Checklist voor een hardloopwedstrijd organiseren

Een hardloopwedstrijd organiseren vraagt meer dan een route uitzetten en een starttijd kiezen. Je regelt vooraf inschrijvingen, startnummers, vergunningdocumenten, verkeersposten, timing en medische bereikbaarheid. In de laatste week controleer je de route opnieuw, test je de apparatuur en maak je de startpakketten klaar. Op de wedstrijddag draait alles om een vaste opbouwvolgorde, duidelijke communicatie en voldoende water op start- en finishlocatie. Deze checklist zet de voorbereiding overzichtelijk bij elkaar.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Wedstrijdinformatie publiceren
2 personen
Inschrijfformulier openen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Inschrijvingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Deelnemerslijst controleren
2 personen
Startnummers toewijzen
2 personen
Startnummers afdrukken
2 personen
Deelnemersmails versturen
Route definitief controleren
3 personen
Routekaart afdrukken
Vergunningdocumenten klaarleggen
Verkeersposten indelen
2 personen
Vrijwilligersinstructies afdrukken
Medische contactgegevens klaarzetten
Timingapparatuur testen
2 personen
Geluidsinstallatie testen
2 personen
Boodschappen doen
3 personen
Materialen verzamelen
3 personen
Startpakketten samenstellen
4 personen
Prijzen en medailles sorteren
2 personen
Koelboxen vullen
2 personen
Weersverwachting controleren
Locatie vrijmaken
4 personen
Partytenten opbouwen
4 personen
Tafels en stoelen plaatsen
4 personen
Start- en finishboog opbouwen
4 personen
Startvak afzetten
3 personen
Routepijlen plaatsen
6 personen
Verkeershekken plaatsen
4 personen
Kilometermarkeringen plaatsen
3 personen
Waterpost inrichten
4 personen
Finishverzorging inrichten
4 personen
Inschrijftafels inrichten
3 personen
Startpakketten klaarleggen
3 personen
Medailles klaarleggen
2 personen
Cateringbuffet klaarzetten
4 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Koffie en thee voorbereiden
2 personen
Geluidsinstallatie opbouwen
2 personen
EHBO-materiaal klaarzetten
2 personen
Vrijwilligers instrueren
3 personen

Event

Aanmeldbalie openen
4 personen
Startnummers uitdelen
4 personen
Late inschrijvingen verwerken
2 personen
Deelnemers naar startvak begeleiden
3 personen
Startschot verzorgen
2 personen
Startvak bewaken
4 personen
Verkeersposten bemannen
10 personen
Routeposten bemannen
8 personen
Tussentijden registreren
2 personen
Water uitdelen
4 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Finishers verwelkomen
4 personen
Medailles uitreiken
3 personen
Fruit uitdelen
3 personen
Hapjes serveren
3 personen
Koffie en thee serveren
2 personen
Uitslagen controleren
2 personen
Prijsuitreiking verzorgen
3 personen
Publiek informeren
2 personen
Afvalbakken legen
2 personen
Aanmeldbalie sluiten
2 personen
Routeposten afmelden
2 personen

Nazorg

Routepijlen verwijderen
6 personen
Verkeershekken verwijderen
4 personen
Start- en finishboog afbreken
4 personen
Tenten afbreken
4 personen
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Overgebleven eten verpakken
2 personen
Servies afwassen
3 personen
Apparatuur uitschakelen
2 personen
Afval verzamelen
4 personen
Locatie schoonmaken
4 personen
Materialen inventariseren
2 personen
Geleende materialen retourneren
2 personen
Uitslagen publiceren
Deelnemersbedankje versturen
Sponsorgelden registreren
2 personen
Onkosten en bonnetjes ordenen
Gevonden voorwerpen verzamelen
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 3
Klaptafelsaantal 12
Klapstoelenaantal 40
Biertafelsaantal 6
Kledingrekkenaantal 2
Tafelkledenaantal 12

