Zo organiseer je een fietswedstrijd

Begin met het wedstrijdconcept, de afstand(en) en het verwachte aantal deelnemers. Verken daarna de route en werk start, finish, verkeer en hulpverlening uit voordat je inschrijvingen opent. Vergunningen, verzekering, verkeersregelaars en EHBO bepalen hoeveel voorbereiding je nodig hebt. Pas daarna leg je startlocatie, parkeerterrein, catering en sanitaire voorzieningen vast. In de laatste weken draait alles om deelnemersinformatie, vrijwilligersbriefing, routebewegwijzering en een controle van het materiaal.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Wedstrijdconcept vastleggen
2 personen
2
Route verkennen
2 personen
3
Wedstrijdroute uitwerken
2 personen
4
Vergunningen aanvragen
5
Verzekering controleren
6
Startlocatie reserveren
7
Parkeerterrein reserveren
8
Verkeersregelaars vastleggen
9
EHBO-bezetting vastleggen
10
Wedstrijdreglement opstellen
2 personen
11
Startgroepen indelen
2 personen
12
Uitnodigingen versturen
2 personen
13
Inschrijfformulier openen
14
Aanmeldingen verwerken
2 personen
15
Dieetwensen verzamelen
16
Vrijwilligers werven
2 personen
17
Rugnummers bestellen
18
Medaille-uitreiking bestellen
19
Catering reserveren
20
Sanitaire voorzieningen reserveren
21
Verkeersplan verspreiden
2 personen
22
Routekaart publiceren
23
Deelnemers bevestigen
2 personen
24
Vrijwilligers indelen
2 personen
25
Briefing vrijwilligers maken
26
Startnummers sorteren
2 personen
27
Routepijlen voorbereiden
2 personen
28
Prijzentafel voorbereiden
2 personen
29
Weersverwachting controleren
30
Boodschappen doen
3 personen
31
Dranken koud zetten
2 personen
32
Routepijlen laden
2 personen
33
Startgebied afzetten
4 personen
34
Finishgebied afzetten
4 personen
35
Route bewegwijzeren
6 personen
36
Verkeersposten inrichten
6 personen
37
Inschrijftafels opstellen
3 personen
38
Cateringpunt opbouwen
3 personen
39
Fietsenstalling inrichten
3 personen
40
Geluidsinstallatie aansluiten
2 personen
41
EHBO-punt inrichten
2 personen
42
Rugnummers klaarleggen
2 personen

Event

43
Deelnemers registreren
4 personen
44
Fietsen technisch controleren
3 personen
45
Startnummers uitdelen
3 personen
46
Deelnemers briefen
2 personen
47
Publiek informeren
2 personen
48
Startopstelling begeleiden
4 personen
49
Wedstrijd starten
3 personen
50
Verkeersposten bemannen
8 personen
51
Rondepassages registreren
3 personen
52
Radioverbinding onderhouden
2 personen
53
Dranken bijvullen
2 personen
54
Broodjes en fruit serveren
3 personen
55
Fietspech ondersteunen
2 personen
56
Medische incidenten opvangen
2 personen
57
Finish doorkomst registreren
4 personen
58
Finishers begeleiden
3 personen
59
Uitslag controleren
2 personen
60
Prijzen uitreiken
3 personen
61
Deelnemers bedanken

Nazorg

62
Routepijlen verwijderen
6 personen
63
Verkeersmaterialen verwijderen
4 personen
64
Startgebied afbouwen
4 personen
65
Finishgebied afbouwen
4 personen
66
Meubilair terugplaatsen
3 personen
67
Servies afwassen
3 personen
68
Afval verzamelen
3 personen
69
Locatie schoonmaken
4 personen
70
Materialen inventariseren
2 personen
71
Geleende materialen retourneren
2 personen
72
Routecontrole uitvoeren
2 personen
73
Uitslag publiceren
74
Deelnemersfoto's versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 3
Klaptafelsaantal 10
Klapstoelenaantal 30
Statafelsaantal 4
Afvalbakkenaantal 8

Sportmateriaal

Fietsenrekkenaantal 20
Reservefietsenaantal 2
Fietspompenaantal 4
Gereedschapssetsaantal 3
Reservebinnenbandenaantal 20
Bandenlichtersaantal 10
Batterijverlichtingaantal 6
Medaillehoudersaantal 3

