Organiser un salon professionnel, étape par étape
Un salon professionnel se prépare dans un ordre précis : d’abord la date, le lieu et le format, puis les exposants, les visiteurs et la logistique. Prévoyez un calendrier de relances, car les inscriptions et les besoins techniques arrivent rarement en une seule fois. Le plan des stands, les badges, le catering et les équipements doivent être finalisés avant l’accueil. Cette méthode vous aide à repérer les oublis qui bloquent souvent l’ouverture du salon.
Le plan, étape par étape
Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.
Préparatifs
- 1
Fixer la date et les horaires du salon
2 personnes
- 2
Confirmer le lieu du salon
2 personnes
- 3
Sélectionner les exposants
3 personnes
- 4
Inviter les exposants
2 personnes
- 5
Inviter les visiteurs
2 personnes
- 6
Publier le formulaire d'inscription
- 7
Lancer la promotion sur les réseaux sociaux
2 personnes
- 8
Envoyer la newsletter
- 9
Préparer le plan du stand
2 personnes
- 10
Attribuer les numéros de stand
- 11
Envoyer les informations aux exposants
2 personnes
- 12
Traiter les inscriptions
2 personnes
- 13
Recueillir les besoins alimentaires
- 14
Vérifier les noms et coordonnées
2 personnes
- 15
Préparer les badges
2 personnes
- 16
Imprimer la liste des visiteurs
- 17
Relancer les exposants
2 personnes
- 18
Commander le catering
2 personnes
- 19
Commander des boissons
- 20
Vérifier la liste des courses
2 personnes
- 21
Faire les courses
3 personnes
- 22
Confirmer la livraison du catering
- 23
Vérifier la technique
2 personnes
- 24
Rassembler les présentations
- 25
Préparer les panneaux d’itinéraire
2 personnes
- 26
Imprimer le programme
2 personnes
- 27
Trier les matériaux
3 personnes
- 28
Accueillir les exposants
3 personnes
- 29
Contrôler le déchargement du transport
3 personnes
- 30
Installer les tables et les chaises
5 personnes
- 31
Monter les cloisons de stand
5 personnes
- 32
Suspendre les numéros de stand
2 personnes
- 33
Installer les nappes
3 personnes
- 34
Installer le matériel promotionnel
4 personnes
- 35
Installer le comptoir d’inscription
2 personnes
- 36
Préparer les badges
2 personnes
- 37
Monter le buffet traiteur
4 personnes
- 38
Mettre les boissons au frais
2 personnes
- 39
Installer le point café et thé
2 personnes
- 40
Brancher la technique
2 personnes
- 41
Tester les présentations
2 personnes
- 42
Vérifier l'éclairage
2 personnes
- 43
Dégager les voies de sécurité
2 personnes
- 44
Balisage de l'entrée
2 personnes
- 45
Aménager la salle de presse
2 personnes
- 46
Instruire l’équipe d’ouverture
3 personnes
Événement
- 47
Tenir le bureau d’inscription
3 personnes
- 48
Remettre les badges aux visiteurs
3 personnes
- 49
Accueillir les exposants
2 personnes
- 50
Orienter les visiteurs vers les stands
2 personnes
- 51
Annoncer l'ouverture
- 52
Animer les présentations
2 personnes
- 53
Gérer le micro
- 54
Servir le café et le thé
3 personnes
- 55
Servir des amuse-bouches
4 personnes
- 56
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
- 57
Réapprovisionner le buffet
2 personnes
- 58
Vider les poubelles
2 personnes
- 59
Vérifier les toilettes
- 60
Fournir des informations aux visiteurs
2 personnes
- 61
Encadrer les séances photo
- 62
Annoncer la clôture
- 63
Accompagner les derniers visiteurs
2 personnes
Suivi
- 64
Faire le check-out des exposants
2 personnes
- 65
Rassembler le matériel promotionnel
3 personnes
- 66
Éteindre la technique
2 personnes
- 67
Démonter les parois du stand
5 personnes
- 68
Ranger les tables et les chaises
5 personnes
- 69
Rassembler la vaisselle
3 personnes
- 70
Faire la vaisselle
3 personnes
- 71
Emballer les restes
2 personnes
- 72
Trier les déchets
3 personnes
- 73
Nettoyer le lieu
4 personnes
- 74
Rapporter le matériel
3 personnes
- 75
Retourner les matériels de location
2 personnes
- 76
Enregistrer les objets trouvés
- 77
Envoyer un message de remerciement
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Tables de standqté 20
