Eine Hip-Hop-Tanzvorführung richtig organisieren

Bei einer Hip-Hop-Tanzvorführung müssen Tanzgruppen, Musik, Technik und Publikum exakt zusammenspielen. Beginne mit Termin und Location, bestätige danach die Gruppen und baue das Programm auf. Erst wenn der Ablauf steht, lohnen sich Einladungen, Ticketverkauf und Werbung. Plane außerdem früh genug für Musikrechte, Technikproben, Umkleiden und eine Ersatzkopie der Musik – diese Punkte werden besonders oft zu spät erledigt.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Location reservieren
2
Vorführungsdatum festlegen
2 Personen
3
Tanzgruppen bestätigen
2 Personen
4
Programm zusammenstellen
2 Personen
5
Musikdateien sammeln
2 Personen
6
Musikrechte prüfen
7
Einladungen verschicken
2 Personen
8
Ticketverkauf eröffnen
2 Personen
9
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
10
Ernährungswünsche erfassen
11
Drehbuch ausdrucken
2 Personen
12
Freiwillige einteilen
2 Personen
13
Catering bestellen
14
Technik reservieren
15
Poster aufhängen
2 Personen
16
Letzte Tickets bewerben
2 Personen
17
Publikumsliste prüfen
2 Personen
18
Ablaufplan an das Team senden
19
Musik auf Backup sichern
2 Personen
20
Bestand prüfen
2 Personen
21
Einkaufen gehen
2 Personen
22
Kleidung und Requisiten zusammenstellen
3 Personen
23
Technik verladen
3 Personen

Event

24
Location öffnen
2 Personen
25
Crew anmelden
2 Personen
26
Saalboden kontrollieren
3 Personen
27
Saal reinigen
3 Personen
28
Stühle aufstellen
4 Personen
29
Tische aufstellen
3 Personen
30
Eingangstresen einrichten
2 Personen
31
Cateringtheke einrichten
3 Personen
32
Bühnenboden prüfen
3 Personen
33
Tonanlage aufbauen
3 Personen
34
Lichtanlage aufbauen
3 Personen
35
Mikrofone testen
2 Personen
36
Musikwiedergabe testen
2 Personen
37
Lichtmodi testen
2 Personen
38
Tänzer empfangen
2 Personen
39
Umkleidekabinen einrichten
3 Personen
40
Kostüme bereitlegen
3 Personen
41
Bühne und Backstage markieren
2 Personen
42
Tänzer einsingen lassen
2 Personen
43
Technische Generalprobe durchführen
6 Personen
44
Türen öffnen
4 Personen
45
Karten kontrollieren
3 Personen
46
Publikum in den Saal begleiten
3 Personen
47
Getränke servieren
3 Personen
48
Vorstellung ankündigen
49
Erste Vorstellung aufführen
15 Personen
50
Pausengetränke nachfüllen
3 Personen
51
Publikum in der Pause begleiten
3 Personen
52
Zweite Vorstellung ankündigen
53
Zweite Vorstellung durchführen
15 Personen
54
Tänzer zum Foyer begleiten
2 Personen
55
Abendpause vorbereiten
3 Personen
56
Snacks servieren
4 Personen
57
Getränke nachfüllen
3 Personen
58
Publikum zurück in den Saal begleiten
3 Personen
59
Finale ankündigen
60
Finale durchführen
20 Personen
61
Den Tänzern danken
2 Personen
62
Publikum zum Ausgang begleiten
4 Personen
63
Fundsachen sammeln
2 Personen
64
Kasse abschließen
2 Personen

Nachbereitung

65
Catering aufräumen
3 Personen
66
Geschirr abwaschen
3 Personen
67
Abfall sammeln
3 Personen
68
Stühle aufräumen
4 Personen
69
Dekoration entfernen
3 Personen
70
Lichttechnik abbauen
3 Personen
71
Tonanlage abbauen
3 Personen
72
Umkleiden reinigen
3 Personen
73
Saal wischen
2 Personen
74
Materialien einladen
4 Personen
75
Veranstaltungsort abschließen
2 Personen
76
Mietmaterial zurückgeben
2 Personen
77
Übrig gebliebene Sachen sortieren
2 Personen
78
Wäsche waschen
2 Personen
79
Fotos und Videos archivieren
80
Dankesnachricht versenden
2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

