Laufwettbewerb organisieren: die vollständige Checkliste

Ein Laufwettbewerb braucht mehr Vorbereitung als Start und Ziel. Du musst Anmeldungen verwalten, Startnummern vergeben, die Strecke absichern und Helfer eindeutig einteilen. Auch Genehmigungen, medizinische Kontakte, Zeitnahme und Verpflegung sollten vor dem Veranstaltungstag feststehen. Diese Checkliste führt dich von der Ausschreibung bis zum Abbau und zeigt, welche Aufgaben häufig zu spät erledigt werden.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

Wettkampfinformationen veröffentlichen
2 Personen
Anmeldeformular öffnen
Einladungen verschicken
2 Personen
Anmeldungen verarbeiten
2 Personen
Ernährungswünsche erfassen
Teilnehmerliste prüfen
2 Personen
Startnummern zuweisen
2 Personen
Startnummern drucken
2 Personen
Teilnehmer-E-Mails versenden
Strecke endgültig überprüfen
3 Personen
Routenkarte drucken
Genehmigungsunterlagen bereitlegen
Verkehrsposten einteilen
2 Personen
Freiwilligenanweisungen drucken
Medizinische Kontaktdaten bereitlegen
Timingausrüstung testen
2 Personen
Beschallungsanlage testen
2 Personen
Einkaufen gehen
3 Personen
Materialien zusammenstellen
3 Personen
Starterpakete zusammenstellen
4 Personen
Preise und Medaillen sortieren
2 Personen
Kühlboxen füllen
2 Personen
Wettervorhersage prüfen
Veranstaltungsort räumen
4 Personen
Partyzelte aufbauen
4 Personen
Tische und Stühle aufstellen
4 Personen
Start- und Zielbogen aufbauen
4 Personen
Startbereich absperren
3 Personen
Wegweiser aufstellen
6 Personen
Verkehrsabsperrungen aufstellen
4 Personen
Kilometermarkierungen anbringen
3 Personen
Wasserstation einrichten
4 Personen
Zielfinish einrichten
4 Personen
Anmeldetische einrichten
3 Personen
Startpakete bereitlegen
3 Personen
Medaillen bereitlegen
2 Personen
Cateringbuffet aufbauen
4 Personen
Getränke kalt stellen
2 Personen
Kaffee und Tee vorbereiten
2 Personen
Beschallungsanlage aufbauen
2 Personen
Erste-Hilfe-Material bereitstellen
2 Personen
Freiwillige einweisen
3 Personen

Event

Anmeldebereich öffnen
4 Personen
Startnummern ausgeben
4 Personen
Späte Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
Teilnehmer zum Startbereich begleiten
3 Personen
Startschuss geben
2 Personen
Startbereich sichern
4 Personen
Verkehrsposten besetzen
10 Personen
Streckenposten besetzen
8 Personen
Zwischenzeiten erfassen
2 Personen
Wasser verteilen
4 Personen
Getränke nachfüllen
2 Personen
Finisher begrüßen
4 Personen
Medaillen überreichen
3 Personen
Obst verteilen
3 Personen
Snacks servieren
3 Personen
Kaffee und Tee servieren
2 Personen
Ergebnisse prüfen
2 Personen
Preisverleihung durchführen
3 Personen
Publikum informieren
2 Personen
Mülleimer leeren
2 Personen
Anmeldebereich schließen
2 Personen
Routenposten abmelden
2 Personen

Nachbereitung

Wegweiser entfernen
6 Personen
Verkehrsbarrieren entfernen
4 Personen
Start- und Zielbogen abbauen
4 Personen
Zelte abbauen
4 Personen
Tische und Stühle aufräumen
4 Personen
Übrig gebliebenes Essen verpacken
2 Personen
Geschirr abwaschen
3 Personen
Geräte ausschalten
2 Personen
Abfall sammeln
4 Personen
Location reinigen
4 Personen
Materialien inventarisieren
2 Personen
Geliehene Materialien zurückgeben
2 Personen
Ergebnisse veröffentlichen
Dankeschön an Teilnehmer versenden
Sponsorengelder registrieren
2 Personen
Ausgaben und Belege ordnen
Fundsachen sammeln
2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

PartyzelteAnz. 3
KlappischeAnz. 12
KlappstühleAnz. 40
BiertischeAnz. 6
KleiderständerAnz. 2
TischdeckenAnz. 12

