Zo organiseer je een handelsbeurs zonder last-minute chaos

Een handelsbeurs organiseren begint niet bij de standtafels, maar bij een vaste datum, locatie en duidelijke doelgroep. Daarna bouw je de planning op in drie lijnen: standhouders werven, bezoekers aanmelden en de praktische uitvoering regelen. Leg standindeling, badges, catering en presentaties ruim vooraf vast. De laatste week draait vooral om controleren: wie komt, wat moet waar staan en werkt alle techniek? Met dit plan houd je overzicht over 77 taken en 78 benodigde spullen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Beursdatum en tijden vastleggen
2 personen
2
Beurslocatie bevestigen
2 personen
3
Standhouders selecteren
3 personen
4
Standhouders uitnodigen
2 personen
5
Bezoekers uitnodigen
2 personen
6
Aanmeldformulier publiceren
7
Promotie via sociale media starten
2 personen
8
Nieuwsbrief versturen
9
Standindeling maken
2 personen
10
Standnummers toewijzen
11
Standhoudersinformatie versturen
2 personen
12
Aanmeldingen verwerken
2 personen
13
Dieetwensen verzamelen
14
Naamgegevens controleren
2 personen
15
Badges voorbereiden
2 personen
16
Bezoekerslijst afdrukken
17
Standhouders nabellen
2 personen
18
Catering bestellen
2 personen
19
Dranken bestellen
20
Boodschappenlijst controleren
2 personen
21
Boodschappen doen
3 personen
22
Cateringlevering bevestigen
23
Techniek controleren
2 personen
24
Presentaties verzamelen
25
Routebordjes voorbereiden
2 personen
26
Programma afdrukken
2 personen
27
Materialen sorteren
3 personen
28
Standhouders ontvangen
3 personen
29
Lossen van transport controleren
3 personen
30
Tafels en stoelen plaatsen
5 personen
31
Standwanden opbouwen
5 personen
32
Standnummers ophangen
2 personen
33
Tafelkleden aanbrengen
3 personen
34
Promotiemateriaal plaatsen
4 personen
35
Registratiebalie inrichten
2 personen
36
Badges klaarleggen
2 personen
37
Cateringbuffet opbouwen
4 personen
38
Dranken koud zetten
2 personen
39
Koffie- en theepunt inrichten
2 personen
40
Techniek aansluiten
2 personen
41
Presentaties testen
2 personen
42
Verlichting controleren
2 personen
43
Veiligheidsroutes vrijmaken
2 personen
44
Entree bewegwijzeren
2 personen
45
Persruimte inrichten
2 personen
46
Openingsteam instrueren
3 personen

Event

47
Registratiebalie bemannen
3 personen
48
Bezoekers badges uitreiken
3 personen
49
Standhouders ontvangen
2 personen
50
Bezoekers naar stands verwijzen
2 personen
51
Opening aankondigen
52
Presentaties begeleiden
2 personen
53
Microfoon beheren
54
Koffie en thee serveren
3 personen
55
Hapjes serveren
4 personen
56
Dranken bijvullen
2 personen
57
Buffet aanvullen
2 personen
58
Afvalbakken legen
2 personen
59
Toiletten controleren
60
Bezoekersinformatie verstrekken
2 personen
61
Fotomomenten begeleiden
62
Afsluiting aankondigen
63
Laatste bezoekers begeleiden
2 personen

Nazorg

64
Standhouders uitchecken
2 personen
65
Promotiemateriaal verzamelen
3 personen
66
Techniek uitschakelen
2 personen
67
Standwanden afbreken
5 personen
68
Tafels en stoelen opruimen
5 personen
69
Servies verzamelen
3 personen
70
Servies afwassen
3 personen
71
Restanten verpakken
2 personen
72
Afval sorteren
3 personen
73
Locatie schoonmaken
4 personen
74
Materialen terugbrengen
3 personen
75
Huurmaterialen retourneren
2 personen
76
Verloren voorwerpen registreren
77
Bedankbericht versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Standtafelsaantal 20
Bezoekerstafelsaantal 12
Stoelenaantal 80
Registratiebalie
Barkrukkenaantal 8
Garderoberekkenaantal 2
Afvalbakkenaantal 8
Standwandenaantal 20
Tafelkledenaantal 32

Apparatuur

Laptopaantal 2
Projector
Projectiescherm
Luidsprekersaantal 2
Draadloze microfoonsaantal 2
Microfoonstandaard
Mengpaneel
Koelboxenaantal 4
Waterkokersaantal 2
Koffiezetapparatenaantal 2
Stekkerdozenaantal 12
Verlengkabelsaantal 12
Oplaadstationsaantal 2
Presentatieklikkeraantal 2
Kabelmattenaantal 12

