Organiser des Highland Games sans rien oublier

Une compétition de Highland Games demande plus qu’un terrain et quelques épreuves. Il faut fixer le programme, encadrer les participants, sécuriser les zones de lancer et prévoir le matériel avant l’arrivée du public. Cette checklist de 84 tâches et 64 équipements vous aide à avancer dans le bon ordre, des autorisations aux derniers contrôles météo. Vous y trouverez aussi les points souvent réglés trop tard : alimentation électrique, badges, médailles, boissons fraîches et évacuation des déchets.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et le programme
2 personnes
Définir les épreuves de la compétition
3 personnes
Réserver le lieu
Vérifier les autorisations
Organiser les encadrants du concours
2 personnes
Gérer la musique et les annonces
Envoyer les invitations
2 personnes
Ouvrir les inscriptions
Enregistrer les participants
Recueillir les besoins alimentaires
Réserver le catering
Réserver l’enlèvement des déchets
Vérifier les points d'alimentation
2 personnes
Suivre les prévisions météo
Finaliser la liste des participants
Transmettre les besoins alimentaires
Imprimer le planning du match
Créer les badges participants
2 personnes
Vérifier les prix et les médailles
Faire les courses
3 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes
Préparer les vêtements et accessoires
2 personnes
Tondre et vérifier le terrain
2 personnes
Délimiter le terrain
4 personnes
Préparer le matériel de compétition
4 personnes
Monter les tentes de réception
4 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Créer un espace de présentation sans scène
2 personnes
Brancher le système de sonorisation
2 personnes
Fixer les câbles électriques en toute sécurité
2 personnes
Installer le comptoir d’inscription
2 personnes
Installer la table traiteur
3 personnes
Vérifier les toilettes
2 personnes
Préparer le matériel de premiers secours
2 personnes
Faire une ronde de sécurité
3 personnes
Briefer les bénévoles
2 personnes
Installer la table du jury
2 personnes
Tester le matériel de compétition
3 personnes

Événement

Ouvrir l’inscription
3 personnes
Accueillir les participants
3 personnes
Donner le signal de départ
2 personnes
Donner les consignes pour le caber toss
2 personnes
Encadrer le caber toss
4 personnes
Donner les consignes pour le stone put
2 personnes
Accompagner Stone put
4 personnes
Donner les explications du sheaf toss
2 personnes
Animer le lancer de gerbes
4 personnes
Donner les explications sur le lancer du marteau
2 personnes
Encadrer le lancer du marteau
5 personnes
Noter les résultats au fur et à mesure
2 personnes
Servir les boissons
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Servir le café et le thé
2 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Servir le repas
4 personnes
Récupérer la vaisselle
2 personnes
Vider les poubelles
2 personnes
Dégager les terrains de compétition
2 personnes
Faire changer les participants en toute sécurité
2 personnes
Fournir la musique
Vérifier les résultats
3 personnes
Préparer la table des prix
2 personnes
Annonce des gagnants
2 personnes
Remettre les prix
3 personnes
Accompagner la session de jeu libre
4 personnes
Annoncer le dernier tour
Accompagner les visiteurs vers la sortie
3 personnes

Suivi

Rassembler le matériel de compétition
4 personnes
Ranger le service traiteur
4 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Trier les déchets
3 personnes
Nettoyer le site
5 personnes
Démonter les tentes et la décoration
4 personnes
Évacuer les tables et les chaises
4 personnes
Débrancher le système de sonorisation
2 personnes
Vider les glacières
2 personnes
Réfrigérer les restes
2 personnes
Fermer le lieu
2 personnes
Rendre les articles empruntés
2 personnes
Rendre le matériel loué
2 personnes
Laver le linge
Gérer la caution et les clés
Partager les photos avec les participants

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 3
Tables de bièreqté 10
Tables pliantesqté 6
Chaises pliantesqté 80
Tabourets de barqté 12
Table d'inscription
Table du jury
Table des prix
Poubellesqté 8