Sportmaterial

StartnummernAnz. 350
StartnummernbänderAnz. 350
LaufmedaillenAnz. 350
WasserbecherAnz. 1500
GetränkekistenAnz. 20
KegelAnz. 80
AbsperrbandAnz. 20
VerkehrsbarrierenAnz. 30
Start- und Zielbogen
KilometermarkierungenAnz. 10
StoppuhrenAnz. 6
Maßband
PokalpreiseAnz. 6
Startpistole

Beschilderung

WegweiserAnz. 40
InfotafelnAnz. 12
ParkschilderAnz. 8
SchildhalterAnz. 20
WegweiserAnz. 20

Ausstattung

LaptopAnz. 2
Drucker
MobiltelefoneAnz. 8
FunkgeräteAnz. 12
PowerbanksAnz. 8
VerlängerungskabelAnz. 6
VerlängerungskabelAnz. 6
Beschallungsanlage
MikrofoneAnz. 2
LautsprecherAnz. 2

Beleuchtung

BaustrahlerAnz. 4
LichterkettenAnz. 4

Geschirr

Wiederverwendbare BecherAnz. 500
TellerAnz. 300
BestecksetsAnz. 300
KaffeetassenAnz. 100
KaraffenAnz. 12
ThermoskannenAnz. 8

Küche

KühlboxenAnz. 8
KühlboxenAnz. 4
SchneidebretterAnz. 4
KüchenmesserAnz. 6
ServierschalenAnz. 12
ServierzangenAnz. 8
BrotkörbeAnz. 6
KorkenzieherAnz. 2

Sicherheit

Erste-Hilfe-KofferAnz. 3
EinweghandschuheAnz. 100
RettungsdeckenAnz. 20
KühlkompressenAnz. 20
SicherheitswestenAnz. 30
TaschenlampenAnz. 8

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 12
AbfallgreiferAnz. 4
BesensetsAnz. 4
WischmopsAnz. 4
EimerAnz. 4

Catering

Einkäufe

Tipps

Veröffentliche die Wettkampfinformationen und öffne das Anmeldeformular frühzeitig. Verschicke Teilnehmer-E-Mails erst, nachdem die Teilnehmerliste geprüft, Ernährungswünsche erfasst und die Startnummern zugewiesen wurden.
Prüfe die Strecke nicht erst am Veranstaltungstag. Kontrolliere sie endgültig vor dem Aufbau, drucke die Routenkarte und stelle Wegweiser, Kilometermarkierungen, Absperrband und Verkehrsbarrieren nach einem festen Plan bereit.
Teste die Zeitnahme, Stoppuhren, Beschallungsanlage und Funkgeräte mindestens einmal vor dem Wettkampf. Lade außerdem Mobiltelefone und Powerbanks vollständig, damit Helfer auch bei langen Einsätzen erreichbar bleiben.
Bereite Starterpakete, Startnummernbänder, Medaillen und Preise sortiert vor. Lege medizinische Kontaktdaten, Genehmigungsunterlagen und gedruckte Freiwilligenanweisungen in einem klar beschrifteten Ordner ab.
Plane den Aufbau rückwärts vom Startzeitpunkt: Zelte, Tische, Start- und Zielbogen, Beschilderung und Verpflegung müssen vor dem Eintreffen der Teilnehmer stehen. Fülle die Kühlboxen erst kurz vor Beginn und prüfe die Wettervorhersage am selben Tag erneut.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man einen Laufwettbewerb organisieren?: Beginne mindestens 8 bis 12 Wochen vorher mit Ausschreibung, Anmeldung und Genehmigungsunterlagen. Die Strecke, Helfereinteilung und technische Ausrüstung sollten spätestens 2 Wochen vor dem Start feststehen.
Wie viele Helfer braucht ein Laufwettbewerb?: Plane zusätzlich zur Organisation mindestens eine Person an Start und Ziel, eine für die Zeitnahme, mehrere Streckenposten sowie Helfer für Ausgabe und Verpflegung ein. Bei unübersichtlichen Kreuzungen braucht jeder gesicherte Punkt einen eigenen Verkehrsposten.
Wie viel Wasser braucht man für einen Laufwettbewerb?: Rechne pro Teilnehmer mindestens 0,5 Liter Wasser für Zielbereich und Strecke ein; bei Hitze oder längeren Läufen mehr. Stelle Becher, Getränkekisten und Nachfüllreserven spätestens vor dem Aufbau bereit.
Wann sollte man die Startnummern drucken?: Drucke die Startnummern nach Prüfung der Teilnehmerliste, idealerweise 3 bis 5 Tage vor dem Lauf. Sortiere sie anschließend nach Nummern und lege Startnummernbänder direkt in die Starterpakete.

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