- Tables pour les visiteursqté 12
- Chaisesqté 80
- Comptoir d'inscription
- Tabourets de barqté 8
- Portantsqté 2
- Poubellesqté 8
- Panneaux de standqté 20
- Nappesqté 32
Équipement
- Ordinateur portableqté 2
- Projecteur
- Écran de projection
- Haut-parleursqté 2
- Microphones sans filqté 2
- Pied de microphone
- Table de mixage
- Glacièresqté 4
- Bouilloiresqté 2
- Machines à caféqté 2
- Multiprisesqté 12
- Rallongesqté 12
- Stations de rechargeqté 2
- Cliqueur de présentationqté 2
- Passe-câblesqté 12
Vaisselle
- Tasses à caféqté 120
- Verres à eauqté 160
- Verres à vinqté 120
- Assiettesqté 120
- Cuillères à caféqté 120
- Couvertsqté 120
- Plateaux de serviceqté 20
- Pinces de serviceqté 12
- Carafesqté 12
- Thermosqté 6
Décoration
- Bannière d’entrée
- Panneaux directionnelsqté 12
- Numéros de standqté 20
- Pupitres de programmeqté 6
- Pancartes de tableqté 20
- Compositions floralesqté 8
- Guirlandes de fanionsqté 6
- Pâte adhésiveqté 6
- Ruban adhésif double faceqté 12
- Cordeqté 2
- Ciseauxqté 6
- Agrafeusesqté 4
- Stylos de réserveqté 30
Catering
- Porte-badgesqté 140
- Lanyardsqté 140
- Étiquettes nominativesqté 150
- Bols de distributionqté 40
- Plateaux de serviceqté 20
- Distributeurs de boissonsqté 4
- Filtres à caféqté 150
- Sucriersqté 6
- Pichets à laitqté 6
- Tire-bouchonsqté 4
- Courses
Nettoyage
- Aspirateur
- Sets de serpillièreqté 2
- Seaux de nettoyageqté 3
- Balais à mainqté 3
- Pelles à poussièreqté 3
- Brosses de toilettesqté 3
- Distributeurs de savon pour les mainsqté 6
- Distributeurs de serviettes en papierqté 6
Éclairage
- Lampes LEDqté 12
- Câbles d'éclairageqté 6
Cuisine
- Planches à découperqté 4
- Couteau de chefqté 4
- Couteaux de serviceqté 6
- Pincesqté 6
- Pains de glaceqté 20
- Bacs de conservationqté 20
- Papier aluminiumqté 4
- Film alimentaireqté 4
- Gants de cuisineqté 4
- Chariots de serviceqté 2
Conseils
- Commencez par fixer la date, les horaires et le lieu, puis bloquez au moins 8 à 12 semaines pour recruter les exposants et lancer les inscriptions visiteurs.
- Attribuez les numéros de stand avant d’envoyer les informations pratiques aux exposants. Demandez leurs besoins alimentaires et techniques au moins 10 jours avant le salon.
- Gardez une liste à jour des inscrits : vérifiez les noms et coordonnées, puis imprimez les badges et la liste des visiteurs la veille plutôt qu’une semaine à l’avance.
- Testez le projecteur, l’écran, les haut-parleurs, les microphones et les présentations au moins 2 heures avant l’ouverture. Prévoyez aussi les multiprises, rallonges et passe-câbles.
- Confirmez la livraison du catering le jour précédent et comptez les boissons, tasses, verres, assiettes et couverts avant l’arrivée des visiteurs. Les machines à café et bouilloires sont souvent oubliées dans le contrôle final.
Questions fréquentes
- Combien de temps faut-il pour organiser un salon professionnel ?
- Prévoyez idéalement 8 à 12 semaines. Ce délai laisse le temps de confirmer le lieu, sélectionner les exposants, ouvrir les inscriptions et relancer les personnes qui n’ont pas encore répondu.
- Quand faut-il inviter les exposants à un salon professionnel ?
- Invitez-les au moins 8 semaines avant la date prévue, puis envoyez une première relance après 7 jours. Demandez rapidement leurs contraintes de stand, leurs coordonnées et leurs besoins alimentaires.
- Quand préparer les badges et la liste des visiteurs ?
- Vérifiez les inscriptions jusqu’à 48 heures avant l’événement et préparez les badges la veille. Imprimez une liste actualisée le matin du salon pour intégrer les dernières modifications.
- Quand tester la technique d’un salon professionnel ?
- Faites un test complet au moins 2 heures avant l’ouverture, avec les présentations réellement utilisées. Vérifiez séparément le projecteur, l’écran, les microphones, les haut-parleurs, la table de mixage et les câbles.
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