Highland Games organisieren: die vollständige Checkliste

Highland Games brauchen mehr Vorbereitung als ein normales Sportfest: Neben Wettkampfdisziplinen und Material müssen Gelände, Helfer, Sicherheit und Ablauf zusammenpassen. Plane zuerst Termin, Programm und Veranstaltungsort und öffne danach die Anmeldung. In der letzten Woche zählen Wetterkontrolle, Teilnehmerzahlen, Verpflegung und der Aufbau. Diese Checkliste führt dich durch die wichtigsten Schritte – von der ersten Reservierung bis zur Siegerehrung.

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Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

Datum und Programm festlegen
2 Personen
Wettkampfbestandteile festlegen
3 Personen
Location reservieren
Genehmigungen prüfen
Wettkampfbetreuer festlegen
2 Personen
Musik und Durchsagen organisieren
Einladungen verschicken
2 Personen
Anmeldungen öffnen
Teilnehmer registrieren
Ernährungswünsche erfassen
Catering reservieren
Abfallentsorgung reservieren
Stromanschlüsse kontrollieren
2 Personen
Wettervorhersage verfolgen
Teilnehmerliste abschließen
Diätwünsche weitergeben
Spielplan ausdrucken
Teilnehmerkarten erstellen
2 Personen
Preise und Medaillen prüfen
Einkaufen gehen
3 Personen
Getränke kühlen
2 Personen
Snacks vorbereiten
3 Personen
Kleidung und Accessoires bereitlegen
2 Personen
Gelände mähen und kontrollieren
2 Personen
Gelände markieren
4 Personen
Wettkampfmaterial bereitstellen
4 Personen
Partyzelte aufbauen
4 Personen
Tische und Stühle aufstellen
4 Personen
Präsentationsraum ohne Bühne einrichten
2 Personen
Beschallungsanlage anschließen
2 Personen
Stromkabel sicher abkleben
2 Personen
Anmeldetisch einrichten
2 Personen
Cateringtisch einrichten
3 Personen
Toiletten kontrollieren
2 Personen
Erste-Hilfe-Material bereitlegen
2 Personen
Sicherheitsrunde gehen
3 Personen
Freiwillige einweisen
2 Personen
Jurytisch einrichten
2 Personen
Wettkampfmaterial testen
3 Personen

Event

Registrierung öffnen
3 Personen
Teilnehmende empfangen
3 Personen
Startsignal geben
2 Personen
Caber Toss erklären
2 Personen
Caber Toss begleiten
4 Personen
Erklärung zum Stone Put geben
2 Personen
Stone put begleiten
4 Personen
Sheaf Toss erklären
2 Personen
Sheaf toss betreuen
4 Personen
Hammerwurf erklären
2 Personen
Hammerwerfen begleiten
5 Personen
Zwischenergebnisse notieren
2 Personen
Getränke servieren
3 Personen
Getränke nachfüllen
2 Personen
Kaffee und Tee ausschenken
2 Personen
Snacks servieren
3 Personen
Mahlzeit servieren
4 Personen
Geschirr abholen
2 Personen
Mülleimer leeren
2 Personen
Wettkampffelder freihalten
2 Personen
Teilnehmer sicher wechseln lassen
2 Personen
Musik organisieren
Ergebnisse prüfen
3 Personen
Preistisch aufstellen
2 Personen
Gewinner bekanntgeben
2 Personen
Preise überreichen
3 Personen
Freie Spielrunde begleiten
4 Personen
Letzte Runde ankündigen
Besucher zum Ausgang begleiten
3 Personen

Nachbereitung

Spielmaterial zusammenstellen
4 Personen
Catering aufräumen
4 Personen
Geschirr abwaschen
3 Personen
Abfall trennen
3 Personen
Gelände reinigen
5 Personen
Zelte und Dekoration abbauen
4 Personen
Tische und Stühle abtransportieren
4 Personen
Durchsagenanlage abkoppeln
2 Personen
Kühlboxen leeren
2 Personen
Übrig gebliebenes Essen kühlen
2 Personen
Veranstaltungsort abschließen
2 Personen
Geliehene Sachen zurückgeben
2 Personen
Gemietete Materialien zurückgeben
2 Personen
Wäsche waschen
Kaution und Schlüssel abwickeln
Fotos mit Teilnehmenden teilen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

PartyzelteAnz. 3
BiertischeAnz. 10
KlappischeAnz. 6
KlappstühleAnz. 80
BarhockerAnz. 12
Anmeldetisch
Jurytisch
Preisetisch
AbfallbehälterAnz. 8

