Organiser un spectacle de danse hip-hop, étape par étape

Commencez par bloquer la date et la salle, puis confirmez les groupes avant de construire le programme. La musique, les droits d’utilisation et la technique doivent être réglés assez tôt pour éviter les changements de dernière minute. Ensuite, ouvrez la billetterie, répartissez les bénévoles et préparez l’accueil, les costumes et les besoins alimentaires. Les derniers jours servent surtout à vérifier les listes, les stocks, les branchements et les sauvegardes musicales.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Réserver le lieu
2
Fixer la date du spectacle
2 personnes
3
Confirmer les groupes de danse
2 personnes
4
Établir le programme
2 personnes
5
Rassembler les fichiers musicaux
2 personnes
6
Vérifier les droits musicaux
7
Envoyer les invitations
2 personnes
8
Ouvrir la billetterie
2 personnes
9
Traiter les inscriptions
2 personnes
10
Recueillir les besoins alimentaires
11
Imprimer le déroulé
2 personnes
12
Répartir les bénévoles
2 personnes
13
Commander le catering
14
Réserver la technique
15
Accrocher les affiches
2 personnes
16
Promouvoir les dernières places
2 personnes
17
Vérifier la liste des participants
2 personnes
18
Envoyer le déroulé à l’équipe
19
Mettre la musique en sauvegarde
2 personnes
20
Vérifier les stocks
2 personnes
21
Faire les courses
2 personnes
22
Rassembler les costumes et les accessoires
3 personnes
23
Charger le matériel technique
3 personnes

Événement

24
Ouvrir le lieu
2 personnes
25
Inscrire l’équipe
2 personnes
26
Vérifier le sol de la salle
3 personnes
27
Nettoyer la salle
3 personnes
28
Installer les chaises
4 personnes
29
Installer les tables
3 personnes
30
Aménager le comptoir d’entrée
2 personnes
31
Aménager le comptoir traiteur
3 personnes
32
Vérifier le plancher de la scène
3 personnes
33
Installer le matériel sonore
3 personnes
34
Monter l’éclairage
3 personnes
35
Tester les microphones
2 personnes
36
Tester la diffusion de musique
2 personnes
37
Tester les réglages d'éclairage
2 personnes
38
Accueillir les danseurs
2 personnes
39
Aménager les vestiaires
3 personnes
40
Préparer les costumes
3 personnes
41
Balisage de la scène et des coulisses
2 personnes
42
Faire chanter les danseurs
2 personnes
43
Réaliser la répétition technique
6 personnes
44
Ouvrir les portes
4 personnes
45
Contrôler les billets
3 personnes
46
Accompagner le public à la salle
3 personnes
47
Servir les boissons
3 personnes
48
Annoncer le spectacle
49
Réaliser la première représentation
15 personnes
50
Réapprovisionner les boissons de la pause
3 personnes
51
Encadrer le public pendant la pause
3 personnes
52
Annoncer la deuxième représentation
53
Donner la deuxième représentation
15 personnes
54
Accompagner les danseurs au foyer
2 personnes
55
Préparer la pause du soir
3 personnes
56
Servir des amuse-bouches
4 personnes
57
Réapprovisionner les boissons
3 personnes
58
Reconduire le public dans la salle
3 personnes
59
Annoncer la finale
60
Assurer la finale
20 personnes
61
Remercier les danseurs
2 personnes
62
Accompagner le public vers la sortie
4 personnes
63
Rassembler les objets trouvés
2 personnes
64
Clôturer la caisse
2 personnes

