Checklist para organizar unos Highland Games sin improvisar

Unos Highland Games necesitan más preparación que elegir varias pruebas y reunir al grupo. Hay que cerrar el programa, asegurar el terreno, coordinar jueces y participantes y revisar el material deportivo antes del día del evento. Esta checklist te ayuda a ordenar las gestiones desde la reserva del lugar hasta la entrega de premios. También incluye los detalles que suelen llegar tarde: permisos, necesidades dietéticas, previsión meteorológica, señalización y sonido.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Fijar la fecha y el programa
2 personas
Definir las pruebas de la competición
3 personas
Reservar el lugar
Comprobar permisos
Asignar los responsables de la competición
2 personas
Gestionar la música y la megafonía
Enviar invitaciones
2 personas
Abrir inscripciones
Registrar a los participantes
Recoger preferencias dietéticas
Reservar el catering
Reservar recogida de residuos
Comprobar los puntos de electricidad
2 personas
Seguir la previsión del tiempo
Cerrar la lista de participantes
Comunicar necesidades dietéticas
Imprimir el calendario de la competición
Hacer tarjetas de participantes
2 personas
Comprobar premios y medallas
Hacer la compra
3 personas
Enfriar bebidas
2 personas
Preparar aperitivos
3 personas
Dejar listos la ropa y los accesorios
2 personas
Cortar y revisar el terreno
2 personas
Marcar el recinto
4 personas
Preparar el material de competición
4 personas
Montar las carpas
4 personas
Colocar mesas y sillas
4 personas
Crear un espacio de presentación sin escenario
2 personas
Conectar la megafonía
2 personas
Asegurar los cables eléctricos con cinta
2 personas
Montar la mesa de inscripciones
2 personas
Montar la mesa de catering
3 personas
Comprobar los baños
2 personas
Preparar el material de primeros auxilios
2 personas
Realizar la ronda de seguridad
3 personas
Instruir a los voluntarios
2 personas
Preparar la mesa del jurado
2 personas
Probar el material de la competición
3 personas

Evento

Abrir el registro
3 personas
Recepción de participantes
3 personas
Dar la señal de inicio
2 personas
Dar explicación del caber toss
2 personas
Dirigir el caber toss
4 personas
Dar instrucciones sobre el stone put
2 personas
Coordinar Stone put
4 personas
Dar la explicación de sheaf toss
2 personas
Coordinar el sheaf toss
4 personas
Dar instrucciones sobre lanzamiento de martillo
2 personas
Coordinar lanzamiento de martillo
5 personas
Anotar resultados intermedios
2 personas
Servir las bebidas
3 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Servir café y té
2 personas
Servir aperitivos
3 personas
Servir la comida
4 personas
Recoger la vajilla
2 personas
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
Mantener libres las zonas de competición
2 personas
Permitir el cambio de participantes de forma segura
2 personas
Proporcionar la música
Comprobar los resultados
3 personas
Preparar la mesa de premios
2 personas
Anunciar a los ganadores
2 personas
Entregar premios
3 personas
Guiar la ronda de juego libre
4 personas
Anunciar la última ronda
Guiar a los visitantes hacia la salida
3 personas

Seguimiento

Recoger el material de competición
4 personas
Recoger el catering
4 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Clasificar residuos
3 personas
Limpiar el recinto
5 personas
Desmontar las carpas y la decoración
4 personas
Retirar las mesas y sillas
4 personas
Desconectar el sistema de megafonía
2 personas
Vaciar neveras portátiles
2 personas
Refrigerar la comida sobrante
2 personas
Cerrar el recinto
2 personas
Devolver los objetos prestados
2 personas
Devolver el material alquilado
2 personas
Lavar la ropa
Gestionar la fianza y las llaves
Compartir fotos con los participantes

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Carpas de fiestacant. 3
Mesas de cervezacant. 10
Mesas plegablescant. 6
Sillas plegablescant. 80
Taburetes de barcant. 12
Mesa de inscripción
Mesa del jurado
Mesa de premios
Papeleracant. 8