StühleAnz. 180
TischeAnz. 8
KlappischeAnz. 3
KleiderständerAnz. 4
UmkleidebänkeAnz. 6
AbfallbehälterAnz. 8
BarhockerAnz. 6

Geschirr

Wiederverwendbare BecherAnz. 220
WassergläserAnz. 30
KaffeetassenAnz. 40
TellerAnz. 180
GebäckgabelnAnz. 180
ServierlöffelAnz. 8
ServiertablettsAnz. 8

Ausstattung

Aktive LautsprecherAnz. 2
SubwooferAnz. 2
Mischpult
FunkmikrofoneAnz. 3
MikrofonständerAnz. 3
Musiklaptop
Ersatz-Musikplayer
DI-BoxenAnz. 2
XLR-KabelAnz. 10
VerlängerungskabelAnz. 12
VerlängerungskabelAnz. 8
Gaffer TapeAnz. 6

Beleuchtung

LED-SpotsAnz. 8
LichtstativeAnz. 4
Lichtcontroller
BühnenbeleuchtungAnz. 4
ArbeitslampenAnz. 4

Dekoration

Hintergrundtuch
Hip-Hop-PosterAnz. 12
Willkommensschild
Roter Teppich
WegweiserAnz. 8
TischdeckenAnz. 8
BühnentücherAnz. 4

Küche

KaffeemaschinenAnz. 2
WasserkocherAnz. 2
ThermoskannenAnz. 6
KühlboxenAnz. 4
EiswürfelbehälterAnz. 4
SchneidebretterAnz. 4
KüchenmesserAnz. 4

Reinigung

WischmopsAnz. 3
EimerAnz. 3
Handfeger und KehrblechAnz. 3
MikrofasertücherAnz. 20
ReinigungshandschuheAnz. 12
ToilettenbürstenAnz. 3

Catering

Einkäufe

Tipps

Reserviere die Location und lege das Vorführungsdatum zuerst fest. Kläre dabei sofort, wie viele Stühle, Tische, Umkleidebänke und Kleiderständer hinein passen und wann das Team zum Aufbau Zugang bekommt.
Bestätige die Tanzgruppen, bevor du das Programm druckst. Sammle alle Musikdateien in einem einheitlichen Format, prüfe die Musikrechte und speichere die fertige Reihenfolge zusätzlich auf einem Ersatz-Musikplayer.
Plane die Technikprobe spätestens am Veranstaltungstag mit einem festen Zeitfenster ein. Teste aktive Lautsprecher, Subwoofer, Mischpult, Funkmikrofone, DI-Boxen, XLR-Kabel und Licht gemeinsam mit den Verantwortlichen.
Öffne den Ticketverkauf erst, wenn Dauer, Reihenfolge und Kapazität der Location feststehen. Prüfe Publikumsliste und Anmeldungen spätestens am Vortag und erfasse Ernährungswünsche, bevor du das Catering bestellst.
Schicke den Ablaufplan am Vortag an das gesamte Team und teile die Freiwilligen mit konkreten Uhrzeiten ein. Am Veranstaltungstag sollten Location, Crew, Technik, Kleidung und Requisiten mindestens 60 Minuten vor Einlass bereit sein.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man eine Hip-Hop-Tanzvorführung planen?: Beginne mindestens 8 bis 12 Wochen vorher mit Location, Datum und der Bestätigung der Tanzgruppen. Musikrechte, Technik, Ticketverkauf und Catering sollten spätestens 4 Wochen vor der Vorführung geklärt sein.
Wann muss ich die Musikrechte für eine Tanzvorführung prüfen?: Prüfe die Rechte direkt nach der Programmplanung, idealerweise 6 bis 8 Wochen vor dem Termin. Warte nicht bis zum Technikcheck, weil eine nicht nutzbare Musikdatei dann den gesamten Ablauf ändern kann.
Wie viel Zeit braucht der Aufbau am Veranstaltungstag?: Plane mindestens 2 Stunden für Technik, Licht, Bestuhlung, Umkleiden und Beschilderung ein. Die Crew sollte mindestens 60 Minuten vor dem Einlass vor Ort sein, damit ein vollständiger Soundcheck möglich ist.
Wann sollte man die letzten Tickets bewerben?: Starte die letzte Ticketwerbung etwa 7 Tage vor der Vorführung und prüfe die Verkaufslage 48 Stunden vorher. So kannst du Sitzplätze, Publikumsliste, Catering und die benötigte Zahl an Freiwilligen noch anpassen.

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