Checklist para organizar una carrera sin dejar cabos sueltos

Organizar una carrera requiere coordinar inscripciones, recorrido, voluntarios, material y atención a los participantes. Esta checklist reúne las tareas en el orden en que suelen hacerse, desde publicar la información y abrir las inscripciones hasta montar la salida y la meta. También contempla los detalles que suelen retrasarse: permisos, dorsales, preferencias alimentarias, pruebas del cronometraje y previsión meteorológica. Usa el plan para repartir responsabilidades y comprobar cada punto antes del día de la prueba.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Publicar la información de la competición
2 personas
Abrir el formulario de inscripción
Enviar invitaciones
2 personas
Procesar las inscripciones
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
Comprobar la lista de participantes
2 personas
Asignar números de dorsal
2 personas
Imprimir los dorsales
2 personas
Enviar correos a los participantes
Comprobar definitivamente la ruta
3 personas
Imprimir el mapa de ruta
Dejar listos los documentos de permiso
Asignar puestos de tráfico
2 personas
Imprimir las instrucciones para voluntarios
Preparar los datos de contacto médicos
Probar el equipo de cronometraje
2 personas
Probar el sistema de sonido
2 personas
Hacer la compra
3 personas
Reunir los materiales
3 personas
Preparar kits de inicio
4 personas
Clasificar premios y medallas
2 personas
Llenar las neveras portátiles
2 personas
Comprobar el pronóstico del tiempo
Despejar el lugar
4 personas
Montar las carpas
4 personas
Colocar mesas y sillas
4 personas
Montar el arco de salida y meta
4 personas
Delimitar la salida
3 personas
Colocar flechas de ruta
6 personas
Colocar vallas de tráfico
4 personas
Colocar los marcadores de kilómetro
3 personas
Montar el punto de agua
4 personas
Montar el área de llegada
4 personas
Montar las mesas de inscripción
3 personas
Preparar los kits de inicio
3 personas
Preparar las medallas
2 personas
Preparar el buffet de catering
4 personas
Enfriar las bebidas
2 personas
Preparar café y té
2 personas
Montar el sistema de sonido
2 personas
Preparar el material de primeros auxilios
2 personas
Instruir a los voluntarios
3 personas

Evento

Abrir el mostrador de registro
4 personas
Repartir dorsales
4 personas
Gestionar las inscripciones tardías
2 personas
Guiar a los participantes a la zona de salida
3 personas
Encargarse del disparo de salida
2 personas
Vigilar la salida
4 personas
Cubrir puestos de tráfico
10 personas
Cubrir los puestos de la ruta
8 personas
Registrar los tiempos parciales
2 personas
Repartir agua
4 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Recibir a los finalistas
4 personas
Entregar las medallas
3 personas
Repartir fruta
3 personas
Servir aperitivos
3 personas
Servir café y té
2 personas
Comprobar los resultados
2 personas
Gestionar la entrega de premios
3 personas
Informar al público
2 personas
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
Cerrar el mostrador de registro
2 personas
Dar de baja los puestos de ruta
2 personas

Seguimiento

Retirar las flechas de ruta
6 personas
Retirar las vallas de tráfico
4 personas
Desmontar el arco de salida y meta
4 personas
Desmontar las tiendas
4 personas
Recoger mesas y sillas
4 personas
Empaquetar la comida sobrante
2 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Apagar el equipo
2 personas
Recoger la basura
4 personas
Limpiar el lugar
4 personas
Inventariar materiales
2 personas
Devolver el material prestado
2 personas
Publicar los resultados
Enviar agradecimiento a los participantes
Registrar los fondos de patrocinio
2 personas
Ordenar los gastos y los recibos
Recoger objetos perdidos
2 personas

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Carpas de fiestacant. 3
Mesas plegablescant. 12
Sillas plegablescant. 40
Mesas de cervezacant. 6
Percheroscant. 2
Mantelescant. 12

