Cómo organizar un espectáculo de danza hiphop sin perder el control

Un espectáculo de danza hiphop se organiza en este orden: primero aseguras el lugar y la fecha, después cierras los grupos y el programa, y por último coordinas entradas, técnica y equipo. La música necesita atención temprana: reúne los archivos, comprueba los derechos y prepara una copia de respaldo. Durante las últimas semanas se acumulan tareas que suelen olvidarse, como las preferencias dietéticas, el plan de trabajo y la distribución de voluntarios. Este plan reúne 80 tareas y 52 materiales para llegar al día de la función con todo comprobado.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Reservar el lugar
2
Fijar la fecha de la función
2 personas
3
Confirmar los grupos de baile
2 personas
4
Elaborar el programa
2 personas
5
Reunir archivos de música
2 personas
6
Comprobar los derechos de música
7
Enviar invitaciones
2 personas
8
Abrir la venta de entradas
2 personas
9
Gestionar inscripciones
2 personas
10
Recoger preferencias dietéticas
11
Imprimir el plan de trabajo
2 personas
12
Asignar voluntarios
2 personas
13
Pedir el catering
14
Reservar técnica
15
Colgar pósters
2 personas
16
Promocionar las últimas entradas
2 personas
17
Comprobar la lista de asistentes
2 personas
18
Enviar el plan de trabajo al crew
19
Poner la música de respaldo
2 personas
20
Comprobar el inventario
2 personas
21
Hacer la compra
2 personas
22
Recoger ropa y atrezzo
3 personas
23
Cargar el equipo técnico
3 personas

Evento

24
Abrir la ubicación
2 personas
25
Registrar al equipo
2 personas
26
Comprobar el suelo del salón
3 personas
27
Limpiar la sala
3 personas
28
Colocar las sillas
4 personas
29
Colocar mesas
3 personas
30
Montar el mostrador de entrada
2 personas
31
Montar el mostrador de catering
3 personas
32
Comprobar el suelo del escenario
3 personas
33
Montar el equipo de sonido
3 personas
34
Montar el equipo de iluminación
3 personas
35
Probar los micrófonos
2 personas
36
Probar la reproducción de música
2 personas
37
Probar los modos de iluminación
2 personas
38
Recibir a los bailarines
2 personas
39
Preparar los vestuarios
3 personas
40
Preparar los disfraces
3 personas
41
Señalizar el escenario y backstage
2 personas
42
Hacer entrar en calor a los bailarines
2 personas
43
Realizar el ensayo técnico
6 personas
44
Abrir las puertas
4 personas
45
Comprobar los mapas
3 personas
46
Guiar al público al recinto
3 personas
47
Servir las bebidas
3 personas
48
Anunciar la función
49
Realizar la primera función
15 personas
50
Reponer las bebidas del descanso
3 personas
51
Acompañar al público durante el descanso
3 personas
52
Anunciar la segunda función
53
Realizar la segunda función
15 personas
54
Acompañar a los bailarines al foyer
2 personas
55
Preparar el descanso de la tarde
3 personas
56
Servir aperitivos
4 personas
57
Rellenar las bebidas
3 personas
58
Acompañar al público de vuelta a la sala
3 personas
59
Anunciar la final
60
Realizar la final
20 personas
61
Agradecer a los bailarines
2 personas
62
Guiar al público hacia la salida
4 personas
63
Recoger objetos perdidos
2 personas
64
Cerrar la caja
2 personas

Seguimiento

65
Recoger el catering
3 personas
66
Lavar la vajilla
3 personas
67
Recoger la basura
3 personas
68
Recoger sillas
4 personas
69
Retirar la decoración
3 personas
70
Desmontar el equipo de iluminación
3 personas
71
Desmontar el equipo de sonido
3 personas
72
Limpiar los vestuarios
3 personas
73
Fregar la sala
2 personas
74
Cargar los materiales
4 personas
75
Cerrar el recinto
2 personas
76
Devolver el material alquilado
2 personas
77
Clasificar los artículos sobrantes
2 personas
78
Lavar la ropa
2 personas
79
Archivar fotos y vídeos
80
Enviar mensaje de agradecimiento
2 personas