Matériel de sport

Troncs de caberqté 2
Pierres de compétitionqté 4
Poids de marteauqté 4
Sacs de gerbesqté 3
Fourchesqté 2
Corde de tir à la corde
Témoins de relaisqté 6
Cônesqté 30
Poteaux de balisageqté 24
Ruban de balisageqté 300
Mètres rubansqté 4
Chronomètresqté 4
Panneaux de scoreqté 4
Sifflets de compétitionqté 6
Numéros de départqté 60
Tapis de sécuritéqté 4

Équipement

Système de sonorisation mobile
Microphones sans filqté 2
Rallongesqté 6
Rallonges à enrouleurqté 3
Batteries externesqté 4

Vaisselle

Verres réutilisablesqté 150
Tasses à caféqté 80
Assiettesqté 150
Couvertsqté 150
Plateaux de serviceqté 12
Louchesqté 8

Cuisine

Bacs de maintien au chaudqté 4
Marmites à soupeqté 2
Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Glacièresqté 6
Thermosqté 6
Planches à découperqté 4
Couteauxqté 8
Pincesqté 6

Décoration

Drapeaux écossaisqté 12
Guirlandes de fanionsqté 10
Panneau d’accueil
Cadres du programmeqté 6
Panneaux indicateursqté 10

Éclairage

Guirlandes LEDqté 8
Lampes LEDqté 10
Lampes à pilesqté 8

Nettoyage

Conteneurs à déchetsqté 4
Balaisqté 4
Éléments pharesqté 2
Serpillièresqté 3
Seauxqté 3
Gants de nettoyageqté 8

Sécurité

Trousses de premiers secoursqté 2
Pains de glaceqté 12
Extincteursqté 2
Lampes de pocheqté 4

Catering

Courses

Conseils

Bloquez le programme avant d’ouvrir les inscriptions : indiquez les épreuves, les horaires, les catégories et les règles de participation. Prévoyez aussi un responsable ou un encadrant pour chaque zone de compétition.
Délimitez le terrain avant le jour J avec des cônes, des poteaux et du ruban de balisage. Gardez une zone de sécurité clairement séparée autour des troncs de caber, pierres, marteaux et poids.
Vérifiez l’alimentation électrique au moins une semaine avant l’événement pour la sonorisation, les microphones et les rallonges. Ajoutez des batteries externes afin de ne pas dépendre d’une seule prise.
Finalisez les besoins alimentaires plusieurs jours avant la compétition et transmettez-les au traiteur. Refroidissez les boissons la veille et préparez les en-cas avant l’arrivée des participants.
Imprimez le planning, les numéros de départ et les panneaux de score avant l’installation. Préparez une table d’inscription, une table du jury et une table des prix pour éviter les files et les recherches le jour même.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser des Highland Games ?: Prévoyez au moins 6 à 8 semaines pour réserver le lieu, vérifier les autorisations, choisir les épreuves et ouvrir les inscriptions. Commencez plus tôt si le site ou le matériel sportif doit être réservé.
Quand ouvrir les inscriptions aux Highland Games ?: Ouvrez-les environ 4 semaines avant l’événement, une fois le programme, les catégories et les règles définis. Demandez les besoins alimentaires dès l’inscription et clôturez la liste 7 à 10 jours avant.
Quel matériel faut-il prévoir pour les Highland Games ?: Prévoyez le matériel de compétition, le balisage, les chronomètres, les sifflets, les panneaux de score et les tapis de sécurité. Ajoutez une sonorisation mobile, des microphones, des rallonges et des batteries externes pour les annonces.
Quand préparer le terrain pour des Highland Games ?: Tondez et contrôlez le terrain 2 à 3 jours avant, puis délimitez les zones la veille. Faites un dernier contrôle le matin même pour vérifier le sol, les distances, le balisage et l’absence d’obstacles.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.