Sportmaterial

Caber-StämmeAnz. 2
WettkampfsteineAnz. 4
HammergewichteAnz. 4
SheafzakkenAnz. 3
HeugabelnAnz. 2
Tauziehseil
StaffelstäbeAnz. 6
KegelAnz. 30
AbsperrpfostenAnz. 24
AbsperrbandAnz. 300
MessbänderAnz. 4
StoppuhrenAnz. 4
AnzeigetafelnAnz. 4
WettkampfpfeifenAnz. 6
StartnummernAnz. 60
SicherheitsmattenAnz. 4

Ausstattung

Mobile Beschallungsanlage
FunkmikrofoneAnz. 2
VerlängerungskabelAnz. 6
KabeltrommelnAnz. 3
PowerbanksAnz. 4

Geschirr

Wiederverwendbare TrinkgläserAnz. 150
KaffeetassenAnz. 80
TellerAnz. 150
BestecksetsAnz. 150
ServierschalenAnz. 12
ServierlöffelAnz. 8

Küche

WarmhaltebehälterAnz. 4
SuppenkesselAnz. 2
KaffeemaschinenAnz. 2
WasserkocherAnz. 2
KühlboxenAnz. 6
ThermoskannenAnz. 6
SchneidebretterAnz. 4
MesserAnz. 8
ZangenAnz. 6

Dekoration

Schottische FahnenAnz. 12
WimpelkettenAnz. 10
Willkommensschild
ProgrammrahmenAnz. 6
WegweiserAnz. 10

Beleuchtung

LED-LichterkettenAnz. 8
LED-LampenAnz. 10
BatterielaternenAnz. 8

Reinigung

AbfallcontainerAnz. 4
BesenAnz. 4
BlickfängerAnz. 2
WischmopsAnz. 3
EimerAnz. 3
ReinigungshandschuheAnz. 8

Sicherheit

Erste-Hilfe-KofferAnz. 2
KühlelementeAnz. 12
FeuerlöscherAnz. 2
TaschenlampenAnz. 4

Catering

Einkäufe

Tipps

Lege die Disziplinen früh fest und teile die Teilnehmer in einen klaren Zeitplan ein. Drucke Spielplan, Teilnehmerkarten und Startnummern spätestens am Vortag aus, damit die Anmeldung vor Ort nicht stockt.
Prüfe das Gelände nicht erst am Veranstaltungstag. Mähe und kontrolliere die Fläche einige Tage vorher, markiere Wettkampfzonen und halte für Wurfdisziplinen, Tauziehen und Staffelstrecken ausreichend Sicherheitsabstand frei.
Plane die Helfer nach Aufgaben statt nur nach Gesamtzahl: Du brauchst feste Verantwortliche für Anmeldung, Jury, Wettkampfbetreuung, Durchsagen und Erste Hilfe. Gib jeder Station vor Beginn einen schriftlichen Ablauf und Messregeln.
Erfasse Ernährungswünsche bereits bei der Anmeldung und leite die endgültige Liste spätestens eine Woche vor dem Event an das Catering weiter. Getränke sollten am Vortag gekühlt werden; für das erste Veranstaltungsstunde kannst du mit zwei bis drei Getränken pro Person rechnen.
Kontrolliere Stromanschlüsse, Kabeltrommeln und die mobile Beschallung vor dem Aufbau. Lege zusätzlich Powerbanks bereit und sichere Verlängerungskabel so, dass weder Teilnehmer noch Publikum darüber stolpern.

Häufige Fragen

Wie lange vorher sollte man Highland Games organisieren?: Beginne mindestens 8 bis 12 Wochen vorher. In diesem Zeitraum kannst du Location, Genehmigungen, Catering, Wettkampfbetreuer und die wichtigsten Sportmaterialien verlässlich organisieren.
Wie viele Disziplinen braucht man für Highland Games?: Für einen halben Veranstaltungstag reichen meist 5 bis 8 Disziplinen. Plane pro Disziplin etwa 20 bis 30 Minuten ein und rechne zusätzliche Zeit für Wechsel, Erklärungen und Messungen ein.
Wann sollte die Anmeldung für Highland Games geschlossen werden?: Schließe die Anmeldung idealerweise 7 bis 10 Tage vor dem Termin. Dann kannst du Teilnehmerliste, Startnummern, Spielplan, Diätwünsche und die benötigte Verpflegung final festlegen.
Was muss man bei Highland Games am Vortag vorbereiten?: Bereite Spielplan, Teilnehmerkarten, Preise und Startnummern vor und kühle die Getränke. Kontrolliere außerdem Wettervorhersage, Stromversorgung, Sicherheitsmatten, Absperrungen und das gesamte Wettkampfmaterial.

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