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Sillascant. 180
Mesascant. 8
Mesas plegablescant. 3
Percheroscant. 4
Bancos del vestuariocant. 6
Papeleracant. 8
Taburetes de barcant. 6

Vajilla

Vasos reutilizablescant. 220
Vasos para aguacant. 30
Tazas de cafécant. 40
Platoscant. 180
Tenedores de postrecant. 180
Cucharonescant. 8
Bandejas de serviciocant. 8

Equipo

Altavoces activoscant. 2
Subwooferscant. 2
Mesa de mezclas
Micrófonos inalámbricoscant. 3
Soportes para micrófonocant. 3
Portátil de música
Reproductor de música de respaldo
Cajas DIcant. 2
Cables XLRcant. 10
Cables alargadorescant. 12
Regletascant. 8
Cinta gaffercant. 6

Iluminación

Focos LEDcant. 8
Trípodes de iluminacióncant. 4
Controlador de luces
Iluminación del escenariocant. 4
Lámparas de trabajocant. 4

Decoración

Lona de fondo
Carteles de hiphopcant. 12
Cartel de bienvenida
Alfombra roja
Carteles direccionalescant. 8
Mantelescant. 8
Telones de escenariocant. 4

Cocina

Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2
Termoscant. 6
Neveras portátilescant. 4
Cubiterascant. 4
Tablas de cortarcant. 4
Cuchillos de cocinacant. 4

Limpieza

Fregonascant. 3
Cuboscant. 3
Recogedor y escobacant. 3
Paños de microfibracant. 20
Guantes de limpiezacant. 12
Escobillas de bañocant. 3

Catering

Compras

Consejos

Cierra la fecha y el lugar antes de confirmar los grupos. Cuando sepas cuántas compañías participan, prepara el programa y calcula los cambios de vestuario, los percheros y los bancos necesarios en los camerinos.
Reúne la música con varias semanas de margen y verifica los derechos de cada archivo. Guarda una copia en el portátil de música y otra en el reproductor de respaldo; no dependas de un único dispositivo.
Reserva la técnica antes de abrir la venta de entradas. Comprueba que hay altavoces activos, subwoofers, mesa de mezclas, cajas DI, cables XLR, regletas y alargadores suficientes para el montaje real del escenario.
Envía el plan de trabajo al equipo y asigna voluntarios antes de la última semana. Incluye horarios de apertura, registro del equipo, atención al público, camerinos y cambios entre grupos; imprime también una copia para el día de la función.
Haz una comprobación final 24 horas antes: asistentes, catering, ropa y atrezzo, inventario y equipo cargado. Al abrir el lugar, prueba la iluminación del escenario, los focos LED y la música de respaldo antes de registrar al equipo.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un espectáculo de danza hiphop?: Empieza al menos 8 semanas antes de la función. Reserva primero el lugar, fija la fecha y confirma los grupos; deja las últimas 2 semanas para entradas, promoción, catering, técnica y coordinación.
¿Cuándo hay que preparar la música para un espectáculo de danza?: Reúne los archivos de música entre 4 y 6 semanas antes. Comprueba los derechos en ese momento y prepara una copia de respaldo como mínimo 24 horas antes del montaje.
¿Cuántos voluntarios hacen falta para una función de danza hiphop?: Asigna al menos 1 responsable por cada área: entrada, camerinos, escenario y coordinación técnica. Para una función con varios grupos, confirma el número definitivo de voluntarios 7 días antes y entrega entonces el plan de trabajo.
¿Cuándo se abre la venta de entradas?: Abre la venta cuando el lugar, la fecha y el programa estén confirmados, normalmente entre 4 y 6 semanas antes. Reserva la última semana para promocionar las entradas restantes y comprobar la lista de asistentes.

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