Eine Handelsbörse Schritt für Schritt organisieren

Bei einer Handelsbörse entscheidet die Reihenfolge der Vorbereitung über einen ruhigen Messetag. Lege zuerst Termin, Zeiten und Veranstaltungsort fest, bevor du Aussteller und Besucher einlädst. Danach folgen Anmeldung, Standplanung, Namensdaten, Verpflegung und Technik. Plane außerdem feste Fristen für Rückmeldungen ein: Wer Aussteller zu spät nachfasst, hat am Ende Lücken im Standplan und fehlende Angaben für Badges oder Catering.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Messetermin und Uhrzeiten festlegen
2 Personen
2
Messeort bestätigen
2 Personen
3
Standbetreiber auswählen
3 Personen
4
Standbetreiber einladen
2 Personen
5
Besucher einladen
2 Personen
6
Anmeldeformular veröffentlichen
7
Social-Media-Promotion starten
2 Personen
8
Newsletter versenden
9
Standaufteilung erstellen
2 Personen
10
Standnummern zuweisen
11
Informationen für Aussteller senden
2 Personen
12
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
13
Ernährungswünsche erfassen
14
Namensdaten prüfen
2 Personen
15
Badges vorbereiten
2 Personen
16
Besucherliste ausdrucken
17
Aussteller nachtelefonieren
2 Personen
18
Catering bestellen
2 Personen
19
Getränke bestellen
20
Einkaufsliste prüfen
2 Personen
21
Einkaufen gehen
3 Personen
22
Cateringlieferung bestätigen
23
Technik prüfen
2 Personen
24
Präsentationen sammeln
25
Wegweiser vorbereiten
2 Personen
26
Programm drucken
2 Personen
27
Materialien sortieren
3 Personen
28
Aussteller empfangen
3 Personen
29
Entladung vom Transport kontrollieren
3 Personen
30
Tische und Stühle aufstellen
5 Personen
31
Stellwände aufbauen
5 Personen
32
Standnummern aufhängen
2 Personen
33
Tischdecken auflegen
3 Personen
34
Werbematerial auslegen
4 Personen
35
Registrierungstheke einrichten
2 Personen
36
Badges bereitlegen
2 Personen
37
Cateringbuffet aufbauen
4 Personen
38
Getränke kalt stellen
2 Personen
39
Kaffee- und Teebereich einrichten
2 Personen
40
Technik anschließen
2 Personen
41
Präsentationen testen
2 Personen
42
Beleuchtung kontrollieren
2 Personen
43
Sicherheitswege freimachen
2 Personen
44
Eingang beschildern
2 Personen
45
Presseraum einrichten
2 Personen
46
Eröffnungsteam einweisen
3 Personen

Event

47
Anmeldetresen besetzen
3 Personen
48
Besucherausweise ausgeben
3 Personen
49
Aussteller empfangen
2 Personen
50
Besucher zu den Ständen leiten
2 Personen
51
Eröffnung ankündigen
52
Präsentationen betreuen
2 Personen
53
Mikrofon verwalten
54
Kaffee und Tee servieren
3 Personen
55
Snacks servieren
4 Personen
56
Getränke nachfüllen
2 Personen
57
Buffet auffüllen
2 Personen
58
Mülleimer leeren
2 Personen
59
Toiletten kontrollieren
60
Besucherinformationen bereitstellen
2 Personen
61
Fotomomente begleiten
62
Abschluss ankündigen
63
Letzte Besucher begleiten
2 Personen

Nachbereitung

64
Standbetreiber auschecken
2 Personen
65
Werbematerial sammeln
3 Personen
66
Technik ausschalten
2 Personen
67
Standwände abbauen
5 Personen
68
Tische und Stühle aufräumen
5 Personen
69
Geschirr sammeln
3 Personen
70
Geschirr abwaschen
3 Personen
71
Restbestände verpacken
2 Personen
72
Abfall trennen
3 Personen
73
Location reinigen
4 Personen
74
Materialien zurückbringen
3 Personen
75
Mietmaterial zurückgeben
2 Personen
76
Verlorene Gegenstände erfassen
77
Dankesnachricht versenden

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

StehtischeAnz. 20
BesuchertischeAnz. 12
StühleAnz. 80
Registrierungstheke
BarhockerAnz. 8
GarderobenständerAnz. 2
AbfallbehälterAnz. 8
StandwändeAnz. 20
TischdeckenAnz. 32

