Checklist pour organiser une course à pied

Une course à pied se prépare par étapes : inscriptions, parcours, sécurité, bénévoles et accueil des participants. Cette checklist regroupe les actions à suivre avant le départ, jusqu’à l’installation sur place. Prévois notamment l’impression des dossards, le balisage, les postes de circulation et les tests du chronométrage. Les derniers jours servent surtout à confirmer les participants, vérifier la météo et rassembler tout le matériel.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Publier les informations du match
2 personnes
Ouvrir le formulaire d’inscription
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Vérifier la liste des participants
2 personnes
Attribuer les numéros de départ
2 personnes
Imprimer les dossards
2 personnes
Envoyer les e-mails aux participants
Vérifier définitivement l’itinéraire
3 personnes
Imprimer la carte d'itinéraire
Préparer les documents de permis
Répartir les postes de circulation
2 personnes
Imprimer les consignes des bénévoles
Préparer les coordonnées médicales
Tester le matériel de chronométrage
2 personnes
Tester le système de sonorisation
2 personnes
Faire les courses
3 personnes
Rassembler le matériel
3 personnes
Composer les kits de démarrage
4 personnes
Trier les prix et les médailles
2 personnes
Remplir les glacières
2 personnes
Vérifier les prévisions météo
Dégager le lieu
4 personnes
Monter les tentes de réception
4 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Monter l’arche de départ et d’arrivée
4 personnes
Balisage du sas de départ
3 personnes
Installer les flèches d'orientation
6 personnes
Installer des barrières de circulation
4 personnes
Installer les bornes kilométriques
3 personnes
Aménager le point d’eau
4 personnes
Mettre en place la zone d’arrivée
4 personnes
Installer les tables d'inscription
3 personnes
Préparer les kits de départ
3 personnes
Préparer les médailles
2 personnes
Mettre en place le buffet traiteur
4 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Préparer le café et le thé
2 personnes
Installer le système de sonorisation
2 personnes
Préparer le matériel de premiers secours
2 personnes
Briefer les bénévoles
3 personnes

Événement

Ouvrir le comptoir d'accueil
4 personnes
Distribuer les dossards
4 personnes
Traiter les inscriptions tardives
2 personnes
Accompagner les participants vers le sas de départ
3 personnes
Donner le coup de départ
2 personnes
Surveiller la zone de départ
4 personnes
Tenir les postes de circulation
10 personnes
Doter les postes du parcours en personnel
8 personnes
Enregistrer les temps intermédiaires
2 personnes
Distribuer de l'eau
4 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Accueillir les finishers
4 personnes
Remettre les médailles
3 personnes
Distribuer les fruits
3 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Servir le café et le thé
2 personnes
Vérifier les résultats
2 personnes
Assurer la remise des prix
3 personnes
Informer le public
2 personnes
Vider les poubelles
2 personnes
Fermer le comptoir d'inscription
2 personnes
Clôturer les postes du parcours
2 personnes

Suivi

Retirer les flèches d’itinéraire
6 personnes
Retirer les barrières de circulation
4 personnes
Démonter l'arche de départ et d'arrivée
4 personnes
Démonter les tentes
4 personnes
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
Emballer les restes
2 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Éteindre l’équipement
2 personnes
Rassembler les déchets
4 personnes
Nettoyer le lieu
4 personnes
Inventorier le matériel
2 personnes
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
Publier les résultats
Envoyer un message de remerciement aux participants
Enregistrer les fonds de sponsoring
2 personnes
Trier les frais et les reçus
Rassembler les objets trouvés
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 3
Tables pliantesqté 12
Chaises pliantesqté 40
Tables de bièreqté 6
Portants à vêtementsqté 2
Nappesqté 12

Matériel de sport

Numéros de départqté 350
Bracelets de dossardqté 350
Médailles de course à piedqté 350
Gobelets d'eauqté 1500
Cagettes de boissonsqté 20
Cônesqté 80
Ruban de balisageqté 20
Barrières de circulationqté 30
Arche de départ et d’arrivée
Bornes kilométriquesqté 10
Chronomètresqté 6
Mètre ruban
Coupes de prixqté 6
Pistolet de départ

Signalétique

Flèches de directionqté 40
Panneaux d'informationqté 12
Panneaux de stationnementqté 8
Porte-affichesqté 20
Panneaux indicateursqté 20

Équipement

Ordinateur portableqté 2
Imprimante
Téléphones portablesqté 8
Talkies-walkiesqté 12
Batteries externesqté 8
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Système de sonorisation
Microphonesqté 2
Haut-parleursqté 2

Éclairage

Projecteurs de chantierqté 4
Guirlandes lumineusesqté 4

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 500
Assiettesqté 300
Couvertsqté 300
Tasses à caféqté 100
Carafesqté 12
Thermosqté 8

Cuisine

Glacièresqté 8
Bacs à glaceqté 4
Planches à découperqté 4
Couteaux de cuisineqté 6
Plateaux de serviceqté 12
Pinces de serviceqté 8
Corbeilles à painqté 6
Tire-bouchonsqté 2

Sécurité

Trousses de premiers secoursqté 3
Gants jetablesqté 100
Couvertures de survieqté 20
Compresses froidesqté 20
Gilets de sécuritéqté 30
Lampes de pocheqté 8

Nettoyage

Poubellesqté 12
Pinces à déchetsqté 4
Sets de balaiqté 4
Serpillièresqté 4
Seauxqté 4

Catering

Courses

Conseils

Ouvre les inscriptions suffisamment tôt pour traiter les réponses et recueillir les besoins alimentaires avant de préparer les kits de départ. Prévois une dernière vérification de la liste des participants quelques jours avant la course.
Finalise l’itinéraire avant d’imprimer la carte, les flèches et les panneaux. Une modification tardive peut obliger à refaire le balisage et les consignes des bénévoles.
Teste le chronométrage et la sonorisation avant le jour de la course, puis prévois des téléphones chargés, des talkies-walkies et des batteries externes pour les équipes sur le parcours.
Prépare les dossards, médailles, prix et kits de départ par participant, puis range-les dans l’ordre de remise. Cela réduit les files d’attente à l’accueil et les erreurs de distribution.
Consulte les prévisions météo la veille et le matin même. Installe les tentes, tables, barrières et panneaux dès que le lieu est dégagé, en gardant un accès clair vers le départ et l’arrivée.

Questions fréquentes

Quand ouvrir les inscriptions pour une course à pied ?: Ouvre le formulaire au moins 4 à 6 semaines avant la course pour laisser le temps aux participants de répondre. Fixe une date limite quelques jours avant l’événement afin de finaliser les dossards et les kits de départ.
Quand imprimer les dossards d’une course ?: Imprime les dossards après la clôture des inscriptions et la vérification définitive de la liste, idéalement 2 à 3 jours avant la course. Garde quelques numéros vierges pour les corrections de dernière minute.
Combien de temps avant une course faut-il vérifier le parcours ?: Fais une vérification définitive de l’itinéraire dans la semaine précédant la course, puis contrôle encore le balisage le jour même. Prévois au moins 2 heures avant le départ pour installer les cônes, flèches et barrières.
Quand préparer le matériel de course à pied ?: Rassemble tout le matériel 1 à 2 jours avant l’événement : dossards, gobelets, boissons, cônes, chronomètres, signalétique et équipements de communication. Le matin de la course doit être réservé au montage et aux derniers contrôles, pas aux achats essentiels.

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