. 6
- WischmoppsAnz. 2
- EimerAnz. 3
- BesensetsAnz. 2
- PutzlappenAnz. 12
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Beginne mindestens 8 bis 10 Wochen vorher mit Termin, Raum und Programm. Bestätige die auftretenden Gruppen schriftlich, bevor du Einladungen gestaltest oder verschickst.
- Plane die Proben rückwärts vom Konzerttermin und gib dem Dirigenten spätestens 3 Wochen vorher das vollständige, geprüfte Notenmaterial. So bleiben Korrekturen und zusätzliche Proben möglich.
- Teste Mikrofon, Mikrofonständer, aktive Lautsprecher und Verlängerungskabel mindestens 7 Tage vorher im Veranstaltungsraum. Prüfe dabei auch, ob das Klavier am richtigen Platz steht und genügend Stromanschlüsse vorhanden sind.
- Teile freiwillige Helfer spätestens 2 Wochen vor dem Konzert festen Aufgaben zu: Einlass, Garderobe, Parkinformationen, Kaffee-Ecke und Abbau. Eine Person sollte am Veranstaltungstag die Gesamtkoordination übernehmen.
- Bereite Getränke und Snacks nach den Anmeldungen vor und stelle Kaffee, Tassen, Gläser, Kuchenplatten und Besteck am selben Tag bereit. Getränke sollten mindestens 2 Stunden vor Beginn kalt gestellt oder in Thermoskannen beziehungsweise Warmhaltebehältern vorbereitet werden.
Häufige Fragen
- Wie früh muss man ein Adventskonzert organisieren?
- Starte etwa 8 bis 10 Wochen vor dem Konzert mit Termin, Raum und Programm. Gruppen, Klavier, Technik und Helfer solltest du spätestens 4 Wochen vorher verbindlich bestätigen.
- Wann sollte man die Einladungen für ein Adventskonzert verschicken?
- Verschicke die Einladungen ungefähr 4 bis 6 Wochen vor dem Termin. Setze die Rückmeldefrist auf etwa 10 bis 14 Tage vor dem Konzert, damit du Plätze, Ernährungswünsche und Bewirtung planen kannst.
- Wie viele Proben braucht ein Adventskonzert?
- Plane mindestens 2 bis 3 gemeinsame Proben ein, abhängig von Programm und Besetzung. Die letzte vollständige Probe sollte spätestens 3 bis 5 Tage vor dem Konzert stattfinden, nicht erst am Veranstaltungstag.
- Wann sollte man die Tontechnik für ein Adventskonzert testen?
- Teste Mikrofon und Lautsprecher mindestens 7 Tage vorher im Raum und wiederhole den Funktionstest am Konzerttag 2 bis 3 Stunden vor Beginn. So bleibt Zeit, Kabel, Aufstellung oder Lautstärke zu korrigieren.
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