Halloweenmarkt organiseren: checklist van plan tot opening

Een Halloweenmarkt vraagt meer voorbereiding dan alleen kramen en decoratie. Leg eerst datum, locatie, vergunningen en marktindeling vast; daarna volgen kraamhouders, voorzieningen, vrijwilligers en programma. Reserveer stroom, toiletten, koeling en tenten op tijd, want die zijn rond drukke weekenden snel vergeven. Met deze checklist werk je van eerste besluit naar een markt die op de openingsdag veilig, verlicht en praktisch ingericht is.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en locatie vastleggen
2 personen
Vergunningen controleren
Marktindeling tekenen
2 personen
Kraamhouders benaderen
2 personen
Aanmeldformulier openen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Evenement online publiceren
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Kraamplaatsen toewijzen
2 personen
Elektriciteit reserveren
Toiletten reserveren
Koelmaterialen reserveren
Leveranciers bevestigen
Stroomplan maken
2 personen
Veiligheidsroutes markeren
2 personen
Vrijwilligers indelen
2 personen
Programma opstellen
2 personen
Spelactiviteiten voorbereiden
3 personen
Muziekafspeellijst maken
Boodschappenlijst controleren
2 personen
Voorraad materialen controleren
2 personen
Boodschappen doen
2 personen
Houdbare voorraad sorteren
2 personen
Decoratie voorbereiden
3 personen
Naamkaartjes maken
2 personen
Pinautomaat opladen
Contant wisselgeld klaarleggen
2 personen
Koelkasten vullen
2 personen
Groenten en fruit wassen
2 personen
Hapjes voorbereiden
4 personen
Snoepzakjes vullen
3 personen
Kramen vooraf labelen
2 personen
Weersverwachting controleren
Weermaatregelen klaarzetten
2 personen
Terrein vrijmaken
4 personen
Kramen en tenten opbouwen
6 personen
Tafels en stoelen plaatsen
4 personen
Stroom aansluiten
2 personen
Verlichting ophangen
3 personen
Decoratie ophangen
4 personen
Bewegwijzering plaatsen
2 personen
Afvalpunten plaatsen
2 personen
Verkoopbalie inrichten
3 personen
Kraamhouders ontvangen
3 personen
Kraamhouders naar plaats begeleiden
3 personen
Kraamtafels controleren
2 personen
Hapjes uitstallen
3 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Koffie en thee klaarzetten
2 personen
Geluid testen
2 personen
Veiligheidscontrole uitvoeren
2 personen
Vrijwilligers instrueren
2 personen

Event

Bezoekers ontvangen
4 personen
Entree en informatie bemannen
2 personen
Kramen bemannen
8 personen
Hapjes serveren
3 personen
Dranken serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Koffie en thee bijvullen
2 personen
Spelactiviteiten begeleiden
3 personen
Muziek bedienen
Terrein schoonhouden
2 personen
Afvalbakken legen
2 personen
Toiletten controleren
Voorraad controleren
Laatste ronde aankondigen
Bezoekers uitgeleiden
3 personen

Nazorg

Kramen afbouwen
6 personen
Decoratie verwijderen
4 personen
Verlichting uitschakelen
2 personen
Stroom loskoppelen
2 personen
Servies verzamelen
3 personen
Afval verzamelen
4 personen
Terrein schoonmaken
4 personen
Servies afwassen
3 personen
Overgebleven eten sorteren
2 personen
Materialen inventariseren
2 personen
Huurmaterialen retourneren
2 personen
Afval naar inzamelpunt brengen
2 personen
Koelmaterialen legen
2 personen
Koelmaterialen reinigen
2 personen
Gevonden voorwerpen registreren
Borg en sleutels afhandelen
Facturen en bonnetjes verzamelen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 6
Marktkramenaantal 12
Klaptafelsaantal 14
Klapstoelenaantal 40
Barkrukkenaantal 8
Statafelsaantal 8
Tafelkledenaantal 14
Kraamgewichtenaantal 24

Servies

Herbruikbare bekersaantal 150
Koffiekopjesaantal 60
Bordenaantal 100
Besteksetsaantal 100
Serveerschalenaantal 12
Opscheplepelsaantal 8
Koffiepottenaantal 3
Thermoskannenaantal 4