Suivi

65
Ranger le service traiteur
3 personnes
66
Faire la vaisselle
3 personnes
67
Rassembler les déchets
3 personnes
68
Ranger les chaises
4 personnes
69
Retirer la décoration
3 personnes
70
Démonter l’éclairage
3 personnes
71
Démonter l’équipement sonore
3 personnes
72
Nettoyer les vestiaires
3 personnes
73
Passer la serpillière dans la salle
2 personnes
74
Charger le matériel
4 personnes
75
Fermer le lieu
2 personnes
76
Retourner les matériels de location
2 personnes
77
Trier le matériel restant
2 personnes
78
Laver le linge
2 personnes
79
Archiver les photos et vidéos
80
Envoyer un message de remerciement
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Chaisesqté 180
Tablesqté 8
Tables pliantesqté 3
Portants à vêtementsqté 4
Bancs de vestiaireqté 6
Poubellesqté 8
Tabourets de barqté 6

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 220
Verres à eauqté 30
Tasses à caféqté 40
Assiettesqté 180
Fourchettes à gâteauqté 180
Louchesqté 8
Plateaux de serviceqté 8

Équipement

Intervenants actifsqté 2
Subwoofersqté 2
Table de mixage
Microphones sans filqté 3
Pieds de microqté 3
Ordinateur portable de musique
Lecteur de secours
Boîtiers DIqté 2
Câbles XLRqté 10
Rallongesqté 12
Multiprisesqté 8
Ruban gafferqté 6

Éclairage

Projecteurs LEDqté 8
Pieds d’éclairageqté 4
Contrôleur d'éclairage
Éclairage de scèneqté 4
Lampes de chantierqté 4

Décoration

Bâche de fond
Affiches hip-hopqté 12
Panneau d’accueil
Tapis rouge
Panneaux indicateursqté 8
Nappesqté 8
Tentures de scèneqté 4

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 6
Glacièresqté 4
Bacs à glaçonsqté 4
Planches à découperqté 4
Couteaux de cuisineqté 4

Nettoyage

Serpillièresqté 3
Seauxqté 3
Balayette et pelleqté 3
Chiffons microfibresqté 20
Gants de nettoyageqté 12
Brosses de toilettesqté 3

Catering

Courses

Conseils

Réservez la salle et fixez la date avant de confirmer les groupes : prévoyez au moins 8 à 10 semaines pour coordonner le programme, les invitations et la billetterie.
Demandez les fichiers musicaux dans un format identique et gardez une copie sur un ordinateur portable ainsi qu’un lecteur de secours. Vérifiez les droits musicaux avant d’annoncer le programme.
Construisez le déroulé avec les passages, les changements de costumes et les temps d’installation. Envoyez la version finale à l’équipe et imprimez-en plusieurs exemplaires le jour du spectacle.
Réservez la technique en fonction de la salle et du nombre de danseurs : testez la table de mixage, les microphones, les subwoofers, les câbles et l’éclairage avant l’ouverture des portes.
Ne gardez pas les bénévoles pour le dernier moment. Répartissez les rôles au moins 7 jours avant, puis vérifiez les participants, les besoins alimentaires, les costumes, les accessoires et les stocks la veille.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un spectacle de danse hip-hop ?: Prévoyez idéalement 8 à 10 semaines. Ce délai laisse le temps de réserver la salle, confirmer les groupes, régler les droits musicaux, ouvrir la billetterie et réserver la technique.
Quand faut-il ouvrir la billetterie pour un spectacle de danse hip-hop ?: Ouvrez-la environ 4 à 6 semaines avant le spectacle, dès que la date, la salle et le programme provisoire sont confirmés. Gardez ensuite les dernières places à promouvoir pendant la semaine finale.
Quand faut-il envoyer le déroulé aux danseurs et aux bénévoles ?: Envoyez le déroulé final au moins 5 à 7 jours avant l’événement. Imprimez aussi plusieurs copies pour l’accueil, les coulisses et la régie, car les changements de dernière minute sont fréquents.
Que faut-il vérifier la veille d’un spectacle de danse hip-hop ?: Vérifiez la liste des participants, les stocks, les costumes, les accessoires et les besoins alimentaires. Testez également la musique principale et sa sauvegarde, puis contrôlez les branchements, les multiprises, les rallonges et l’éclairage.

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