Cómo organizar una feria comercial sin perder detalles

Organizar una feria comercial requiere coordinar expositores, visitantes, espacios y equipos en un orden claro. Empieza cerrando la fecha, el horario y la ubicación; después confirma quién participa y cómo se inscribe el público. Cuando tengas los datos, prepara el plano de stands, las acreditaciones y la información logística. La última semana sirve para confirmar respuestas, catering, bebidas y necesidades técnicas, no para tomar decisiones básicas.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Fijar la fecha y los horarios de la feria
2 personas
2
Confirmar la ubicación de la feria
2 personas
3
Seleccionar a los expositores
3 personas
4
Invitar a los expositores
2 personas
5
Invitar a los visitantes
2 personas
6
Publicar el formulario de inscripción
7
Iniciar la promoción en redes sociales
2 personas
8
Enviar boletín
9
Hacer el plano de puestos
2 personas
10
Asignar números de stand
11
Enviar información a los expositores
2 personas
12
Gestionar inscripciones
2 personas
13
Recoger preferencias dietéticas
14
Comprobar los datos de nombre
2 personas
15
Preparar acreditaciones
2 personas
16
Imprimir la lista de visitantes
17
Llamar de nuevo a los expositores
2 personas
18
Pedir el catering
2 personas
19
Pedir bebidas
20
Comprobar la lista de la compra
2 personas
21
Hacer la compra
3 personas
22
Confirmar la entrega del catering
23
Comprobar la técnica
2 personas
24
Recopilar las presentaciones
25
Preparar los carteles de ruta
2 personas
26
Imprimir el programa
2 personas
27
Clasificar los materiales
3 personas
28
Recibir a los expositores
3 personas
29
Supervisar la descarga del transporte
3 personas
30
Colocar mesas y sillas
5 personas
31
Montar las paredes del stand
5 personas
32
Colgar los números de stand
2 personas
33
Colocar manteles
3 personas
34
Colocar el material promocional
4 personas
35
Montar el mostrador de registro
2 personas
36
Preparar las acreditaciones
2 personas
37
Montar el bufé de catering
4 personas
38
Enfriar las bebidas
2 personas
39
Montar el punto de café y té
2 personas
40
Conectar la técnica
2 personas
41
Probar presentaciones
2 personas
42
Comprobar la iluminación
2 personas
43
Despejar las rutas de seguridad
2 personas
44
Señalizar la entrada
2 personas
45
Montar la sala de prensa
2 personas
46
Instruir al equipo de apertura
3 personas

Evento

47
Atender la mesa de registro
3 personas
48
Entregar las acreditaciones a los visitantes
3 personas
49
Recibir a los expositores
2 personas
50
Indicar a los visitantes los stands
2 personas
51
Anunciar la apertura
52
Coordinar presentaciones
2 personas
53
Gestionar el micrófono
54
Servir café y té
3 personas
55
Servir aperitivos
4 personas
56
Rellenar las bebidas
2 personas
57
Reponer el bufé
2 personas
58
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
59
Comprobar los baños
60
Proporcionar información a los visitantes
2 personas
61
Coordinar los momentos fotográficos
62
Anunciar el cierre
63
Acompañar a los últimos visitantes
2 personas

Seguimiento

64
Registrar la salida de los expositores
2 personas
65
Recoger material promocional
3 personas
66
Apagar la técnica
2 personas
67
Desmontar las paredes del stand
5 personas
68
Recoger mesas y sillas
5 personas
69
Recoger la vajilla
3 personas
70
Lavar la vajilla
3 personas
71
Empacar lo sobrante
2 personas
72
Clasificar residuos
3 personas
73
Limpiar el lugar
4 personas
74
Devolver los materiales
3 personas
75
Devolver el material alquilado
2 personas
76
Registrar objetos perdidos
77
Enviar mensaje de agradecimiento

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesas altascant. 20
Mesas para visitantescant. 12
Sillascant. 80
Mostrador de registro
Taburetes de barcant. 8
Percheroscant. 2
Papeleracant. 8
Paredes para standscant. 20
Mantelescant. 32