Servies

Koffiekopjesaantal 120
Waterglazenaantal 160
Wijnglazenaantal 120
Bordenaantal 120
Koffielepelsaantal 120
Besteksetsaantal 120
Serveerschalenaantal 20
Serveertangenaantal 12
Karaffenaantal 12
Thermoskannenaantal 6

Decoratie

Entrebanner
Richtingsbordenaantal 12
Standnummersaantal 20
Programmastandaardsaantal 6
Tafelbordjesaantal 20
Bloemstukkenaantal 8
Vlaggenlijnenaantal 6
Kleefgumaantal 6
Dubbelzijdige tapeaantal 12
Touwaantal 2
Scharenaantal 6
Nietmachinesaantal 4
Reservepennenaantal 30

Catering

Badgehoudersaantal 140
Lanyardsaantal 140
Naamstickersaantal 150
Uitdeelbakjesaantal 40
Serveerschalenaantal 20
Drankdispensersaantal 4
Koffiefiltersaantal 150
Suikerkommenaantal 6
Melkkannetjesaantal 6
Flessenopenersaantal 4
Boodschappen

Schoonmaak

Stofzuiger
Dweilsetsaantal 2
Schoonmaakemmersaantal 3
Handvegersaantal 3
Stofferblikkenaantal 3
Toiletborstelsaantal 3
Handzeepdispensersaantal 6
Papieren handdoekdispensersaantal 6

Verlichting

Ledlampenaantal 12
Lichtkabelsaantal 6

Keuken

Snijplankenaantal 4
Koksmesaantal 4
Serveermessenaantal 6
Tangenaantal 6
Koelelementenaantal 20
Bewaarbakkenaantal 20
Aluminiumfolieaantal 4
Vershoudfolieaantal 4
Keukenhandschoenenaantal 4
Serveerwagensaantal 2

Tips

Plan de beursdatum en tijden eerst en geef standhouders daarna een duidelijke reactietermijn van bijvoorbeeld 7 dagen. Zo weet je vroeg hoeveel stands, stoelen en tafels je nodig hebt.
Open het aanmeldformulier uiterlijk 4 tot 6 weken voor de beurs en verwerk aanmeldingen wekelijks. Vraag meteen naamgegevens en dieetwensen uit; ontbrekende informatie maakt badges en catering op het laatste moment onnodig lastig.
Maak de standindeling zodra de standhouders grotendeels bekend zijn en wijs elke stand een nummer toe. Stuur de indeling, opbouwtijden en technische afspraken uiterlijk 1 week vooraf, zodat niemand op de beursdag nog hoeft te zoeken.
Verzamel presentaties minimaal 3 werkdagen voor de beurs en test laptop, projector, projectiescherm, luidsprekers en draadloze microfoons samen. Controleer ook stekkerdozen, verlengkabels en kabelmatten; die worden vaak pas gemist wanneer de zaal al vol staat.
Bestel catering en dranken op basis van de bevestigde bezoekerslijst en controleer de levering 1 tot 2 dagen vooraf. Zet registratiebalie, badges, bezoekerslijst, routebordjes, afvalbakken en garderoberekken klaar voordat de eerste bezoeker binnenkomt.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een handelsbeurs organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf. Gebruik de eerste 2 weken voor datum, locatie en standhouders, reserveer daarna minstens 4 weken voor uitnodigingen, aanmeldingen en promotie.
Wanneer moet ik standhouders uitnodigen voor een handelsbeurs?: Nodig standhouders 6 tot 8 weken voor de beurs uit en geef 7 dagen om te reageren. Bel uitblijvende reacties daarna na, zodat je de standindeling uiterlijk 2 weken vooraf kunt afronden.
Wanneer moet ik badges en de bezoekerslijst maken?: Controleer naamgegevens 3 tot 5 werkdagen voor de beurs en druk de badges en bezoekerslijst uiterlijk 1 werkdag vooraf af. Houd een paar blanco badges achter voor wijzigingen op de dag zelf.
Hoeveel tijd moet ik reserveren voor de opbouw van een handelsbeurs?: Plan minimaal 2 tot 3 uur voor standwanden, standtafels, tafelkleden, registratie en techniek. Reserveer daarnaast 30 minuten voor een volledige controle van presentaties, microfoons, verlichting en bewegwijzering.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.