Zo organiseer je een hiphopdansvoorstelling

Begin met de locatie en de voorstellingsdatum; pas daarna leg je dansgroepen, programma en techniek vast. Verzamel muziekbestanden vroeg en controleer meteen de muziekrechten, zodat een ontbrekende track niet vlak voor de show voor problemen zorgt. Open de kaartverkoop zodra programma en capaciteit duidelijk zijn. In de laatste week draait alles om bevestigingen, een gedeeld draaiboek en een technische back-up. Op de dag zelf werk je van openen en opbouwen naar crewbriefing, publieksontvangst en voorstelling.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Locatie reserveren
2
Voorstellingsdatum vastleggen
2 personen
3
Dansgroepen bevestigen
2 personen
4
Programma samenstellen
2 personen
5
Muziekbestanden verzamelen
2 personen
6
Muziekrechten controleren
7
Uitnodigingen versturen
2 personen
8
Kaartverkoop openen
2 personen
9
Aanmeldingen verwerken
2 personen
10
Dieetwensen verzamelen
11
Draaiboek afdrukken
2 personen
12
Vrijwilligers indelen
2 personen
13
Catering bestellen
14
Techniek reserveren
15
Posters ophangen
2 personen
16
Laatste kaarten promoten
2 personen
17
Publiekslijst controleren
2 personen
18
Draaiboek naar crew sturen
19
Muziek op back-up zetten
2 personen
20
Voorraad controleren
2 personen
21
Boodschappen doen
2 personen
22
Kleding en rekwisieten verzamelen
3 personen
23
Techniek laden
3 personen

Event

24
Locatie openen
2 personen
25
Crew aanmelden
2 personen
26
Zaalvloer controleren
3 personen
27
Zaal schoonmaken
3 personen
28
Stoelen opstellen
4 personen
29
Tafels plaatsen
3 personen
30
Entreebalie inrichten
2 personen
31
Cateringbalie inrichten
3 personen
32
Podiumvloer controleren
3 personen
33
Geluidsapparatuur opbouwen
3 personen
34
Lichtapparatuur opbouwen
3 personen
35
Microfoons testen
2 personen
36
Muziek afspelen testen
2 personen
37
Lichtstanden testen
2 personen
38
Dansers ontvangen
2 personen
39
Kleedkamers inrichten
3 personen
40
Kostuums klaarleggen
3 personen
41
Podium en backstage markeren
2 personen
42
Dansers laten inzingen
2 personen
43
Technische doorloop uitvoeren
6 personen
44
Deuren openen
4 personen
45
Kaarten controleren
3 personen
46
Publiek naar zaal begeleiden
3 personen
47
Dranken serveren
3 personen
48
Voorstelling aankondigen
49
Eerste voorstelling uitvoeren
15 personen
50
Pauzedranken bijvullen
3 personen
51
Publiek begeleiden tijdens pauze
3 personen
52
Tweede voorstelling aankondigen
53
Tweede voorstelling uitvoeren
15 personen
54
Dancers begeleiden naar foyer
2 personen
55
Avondpauze voorbereiden
3 personen
56
Hapjes serveren
4 personen
57
Dranken bijvullen
3 personen
58
Publiek terug naar zaal begeleiden
3 personen
59
Finale aankondigen
60
Finale uitvoeren
20 personen
61
Dancers bedanken
2 personen
62
Publiek naar uitgang begeleiden
4 personen
63
Gevonden voorwerpen verzamelen
2 personen
64
Kassa afsluiten
2 personen

Nazorg

65
Catering opruimen
3 personen
66
Servies afwassen
3 personen
67
Afval verzamelen
3 personen
68
Stoelen opruimen
4 personen
69
Decoratie verwijderen
3 personen
70
Lichtapparatuur afbouwen
3 personen
71
Geluidsapparatuur afbouwen
3 personen
72
Kleedkamers schoonmaken
3 personen
73
Zaal dweilen
2 personen
74
Materialen inladen
4 personen
75
Locatie afsluiten
2 personen
76
Huurmaterialen retourneren
2 personen
77
Overgebleven spullen sorteren
2 personen
78
Wasgoed wassen
2 personen
79
Foto's en video's archiveren
80
Bedankbericht versturen
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Stoelenaantal 180
Tafelsaantal 8
Klaptafelsaantal 3
Kledingrekkenaantal 4
Kleedkamerbankenaantal 6
Afvalbakkenaantal 8
Barkrukkenaantal 6

