Highland Games organiseren: checklist en planning

Een Highland Games organiseren vraagt meer dan een grasveld en een paar wedstrijdonderdelen. Je regelt vooraf de locatie, vergunningen, begeleiders, deelnemersregistratie en het wedstrijdschema. Op het terrein moeten caberstammen, stenen, hamergewichten en andere onderdelen veilig klaarliggen, met duidelijke markeringen en meetpunten. Deze checklist helpt je om 84 taken en 64 benodigdheden in de juiste volgorde af te werken, van de eerste planning tot de laatste controle op de wedstrijddag.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en programma vastleggen
2 personen
Wedstrijdonderdelen bepalen
3 personen
Locatie reserveren
Vergunningen controleren
Wedstrijdbegeleiders vastleggen
2 personen
Muziek en omroep regelen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen openen
Deelnemers registreren
Dieetwensen verzamelen
Catering reserveren
Afvalinzameling reserveren
Stroompunten controleren
2 personen
Weersverwachting volgen
Deelnemerslijst afronden
Dieetwensen doorgeven
Wedstrijdschema afdrukken
Deelnemerskaarten maken
2 personen
Prijzen en medailles controleren
Boodschappen doen
3 personen
Dranken koelen
2 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Kleding en accessoires klaarleggen
2 personen
Terrein maaien en controleren
2 personen
Terrein markeren
4 personen
Wedstrijdmateriaal klaarzetten
4 personen
Partytenten opbouwen
4 personen
Tafels en stoelen plaatsen
4 personen
Podiumvrije presentatieruimte maken
2 personen
Omroepinstallatie aansluiten
2 personen
Stroomkabels veilig afplakken
2 personen
Inschrijftafel inrichten
2 personen
Cateringtafel inrichten
3 personen
Toiletten controleren
2 personen
EHBO-materiaal klaarleggen
2 personen
Veiligheidsronde lopen
3 personen
Vrijwilligers instrueren
2 personen
Jurytafel inrichten
2 personen
Wedstrijdmateriaal testen
3 personen

Event

Registratie openen
3 personen
Deelnemers ontvangen
3 personen
Startsein geven
2 personen
Uitleg caber toss geven
2 personen
Caber toss begeleiden
4 personen
Uitleg stone put geven
2 personen
Stone put begeleiden
4 personen
Uitleg sheaf toss geven
2 personen
Sheaf toss begeleiden
4 personen
Uitleg hamerwerpen geven
2 personen
Hamerwerpen begeleiden
5 personen
Uitslagen tussentijds noteren
2 personen
Dranken serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Koffie en thee schenken
2 personen
Hapjes serveren
3 personen
Maaltijd uitserveren
4 personen
Servies ophalen
2 personen
Afvalbakken legen
2 personen
Wedstrijdvelden vrijhouden
2 personen
Deelnemers veilig laten wisselen
2 personen
Muziek verzorgen
Uitslagen controleren
3 personen
Prijzentafel klaarzetten
2 personen
Winnaars bekendmaken
2 personen
Prijzen uitreiken
3 personen
Vrije spelronde begeleiden
4 personen
Laatste ronde aankondigen
Bezoekers naar uitgang begeleiden
3 personen

Nazorg

Wedstrijdmateriaal verzamelen
4 personen
Catering opruimen
4 personen
Servies afwassen
3 personen
Afval sorteren
3 personen
Terrein schoonmaken
5 personen
Tenten en decoratie afbreken
4 personen
Tafels en stoelen afvoeren
4 personen
Omroepinstallatie loskoppelen
2 personen
Koelboxen legen
2 personen
Overgebleven eten koelen
2 personen
Locatie afsluiten
2 personen
Geleende spullen retourneren
2 personen
Gehuurde materialen retourneren
2 personen
Wasgoed wassen
Borg en sleutels afhandelen
Foto's met deelnemers delen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 3
Biertafelsaantal 10
Klaptafelsaantal 6
Klapstoelenaantal 80
Barkrukkenaantal 12
Inschrijftafel
Jurytafel
Prijzentafel
Afvalbakkenaantal 8