Sportmateriaal

Startnummersaantal 350
Startnummerbandenaantal 350
Hardloopmedaillesaantal 350
Waterbekersaantal 1500
Drinkkrattenaantal 20
Pionnenaantal 80
Afzetlintaantal 20
Verkeershekkenaantal 30
Start- en finishboog
Kilometermarkeringenaantal 10
Stopwatchesaantal 6
Meetlint
Prijzenbekersaantal 6
Startpistool

Bewegwijzering

Routepijlenaantal 40
Informatiebordenaantal 12
Parkeerbordenaantal 8
Bordhoudersaantal 20
Pijlbordenaantal 20

Apparatuur

Laptopaantal 2
Printer
Mobiele telefoonsaantal 8
Portofoonsaantal 12
Powerbanksaantal 8
Verlengsnoerenaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Geluidsinstallatie
Microfoonsaantal 2
Luidsprekersaantal 2

Verlichting

Bouwlampenaantal 4
Lichtsnoerenaantal 4

Servies

Herbruikbare bekersaantal 500
Bordenaantal 300
Besteksetsaantal 300
Koffiekopjesaantal 100
Schenkkanenaantal 12
Thermoskannenaantal 8

Keuken

Koelboxenaantal 8
IJsboxenaantal 4
Snijplankenaantal 4
Keukenmessenaantal 6
Serveerschalenaantal 12
Serveertangenaantal 8
Broodmandenaantal 6
Kurkentrekkersaantal 2

Veiligheid

EHBO-koffersaantal 3
Wegwerphandschoenenaantal 100
Reddingsdekensaantal 20
Koelcompressenaantal 20
Veiligheidshesjesaantal 30
Zaklampenaantal 8

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 12
Afvalgrijpersaantal 4
Bezemsetsaantal 4
Dweilenaantal 4
Emmersaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Leg de route uiterlijk een week voor de wedstrijd definitief vast en controleer op de wedstrijddag zelf of routepijlen, kilometermarkeringen, pionnen en afzetlint nog goed zichtbaar staan.
Plan de inschrijving niet pas vlak voor de start: sluit de deelnemerslijst bij voorkeur 3 tot 5 dagen vooraf, zodat je startnummers kunt toewijzen, afdrukken en in startpakketten verdelen.
Test timingapparatuur, stopwatches, geluidsinstallatie en portofoons minimaal 24 uur vooraf. Leg ook opgeladen mobiele telefoons en powerbanks klaar voor verkeersposten en organisatie.
Maak per verkeerspost een korte instructie met locatie, wisseltijd en noodnummer. Geef vrijwilligers die informatie uiterlijk de avond ervoor, samen met routekaart en portofoonindeling.
Controleer de weersverwachting 48 uur vooraf en nogmaals op de ochtend zelf. Zet partytenten, tafels en informatieborden eerst neer en vul daarna de koelboxen, drinkkratten en waterbekers.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een hardloopwedstrijd organiseren?: Begin minimaal 8 tot 12 weken vooraf met de wedstrijdinformatie, inschrijving en vergunningaanvraag. Reserveer de laatste 2 weken voor routecontrole, vrijwilligersindeling, materiaalcontrole en communicatie met deelnemers.
Wanneer moet ik de startnummers voor een hardloopwedstrijd maken?: Controleer de deelnemerslijst 3 tot 5 dagen voor de start en wijs daarna de startnummers toe. Druk ze uiterlijk 1 dag vooraf af en sorteer ze op nummer of achternaam in de startpakketten.
Hoeveel vrijwilligers heb ik nodig voor een hardloopwedstrijd?: Reken voor elke verkeerspost minimaal 2 vrijwilligers als de post langer dan 2 uur bezet moet blijven. Tel daarnaast aparte mensen voor inschrijving, start en finish, timing, materiaal en medische coördinatie; maak de indeling uiterlijk 1 week vooraf.
Wanneer test ik de timing en geluidsinstallatie?: Test timingapparatuur en geluidsinstallatie minimaal 24 uur voor de wedstrijd en nogmaals tijdens de opbouw. Controleer ook reservebatterijen, stroomvoorziening en een werkende mobiele telefoon voordat deelnemers arriveren.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.