Servies

Herbruikbare bekersaantal 220
Waterglazenaantal 30
Koffiekopjesaantal 40
Bordenaantal 180
Gebaksvorkjesaantal 180
Opscheplepelsaantal 8
Serveerbladenaantal 8

Apparatuur

Actieve speakersaantal 2
Subwoofersaantal 2
Mengpaneel
Draadloze microfoonsaantal 3
Microfoonstandaardsaantal 3
Muzieklaptop
Back-upmuziekspeler
DI-boxenaantal 2
XLR-kabelsaantal 10
Verlengsnoerenaantal 12
Stekkerdozenaantal 8
Gaffer tapeaantal 6

Verlichting

LED-spotsaantal 8
Lichtstatievenaantal 4
Lichtcontroller
Podiumverlichtingaantal 4
Werklampenaantal 4

Decoratie

Achtergronddoek
Hiphoppostersaantal 12
Welkomstbord
Rode loper
Pijlbordenaantal 8
Tafelkledenaantal 8
Podiumdoekenaantal 4

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 6
Koelboxenaantal 4
IJsblokbakkenaantal 4
Snijplankenaantal 4
Keukenmessenaantal 4

Schoonmaak

Dweilenaantal 3
Emmersaantal 3
Stoffer en blikaantal 3
Microvezeldoekenaantal 20
Schoonmaakhandschoenenaantal 12
Toiletborstelsaantal 3

Catering

Boodschappen

Tips

Plan een technische test vóór de voorstelling en controleer per dansgroep de muzieklaptop, DI-boxen, XLR-kabels en speakers. Zet alle muziek ook op de back-upmuziekspeler; alleen een tweede laptop bij de hand hebben is geen volwaardige back-up.
Maak het draaiboek concreet met tijden voor laden, locatie openen, crew aanmelden, soundcheck, omkleden, publieksontvangst en start. Stuur het uiterlijk één dag vooraf naar de crew en druk enkele exemplaren af voor backstage.
Regel kleedkamers niet alleen met banken, maar ook met kledingrekken en een duidelijke indeling per dansgroep. Laat kleding en rekwisieten uiterlijk vóór het laden verzamelen, zodat ontbrekende spullen niet pas op locatie opvallen.
Sluit de publiekslijst en aanmeldingen op een vast moment, bijvoorbeeld 24 uur vóór aanvang. Gebruik de resterende tijd voor laatste kaartpromotie, dieetwensen, catering en het klaarzetten van stoelen, tafels en bekers.
Loop vóór opening alle stroom- en looproutes na: stekkerdozen, verlengsnoeren en lichtstatieven mogen geen publieks- of backstagepad blokkeren. Zet kabels vast met gaffer tape en test LED-spots, podiumverlichting en microfoons voordat bezoekers binnenkomen.

Veelgestelde vragen

Wanneer moet ik een hiphopdansvoorstelling organiseren?: Leg de datum en locatie eerst vast en bevestig daarna de dansgroepen. Plan de technische voorbereiding minimaal 2 tot 4 weken vóór de voorstelling, zodat muziek, rechten en apparatuur nog kunnen worden aangepast.
Hoeveel tijd heb je nodig om een hiphopdansvoorstelling op te bouwen?: Reserveer op de dag zelf minimaal 3 uur voor laden, licht en geluid, inrichting en soundcheck. Voeg extra tijd toe als meerdere dansgroepen kleding, rekwisieten of verschillende muziekopstellingen gebruiken.
Wanneer moet de kaartverkoop voor een dansvoorstelling starten?: Open de kaartverkoop zodra datum, locatie, capaciteit en programma vaststaan, bij voorkeur minimaal 3 weken vóór de voorstelling. Controleer de publiekslijst en aanmeldingen opnieuw 24 uur vóór aanvang.
Hoe voorkom je technische problemen tijdens een hiphopdansvoorstelling?: Verzamel muziekbestanden minstens 1 week vooraf, controleer de rechten en test elke track tijdens een soundcheck. Bewaar de volledige set daarnaast op een back-upmuziekspeler en controleer kabels, microfoons en verlichting opnieuw vóór publieksopening.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.