Sportmateriaal

Caberstammenaantal 2
Wedstrijdstenenaantal 4
Hamergewichtenaantal 4
Sheafzakkenaantal 3
Pitchforksaantal 2
Touwtrektouw
Estafettestokkenaantal 6
Pionnenaantal 30
Afzetpalenaantal 24
Afzetlintaantal 300
Meetlintenaantal 4
Stopwatchesaantal 4
Scorebordenaantal 4
Wedstrijdfluitjesaantal 6
Startnummersaantal 60
Veiligheidsmattenaantal 4

Apparatuur

Mobiele geluidsinstallatie
Draadloze microfoonsaantal 2
Verlengkabelsaantal 6
Kabelhaspelsaantal 3
Powerbanksaantal 4

Servies

Herbruikbare drinkglazenaantal 150
Koffiekopjesaantal 80
Bordenaantal 150
Besteksetsaantal 150
Serveerschalenaantal 12
Opscheplepelsaantal 8

Keuken

Warmhoudbakkenaantal 4
Soepketelsaantal 2
Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Koelboxenaantal 6
Thermoskannenaantal 6
Snijplankenaantal 4
Messenaantal 8
Tangenaantal 6

Decoratie

Schotse vlaggenaantal 12
Vlaggenlijnenaantal 10
Welkomstbord
Programmaframesaantal 6
Pijlbordenaantal 10

Verlichting

Ledlichtsnoerenaantal 8
Ledlampenaantal 10
Batterijlantaarnsaantal 8

Schoonmaak

Afvalcontainersaantal 4
Bezemsaantal 4
Blikvangersaantal 2
Dweilenaantal 3
Emmersaantal 3
Schoonmaakhandschoenenaantal 8

Veiligheid

EHBO-koffersaantal 2
Koelelementenaantal 12
Brandblussersaantal 2
Zaklampenaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Leg de wedstrijdonderdelen vroeg vast en controleer per onderdeel welke veiligheidsruimte nodig is. Plan bijvoorbeeld bij caberstammen, hamergewichten en wedstrijdstenen aparte zones met afzetpalen, afzetlint en veiligheidsmatten.
Open de aanmeldingen pas nadat programma, locatie en begeleiders zijn bevestigd. Sluit de deelnemerslijst enkele dagen voor het evenement af, zodat je startnummers, deelnemerskaarten en het wedstrijdschema nog kunt afdrukken.
Controleer stroompunten voordat je de mobiele geluidsinstallatie en draadloze microfoons reserveert of aansluit. Leg verlengkabels, kabelhaspels en powerbanks apart klaar; die worden vaak pas gemist wanneer de omroep al moet starten.
Maak het terrein minstens één dag vooraf wedstrijdklaar. Maai en controleer het gras, markeer loop- en werpzones met pionnen en afzetlint en leg meetlinten, stopwatches, scoreborden en wedstrijdfluitjes per onderdeel bij de juiste jurytafel.
Regel catering en afvalinzameling op basis van het definitieve aantal deelnemers en begeleiders. Geef dieetwensen vooraf door, koel dranken tijdig en zet afvalbakken bij de eetplek, ingang en wedstrijdzones in plaats van alleen naast de catering.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik Highland Games organiseren?: Begin minimaal 8 tot 12 weken vooraf met datum, programma, locatie en vergunningen. Open daarna de aanmeldingen en leg wedstrijdbegeleiders, catering en materiaal tijdig vast.
Hoeveel wedstrijdonderdelen heb je nodig voor Highland Games?: Plan voor een compact programma ongeveer 5 tot 7 onderdelen, afhankelijk van het aantal deelnemers en begeleiders. Reken per onderdeel extra tijd voor uitleg, pogingen, meten en het noteren van scores.
Wanneer moet ik de deelnemerslijst voor Highland Games sluiten?: Sluit de lijst bij voorkeur 3 tot 5 dagen voor de wedstrijddag. Dan kun je startnummers, deelnemerskaarten, dieetwensen, catering en het wedstrijdschema definitief maken.
Wat moet ik op de wedstrijddag controleren bij Highland Games?: Controleer vóór de start het terrein, de afzetting, veiligheidsmatten, wedstrijdmaterialen, scoreborden en stroomvoorziening. Reserveer minstens 60 minuten voor deze terrein- en materiaalcontrole voordat deelnemers zich inschrijven.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.