Fietswedstrijd organiseren: complete checklist

Een fietswedstrijd organiseren vraagt meer dan een route en een startboog. Je regelt tegelijk vergunningen, verkeersveiligheid, deelnemers, vrijwilligers, materiaal en voorzieningen op start en finish. Begin met het wedstrijdconcept en de route, zodat je weet welke toestemming, bezetting en spullen nodig zijn. Plan daarna inschrijving, communicatie en de wedstrijddag terug vanaf de starttijd. Deze checklist bevat 74 taken en 57 benodigdheden, met extra aandacht voor zaken die organisatoren vaak te laat vastleggen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Wedstrijdconcept vastleggen
2 personen
Route verkennen
2 personen
Wedstrijdroute uitwerken
2 personen
Vergunningen aanvragen
Verzekering controleren
Startlocatie reserveren
Parkeerterrein reserveren
Verkeersregelaars vastleggen
EHBO-bezetting vastleggen
Wedstrijdreglement opstellen
2 personen
Startgroepen indelen
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Inschrijfformulier openen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Vrijwilligers werven
2 personen
Rugnummers bestellen
Medaille-uitreiking bestellen
Catering reserveren
Sanitaire voorzieningen reserveren
Verkeersplan verspreiden
2 personen
Routekaart publiceren
Deelnemers bevestigen
2 personen
Vrijwilligers indelen
2 personen
Briefing vrijwilligers maken
Startnummers sorteren
2 personen
Routepijlen voorbereiden
2 personen
Prijzentafel voorbereiden
2 personen
Weersverwachting controleren
Boodschappen doen
3 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Routepijlen laden
2 personen
Startgebied afzetten
4 personen
Finishgebied afzetten
4 personen
Route bewegwijzeren
6 personen
Verkeersposten inrichten
6 personen
Inschrijftafels opstellen
3 personen
Cateringpunt opbouwen
3 personen
Fietsenstalling inrichten
3 personen
Geluidsinstallatie aansluiten
2 personen
EHBO-punt inrichten
2 personen
Rugnummers klaarleggen
2 personen

Event

Deelnemers registreren
4 personen
Fietsen technisch controleren
3 personen
Startnummers uitdelen
3 personen
Deelnemers briefen
2 personen
Publiek informeren
2 personen
Startopstelling begeleiden
4 personen
Wedstrijd starten
3 personen
Verkeersposten bemannen
8 personen
Rondepassages registreren
3 personen
Radioverbinding onderhouden
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Broodjes en fruit serveren
3 personen
Fietspech ondersteunen
2 personen
Medische incidenten opvangen
2 personen
Finish doorkomst registreren
4 personen
Finishers begeleiden
3 personen
Uitslag controleren
2 personen
Prijzen uitreiken
3 personen
Deelnemers bedanken

Nazorg

Routepijlen verwijderen
6 personen
Verkeersmaterialen verwijderen
4 personen
Startgebied afbouwen
4 personen
Finishgebied afbouwen
4 personen
Meubilair terugplaatsen
3 personen
Servies afwassen
3 personen
Afval verzamelen
3 personen
Locatie schoonmaken
4 personen
Materialen inventariseren
2 personen
Geleende materialen retourneren
2 personen
Routecontrole uitvoeren
2 personen
Uitslag publiceren
Deelnemersfoto's versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 3
Klaptafelsaantal 10
Klapstoelenaantal 30
Statafelsaantal 4
Afvalbakkenaantal 8

Sportmateriaal

Fietsenrekkenaantal 20
Reservefietsenaantal 2
Fietspompenaantal 4
Gereedschapssetsaantal 3
Reservebinnenbandenaantal 20
Bandenlichtersaantal 10
Batterijverlichtingaantal 6
Medaillehoudersaantal 3

Bewegwijzering

Routepijlenaantal 80
Startbogen
Finishboog
Afzethekkenaantal 30
Verkeerskegelsaantal 80
Waarschuwingsbordenaantal 20
Pionnenlintaantal 10
Tie-wrapsaantal 300

Communicatie

Portofoonsaantal 12
Megafoonaantal 2
Printplatenaantal 10

Apparatuur

Geluidsinstallatie
Microfoonaantal 2
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Laptopaantal 2
Labelprinter
Stopwatchesaantal 6
Tijdwaarnemingsklokkenaantal 3

Veiligheid

EHBO-koffersaantal 3
Veiligheidshesjesaantal 20
Helmenaantal 6
Reddingsdekensaantal 20
Brandblussersaantal 3
Zaklampenaantal 8

Servies

Herbruikbare bekersaantal 150
Bordenaantal 120
Besteksetsaantal 120
Koffiekannenaantal 4
Thermoskannenaantal 6

Keuken

Koelboxenaantal 8
IJscontainersaantal 4
Snijplankenaantal 4
Broodmessenaantal 4
Serveerbladenaantal 8
Waterkannenaantal 8

Decoratie

Startlint
Wedstrijdvlaggenaantal 12
Podiumblokkenaantal 3

Verlichting

Ledlampenaantal 8

Schoonmaak

Stofblikkenaantal 3
Bezemsaantal 4
Dweilenaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Verken de route voordat je een verkeersplan maakt. Noteer kruisingen, smalle passages en plekken waar routepijlen, afzethekken of verkeersregelaars nodig zijn; publiceer daarna pas de definitieve routekaart.
Vraag vergunningen en controleer de verzekering zodra de route en startlocatie vaststaan. Houd hiervoor minimaal 8 tot 12 weken voorbereiding aan, omdat wijzigingen in route of verkeersmaatregelen extra afstemming kunnen vragen.
Leg vrijwilligers vroeg vast en deel ze per post in. Plan naast verkeersregelaars en EHBO ook mensen voor inschrijving, startgroepen, routecontrole, materiaal en de medaille-uitreiking; maak uiterlijk 1 week vooraf een briefing.
Open de inschrijving pas nadat categorieën, startgroepen en het wedstrijdreglement zijn bepaald. Vraag dieetwensen tegelijk uit en stuur deelnemers uiterlijk 3 dagen voor de wedstrijd hun startinformatie, route en verkeersplan.
Test techniek en reserve materiaal op de locatie. Controleer de dag ervoor portofoons, stopwatches, megafoon, geluidsinstallatie, batterijverlichting, fietspompen en gereedschapssets; leg reservebinnenbanden en reservefietsen bereikbaar klaar.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een fietswedstrijd organiseren?: Begin bij voorkeur 3 tot 6 maanden vooraf. Regel route, vergunningen, verzekering en locaties in de eerste 4 tot 8 weken; daarna volgen inschrijving, vrijwilligers en materiaal.
Hoeveel vrijwilligers heb ik nodig voor een fietswedstrijd?: Dat hangt af van route en aantal kruisingen, maar maak per verkeerspost minstens 1 verkeersregelaar vrij en plan daarnaast aparte mensen voor start, finish, EHBO, inschrijving en routecontrole. Maak de definitieve indeling uiterlijk 1 week vooraf.
Wanneer moet ik de route van een fietswedstrijd publiceren?: Publiceer de route zodra vergunningen, verkeersplan en routecontrole zijn afgerond, meestal 2 tot 3 weken voor de wedstrijd. Stuur deelnemers uiterlijk 3 dagen vooraf de laatste praktische informatie.
Wat moet ik klaarzetten op de wedstrijddag?: Zet minimaal 2 uur voor de start de start- en finishinrichting, bewegwijzering, fietsenrekken, tafels, communicatie en veiligheidsmateriaal klaar. Test portofoons, stopwatches, geluidsinstallatie en verlichting voordat deelnemers arriveren.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.