Bewegwijzering

Routepijlenaantal 80
Startbogen
Finishboog
Afzethekkenaantal 30
Verkeerskegelsaantal 80
Waarschuwingsbordenaantal 20
Pionnenlintaantal 10
Tie-wrapsaantal 300

Communicatie

Portofoonsaantal 12
Megafoonaantal 2
Printplatenaantal 10

Apparatuur

Geluidsinstallatie
Microfoonaantal 2
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Laptopaantal 2
Labelprinter
Stopwatchesaantal 6
Tijdwaarnemingsklokkenaantal 3

Veiligheid

EHBO-koffersaantal 3
Veiligheidshesjesaantal 20
Helmenaantal 6
Reddingsdekensaantal 20
Brandblussersaantal 3
Zaklampenaantal 8

Servies

Herbruikbare bekersaantal 150
Bordenaantal 120
Besteksetsaantal 120
Koffiekannenaantal 4
Thermoskannenaantal 6

Keuken

Koelboxenaantal 8
IJscontainersaantal 4
Snijplankenaantal 4
Broodmessenaantal 4
Serveerbladenaantal 8
Waterkannenaantal 8

Decoratie

Startlint
Wedstrijdvlaggenaantal 12
Podiumblokkenaantal 3

Verlichting

Ledlampenaantal 8

Schoonmaak

Stofblikkenaantal 3
Bezemsaantal 4
Dweilenaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Regel vergunningen, verzekering en verkeersplan ruim vóór de wedstrijddatum; reken op minimaal 8 tot 12 weken als de route openbare wegen gebruikt. Laat de route bovendien ter plaatse fietsen en noteer kruisingen, smalle passages en plekken waar routepijlen nodig zijn.
Open de inschrijving pas wanneer startlocatie, route en startgroepen duidelijk zijn. Vraag direct dieetwensen en noodcontactgegevens uit, zodat je de deelnemersbevestiging uiterlijk 7 dagen voor de wedstrijd compleet kunt versturen.
Plan verkeersregelaars en EHBO per routegedeelte, niet alleen als totaal aantal vrijwilligers. Maak voor iedere post een tijdstip, taak en bereikbaarheidsmethode en oefen de portofoonafspraken tijdens de briefing.
Controleer het fiets- en bewegwijzeringsmateriaal minstens 2 dagen vooraf. Test stopwatches, batterijverlichting, geluidsinstallatie en microfoon; leg reservebinnenbanden, bandenlichters, fietspompen en gereedschapssets bij een herkenbaar servicepunt.
Maak een draaiboek met opbouw-, start-, doorkomst- en afbouwtijden. Zet routepijlen, afzethekken, verkeerskegels en waarschuwingsborden vóór de eerste deelnemers arriveren en wijs één persoon aan die tijdens de wedstrijd beslissingen neemt.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een fietswedstrijd organiseren?: Begin idealiter 3 tot 6 maanden vooraf. Voor een route over openbare wegen vraag je vergunningen bij voorkeur minimaal 8 tot 12 weken vóór de wedstrijddatum aan, omdat verkeersmaatregelen en beoordeling extra tijd kunnen kosten.
Wanneer moet ik de inschrijving voor een fietswedstrijd openen?: Open de inschrijving zodra concept, route, startlocatie en veiligheidsaanpak vaststaan, meestal 6 tot 10 weken vooraf. Sluit de inschrijving uiterlijk 7 dagen voor de wedstrijd als je deelnemersaantallen, startgroepen en catering nog moet verwerken.
Hoeveel verkeersregelaars heb ik nodig bij een fietswedstrijd?: Dat hangt af van het aantal kruisingen en de voorschriften voor je route. Plan in elk geval één verkeersregelaar per bemande oversteek of risicopunt en maak daarnaast een reservepool van ongeveer 10 tot 15 procent.
Wat moet ik de deelnemers vóór de fietswedstrijd sturen?: Stuur uiterlijk 7 dagen vooraf de starttijd, startgroep, routekaart, parkeerinformatie, verkeersaanwijzingen en contactgegevens van de organisatie. Vermeld ook waar fietsen kunnen worden gerepareerd, waar EHBO aanwezig is en wat deelnemers bij pech moeten doen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.