Material deportivo

Troncos para cabercant. 2
Piedras de competicióncant. 4
Pesas para martillocant. 4
Sacos de sheafcant. 3
Horcascant. 2
Cuerda para tira y afloja
Testigos de relevocant. 6
Conoscant. 30
Postes separadorescant. 24
Cinta de balizamientocant. 300
Cintas métricascant. 4
Cronómetroscant. 4
Marcadorescant. 4
Silbatos de competicióncant. 6
Dorsalescant. 60
Colchonetas de seguridadcant. 4

Equipo

Equipo de sonido móvil
Micrófonos inalámbricoscant. 2
Cables alargadorescant. 6
Enrollacablescant. 3
Baterías externascant. 4

Vajilla

Vasos reutilizablescant. 150
Tazas de cafécant. 80
Platoscant. 150
Cubiertoscant. 150
Bandejas de servircant. 12
Cucharonescant. 8

Cocina

Bandejas para mantener calientecant. 4
Ollas para sopacant. 2
Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2
Neveras portátilescant. 6
Termoscant. 6
Tablas de cortarcant. 4
Cuchilloscant. 8
Pinzascant. 6

Decoración

Banderas escocesascant. 12
Guirnaldascant. 10
Cartel de bienvenida
Marcos del programacant. 6
Carteles direccionalescant. 10

Iluminación

Guirnaldas de luces LEDcant. 8
Lámparas LEDcant. 10
Linternas a pilascant. 8

Limpieza

Contenedores de basuracant. 4
Escobascant. 4
Puntos de atraccióncant. 2
Fregonascant. 3
Cuboscant. 3
Guantes de limpiezacant. 8

Seguridad

Botiquines de primeros auxilioscant. 2
Acumuladores de fríocant. 12
Extintorescant. 2
Linternascant. 4

Catering

Compras

Consejos

Cierra las pruebas y el programa antes de abrir las inscripciones. Así puedes indicar con claridad los horarios, las categorías y el material necesario, y evitar cambios cuando ya haya participantes apuntados.
Revisa el terreno al menos 7 días antes y vuelve a comprobarlo la víspera. Marca las zonas de competición, coloca conos y cinta de balizamiento, y deja preparadas las colchonetas en los puntos de riesgo.
Asigna responsables concretos para cada prueba, el registro, el jurado y la megafonía. Entrega a cada participante su dorsal y prepara tarjetas o marcadores para anotar resultados sin depender de la memoria.
Cierra la lista de participantes entre 3 y 5 días antes. En ese momento comunica al catering las preferencias dietéticas, calcula las bebidas y deja enfriar las botellas con antelación suficiente.
Haz una prueba del equipo de sonido el día anterior, incluidos micrófonos, cables alargadores, enrollacables y baterías externas. Lleva un plan alternativo si el recinto tiene pocos puntos de electricidad o cambia la previsión del tiempo.

Preguntas frecuentes

¿Cuánto tiempo antes hay que empezar a organizar unos Highland Games?: Empieza entre 8 y 12 semanas antes para reservar el lugar, comprobar permisos y definir las pruebas. Abre las inscripciones cuando el programa y el horario estén cerrados, normalmente entre 4 y 6 semanas antes.
¿Cuándo debo cerrar las inscripciones de los Highland Games?: Cierra la lista entre 3 y 5 días antes del evento. Necesitarás ese margen para preparar dorsales, tarjetas de participantes, el calendario de competición y el número final para el catering.
¿Qué hay que preparar el día antes de unos Highland Games?: Deja listos la ropa y los accesorios, enfría las bebidas, revisa premios y medallas y prueba el sonido. También conviene inspeccionar el terreno, colocar la señalización básica y comprobar que todo el material deportivo está disponible.
¿Cuánto espacio se necesita para organizar unos Highland Games?: Reserva espacio suficiente para separar cada prueba, el público, la inscripción y la zona de premios, sin cruzar las trayectorias de lanzamiento o carrera. Haz una medición del terreno al menos 7 días antes y marca las áreas con conos, postes y cinta antes de recibir a los participantes.

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