Ausstattung

LaptopAnz. 2
Projektor
Projektionsleinwand
LautsprecherAnz. 2
FunkmikrofoneAnz. 2
Mikrofonständer
Mischpult
KühlboxenAnz. 4
WasserkocherAnz. 2
KaffeemaschinenAnz. 2
VerlängerungskabelAnz. 12
VerlängerungskabelAnz. 12
LadestationenAnz. 2
PräsentationsklickerAnz. 2
KabelmattenAnz. 12

Geschirr

KaffeetassenAnz. 120
WassergläserAnz. 160
WeingläserAnz. 120
TellerAnz. 120
KaffeelöffelAnz. 120
BestecksetsAnz. 120
ServierschalenAnz. 20
ServierzangenAnz. 12
KaraffenAnz. 12
ThermoskannenAnz. 6

Dekoration

Eingangsbanner
WegweiserAnz. 12
StandnummernAnz. 20
ProgrammständerAnz. 6
TischschilderAnz. 20
BlumenarrangementsAnz. 8
WimpelkettenAnz. 6
KlebestiftAnz. 6
Doppelseitiges KlebebandAnz. 12
SeilAnz. 2
ScherenAnz. 6
TackerAnz. 4
ErsatzstifteAnz. 30

Catering

BadgehalterAnz. 140
LanyardsAnz. 140
NamensaufkleberAnz. 150
AusgabeschalenAnz. 40
ServierschalenAnz. 20
GetränkespenderAnz. 4
KaffeefilterAnz. 150
ZuckerschalenAnz. 6
MilchkännchenAnz. 6
FlaschenöffnerAnz. 4
Einkäufe

Reinigung

Staubsauger
WischsetsAnz. 2
PutzeimerAnz. 3
HandfegerAnz. 3
KehrschaufelnAnz. 3
ToilettenbürstenAnz. 3
HandseifenspenderAnz. 6
PapierhandtuchspenderAnz. 6

Beleuchtung

LED-LampenAnz. 12
LichtkabelAnz. 6

Küche

SchneidebretterAnz. 4
KochmesserAnz. 4
ServiermesserAnz. 6
ZangenAnz. 6
KühlelementeAnz. 20
AufbewahrungsbehälterAnz. 20
AluminiumfolieAnz. 4
FrischhaltefolieAnz. 4
KüchenhandschuheAnz. 4
ServierwagenAnz. 2

Tipps

Starte mit Termin, Uhrzeiten und bestätigtem Messeort. Verschicke Einladungen an Standbetreiber und Besucher erst, wenn Aufbauzeiten, Anfahrt und der verfügbare Platz geklärt sind.
Setze für Aussteller eine Anmeldefrist etwa vier Wochen vor der Börse. Prüfe danach Namen, Ernährungswünsche und Standbedarf und telefoniere offene Anmeldungen spätestens eine Woche später nach.
Erstelle den Standplan, bevor du Standnummern verschickst. Berücksichtige Registrierungstheke, Besuchertische, Stehtische, Sitzplätze und ausreichend breite Wege; sende die finalen Informationen mindestens sieben Tage vorher.
Sammle Präsentationen und Technik nicht erst am Veranstaltungstag. Teste Laptop, Projektor, Leinwand, Lautsprecher, Funkmikrofone und Mischpult spätestens am Vortag und sichere Kabel mit Kabelmatten.
Bestätige Catering- und Getränkelieferung am Tag vor der Börse. Plane Kaffeetassen, Wassergläser, Teller und Besteck passend zur erwarteten Besucherzahl und stelle Kühlboxen, Kaffeemaschinen und Wasserkocher vor dem Einlass bereit.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man eine Handelsbörse organisieren?: Beginne mindestens acht bis zwölf Wochen vor dem Termin. In den ersten zwei Wochen legst du Ort und Zeiten fest, danach folgen Einladungen, Anmeldungen und der Standplan.
Wann sollte die Anmeldung für eine Handelsbörse enden?: Schließe die Anmeldung für Aussteller etwa vier Wochen vor der Börse. So bleiben ungefähr drei Wochen, um Daten zu prüfen, Standnummern zu vergeben und fehlende Rückmeldungen nachzufassen.
Wie viele Tage vorher muss der Standplan verschickt werden?: Sende den finalen Standplan und die Ausstellerinformationen mindestens sieben Tage vor der Veranstaltung. Änderungen am Messetag führen sonst schnell zu falschen Standnummern und unnötigen Rückfragen.
Wann sollte man Technik und Präsentationen prüfen?: Sammle Präsentationen spätestens drei Tage vorher und teste die komplette Technik am Vortag. Prüfe dabei auch Verlängerungskabel, Ladestationen, Mikrofonständer und die Verständlichkeit der Lautsprecher.

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