Material deportivo

Dorsalescant. 350
Brazaletes con número de salidacant. 350
Medallas de carreracant. 350
Vasos de aguacant. 1500
Cajas de bebidascant. 20
Conoscant. 80
Cinta de balizamientocant. 20
Vallas de tráficocant. 30
Arco de salida y meta
Marcadores de kilómetrocant. 10
Cronómetroscant. 6
Cinta métrica
Trofeoscant. 6
Pistola de salida

Señalización

Flechas de rutacant. 40
Paneles informativoscant. 12
Señales de aparcamientocant. 8
Porta-cartelescant. 20
Carteles direccionalescant. 20

Equipo

Portátilcant. 2
Impresora
Teléfonos móvilescant. 8
Walkie-talkiescant. 12
Baterías externascant. 8
Cables alargadorescant. 6
Regletascant. 6
Equipo de sonido
Micrófonoscant. 2
Altavocescant. 2

Iluminación

Lámparas de obracant. 4
Guirnaldas de lucescant. 4

Vajilla

Vasos reutilizablescant. 500
Platoscant. 300
Cubiertoscant. 300
Tazas de cafécant. 100
Jarrascant. 12
Termoscant. 8

Cocina

Neveras portátilescant. 8
Cajas de hielocant. 4
Tablas de cortarcant. 4
Cuchillos de cocinacant. 6
Bandejas de servircant. 12
Pinzas de servircant. 8
Cestas de pancant. 6
Sacacorchoscant. 2

Seguridad

Botiquines de primeros auxilioscant. 3
Guantes desechablescant. 100
Mantas térmicascant. 20
Compresas fríascant. 20
Chalecos reflectantescant. 30
Linternascant. 8

Limpieza

Papeleracant. 12
Pinzas para residuoscant. 4
Sets de escobacant. 4
Fregonascant. 4
Cuboscant. 4

Catering

Compras

Consejos

Cierra la ruta y los permisos antes de imprimir mapas, flechas o instrucciones para voluntarios. Si cambia un tramo después, tendrás que actualizar varios documentos y señales.
Haz una comprobación definitiva de participantes unos días antes y asigna los dorsales después de cerrar las inscripciones. Imprime algunos dorsales y brazaletes adicionales para cambios de última hora.
Prueba el sistema de cronometraje y el equipo de sonido antes del montaje. Lleva teléfonos móviles, walkie-talkies y baterías externas para mantener comunicados a salida, meta y puestos de tráfico.
Prepara los kits de inicio, las medallas y los premios por separado, y etiqueta las cajas. Así el personal de salida no tendrá que buscar material mientras llegan los corredores.
Revisa el pronóstico y decide con antelación dónde irán las carpas, las mesas y las neveras portátiles. Deja listas las bebidas y los vasos antes de abrir la zona de participantes, no durante la salida.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que abrir las inscripciones de una carrera?: Ábrelas al menos entre 4 y 8 semanas antes si esperas una participación local. Cierra el formulario cuando aún tengas tiempo para revisar la lista, asignar dorsales y preparar los kits de inicio.
¿Cuándo se deben imprimir los dorsales de una carrera?: Imprímelos después de procesar las inscripciones y comprobar definitivamente la lista, normalmente entre 3 y 7 días antes. Prepara algunos dorsales extra para correcciones o participantes autorizados a última hora.
¿Cuándo hay que comprobar la ruta y colocar las señales?: Haz la comprobación definitiva de la ruta entre 3 y 7 días antes, cuando todavía puedas corregir mapas e instrucciones. Coloca conos, flechas, marcadores de kilómetro y cinta de balizamiento el mismo día o justo antes de la carrera.
¿Qué hay que probar antes del día de la carrera?: Prueba el cronometraje, el sistema de sonido y las comunicaciones al menos 24 horas antes. Revisa también teléfonos, walkie-talkies y baterías externas para que cada puesto pueda contactar con la organización.

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