Decoratie

Kunststof pompoenenaantal 20
Kunststof spinnenaantal 30
Spinnenwebdecoratieaantal 10
Halloween-slingersaantal 12
Stoffen spokenaantal 8
Grafsteenpanelenaantal 8
Vlaggenlijnenaantal 10
Tafeldecoratiesaantal 14
Naamkaartjesaantal 30

Verlichting

Led-lichtsnoerenaantal 12
Led-lantaarnsaantal 20
Batterijenaantal 40

Apparatuur

Bluetoothspeakersaantal 2
Muziektelefoon
Pinautomaat
Verlenghaspelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 6
Batterijladersaantal 4
Zaklampenaantal 4
Portofoonsaantal 6
EHBO-koffer
Brandblussersaantal 2
Gereedschapskistenaantal 2
Tie-wrapsaantal 100
Gaffer tapeaantal 6
Afzetpalenaantal 12
Afzetlintaantal 4
Krijtbordenaantal 8
Prijskaartjesaantal 100
Pennenaantal 20
Kassabakkenaantal 4
Wisselgeldkist
Clipboardsaantal 4
Bezoekerspolsbandjesaantal 250
Spelbekersaantal 30
Ringwerpspel
Prikbordspel
Prijsjesaantal 100

Keuken

Snijplankenaantal 4
Koks- en broodmessenaantal 6
Mengkommenaantal 6
Maatbekersaantal 3
Koelboxenaantal 6
IJsblokbakkenaantal 4
Serveertangenaantal 8
Handschoenenaantal 20

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 8
Emmersaantal 4
Bezemsaantal 3
Blik en vegeraantal 3
Dweilenaantal 3
Handzeepdispensersaantal 4
Desinfectiepompjesaantal 6
Toiletborstelsaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Begin 8 tot 10 weken vooraf met datum, locatie, vergunningen en een eenvoudige marktindeling. Zo weet je hoeveel marktkramen, partytenten en kraamgewichten je nodig hebt voordat je deelnemers toezegt.
Benader kraamhouders uiterlijk 6 weken vooraf en sluit de aanmelding 2 tot 3 weken voor de markt. Verzamel tegelijk dieetwensen, benodigde elektriciteit en voorkeuren voor de kraamplaats.
Maak 1 week vooraf een stroomplan met alle aansluitingen, kabelroutes en verlichting. Tel led-lichtsnoeren, led-lantaarns en batterijen per zone en houd vrije veiligheidsroutes van minimaal 1,2 meter aan.
Plan de opbouw op de dag zelf minstens 3 uur voor opening. Zet eerst tenten, kramen en gewichten neer, markeer looproutes en voeg daarna decoratie, tafelkleden, servies en muziek toe.
Controleer 2 dagen vooraf de houdbare voorraad en boodschappenlijst. Leg herbruikbare bekers, borden, bestek, serveerschalen, opscheplepels, koffiepotten en thermoskannen apart per kraam of uitgiftepunt.

Veelgestelde vragen

Hoe ver van tevoren moet ik een Halloweenmarkt organiseren?: Begin minimaal 8 tot 10 weken vooraf met datum, locatie en vergunningen. Reserveer voorzieningen zoals toiletten, elektriciteit, koeling en tenten liefst 6 weken voor de markt.
Hoeveel tijd heb je nodig voor de opbouw van een Halloweenmarkt?: Plan minstens 3 uur opbouw voor een markt met tenten, kramen, verlichting, decoratie en spelactiviteiten. Laat vrijwilligers in shifts van 2 uur werken, zodat ook tijdens de opening iemand beschikbaar blijft.
Wanneer sluit je de inschrijving voor kraamhouders?: Sluit de aanmelding 2 tot 3 weken voor de Halloweenmarkt. Gebruik de laatste 10 tot 14 dagen om plaatsen toe te wijzen, dieetwensen te verwerken en elektriciteit en leveranciers definitief te bevestigen.
Hoe breed moeten de veiligheidsroutes op een Halloweenmarkt zijn?: Houd doorgaande veiligheidsroutes minimaal 1,2 meter breed en laat ze vrij van tafels, kabels en decoratie. Controleer de routes opnieuw nadat alle kramen, partytenten en led-verlichting zijn geplaatst.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.