Equipo

Portátilcant. 2
Proyector
Pantalla de proyección
Altavocescant. 2
Micrófonos inalámbricoscant. 2
Soporte de micrófono
Mesa de mezclas
Neveras portátilescant. 4
Teterascant. 2
Máquinas de cafécant. 2
Regletascant. 12
Cables alargadorescant. 12
Estaciones de cargacant. 2
Clic de presentacióncant. 2
Alfombrillas para cablescant. 12

Vajilla

Tazas de cafécant. 120
Vasos para aguacant. 160
Copas de vinocant. 120
Platoscant. 120
Cucharillas de cafécant. 120
Cubiertoscant. 120
Bandejas de servircant. 20
Pinzas de servircant. 12
Jarrascant. 12
Termoscant. 6

Decoración

Banner de entrada
Señales direccionalescant. 12
Números de standcant. 20
Atriles para programascant. 6
Carteles de mesacant. 20
Arreglos floralescant. 8
Guirnaldascant. 6
Masilla adhesivacant. 6
Cinta adhesiva de doble caracant. 12
Cuerdacant. 2
Tijerascant. 6
Grapadorascant. 4
Bolígrafos de repuestocant. 30

Catering

Portabadgescant. 140
Lanyardscant. 140
Pegatinas con nombrecant. 150
Cajitas para repartircant. 40
Bandejas de servircant. 20
Dispensadores de bebidascant. 4
Filtros de cafécant. 150
Azucareroscant. 6
Jarras de lechecant. 6
Abrebotellascant. 4
Compras

Limpieza

Aspiradora
Fregonascant. 2
Cubos de limpiezacant. 3
Escobas de manocant. 3
Recogedorescant. 3
Escobillas de bañocant. 3
Dispensadores de jabón de manoscant. 6
Dispensadores de toallas de papelcant. 6

Iluminación

Lámparas LEDcant. 12
Cables de luzcant. 6

Cocina

Tablas de cortarcant. 4
Cuchillo de chefcant. 4
Cuchillos de servircant. 6
Pinzascant. 6
Acumuladores de fríocant. 20
Bandejas de almacenamientocant. 20
Papel de aluminiocant. 4
Film transparentecant. 4
Guantes de cocinacant. 4
Carros de serviciocant. 2

Consejos

Cierra la fecha, el horario y la ubicación antes de invitar a los expositores. Deja al menos 8 semanas para conseguir participantes, publicar el formulario y promocionar la feria.
No esperes al día del montaje para hacer el plano. Asigna un número a cada stand y envía a cada expositor su ubicación, horario de llegada y necesidades técnicas al menos 7 días antes.
Revisa las inscripciones dos veces: una semana antes y 24 horas antes. Comprueba nombres para las acreditaciones y recoge las preferencias dietéticas antes de pedir el catering.
Calcula las bebidas por tramos: prevé 2 o 3 bebidas por persona durante la primera hora y añade agua, café y té para toda la duración. Confirma la entrega del catering el día anterior.
Haz una prueba técnica completa entre 60 y 90 minutos antes de abrir. Comprueba portátil, proyector, pantalla, micrófonos, altavoces, regletas, alargadores y la ruta de los cables.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar una feria comercial?: Empieza entre 8 y 12 semanas antes si necesitas seleccionar expositores y atraer visitantes. Reserva la última semana para confirmar inscripciones, imprimir la lista de asistentes, cerrar el catering y revisar la técnica.
¿Cuándo hay que enviar la información a los expositores?: Envía el plano de stands, el número asignado y las instrucciones de llegada al menos 7 días antes. Haz una última llamada de confirmación entre 48 y 72 horas antes, porque las bajas o cambios de última hora afectan al montaje.
¿Cuándo se prepara el plano de una feria comercial?: Prepara un primer plano cuando conozcas los expositores confirmados y ciérralo entre 10 y 14 días antes. Así puedes colocar mesas, paredes para stands, registro, sillas y recorridos sin improvisar.
¿Cuánta bebida necesito para una feria comercial?: Como referencia, calcula 2 o 3 bebidas por persona durante la primera hora y añade agua, café y té según la duración del evento. Confirma las cantidades definitivas con el número de visitantes registrado 48 horas antes.

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