Checklist para organizar un mercado de Halloween sin imprevistos

Un mercado de Halloween combina puestos, actividades, comida, decoración y circulación de visitantes, así que conviene organizarlo por fases. Empieza por fijar la fecha, el lugar y los permisos; después confirma los puestos, los servicios y la distribución del espacio. Durante las últimas semanas tendrás que cerrar inscripciones, asignar voluntarios y comprobar electricidad, aseos y refrigeración. Esta checklist reúne el orden de trabajo y los detalles que suelen quedarse para el último momento.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Fijar fecha y lugar
2 personas
Comprobar permisos
Dibujar la distribución del mercado
2 personas
Contactar a los puestos
2 personas
Abrir el formulario de inscripción
Enviar invitaciones
2 personas
Publicar el evento en línea
Gestionar inscripciones
Recoger preferencias dietéticas
Asignar puestos de stand
2 personas
Reservar electricidad
Reservar los aseos
Reservar material de refrigeración
Confirmar proveedores
Hacer el plan de electricidad
2 personas
Marcar rutas de seguridad
2 personas
Asignar voluntarios
2 personas
Elaborar el programa
2 personas
Preparar las actividades de juego
3 personas
Crear lista de reproducción
Comprobar la lista de la compra
2 personas
Comprobar el stock de materiales
2 personas
Hacer la compra
2 personas
Clasificar existencias no perecederas
2 personas
Preparar la decoración
3 personas
Hacer tarjetas con nombres
2 personas
Recargar el cajero automático
Preparar cambio en efectivo
2 personas
Llenar los refrigeradores
2 personas
Lavar frutas y verduras
2 personas
Preparar aperitivos
4 personas
Rellenar bolsitas de caramelos
3 personas
Etiquetar los puestos con antelación
2 personas
Comprobar el pronóstico del tiempo
Preparar medidas contra el clima
2 personas
Despejar el recinto
4 personas
Montar puestos y carpas
6 personas
Colocar mesas y sillas
4 personas
Conectar la corriente
2 personas
Colgar la iluminación
3 personas
Colgar la decoración
4 personas
Colocar la señalización
2 personas
Colocar puntos de recogida de basura
2 personas
Montar el mostrador de ventas
3 personas
Recibir a los titulares de los puestos
3 personas
Guiar a los expositores a su lugar
3 personas
Comprobar las mesas del puesto
2 personas
Montar aperitivos
3 personas
Enfriar las bebidas
2 personas
Preparar café y té
2 personas
Probar el sonido
2 personas
Realizar el control de seguridad
2 personas
Instruir a los voluntarios
2 personas

Evento

Recibir a los visitantes
4 personas
Atender la entrada y la información
2 personas
Atender los puestos
8 personas
Servir aperitivos
3 personas
Servir las bebidas
3 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Reponer café y té
2 personas
Coordinar las actividades del juego
3 personas
Controlar la música
Mantener limpio el recinto
2 personas
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
Comprobar los baños
Comprobar el inventario
Anunciar la última ronda
Acompañar a los visitantes a la salida
3 personas

Seguimiento

Desmontar los puestos
6 personas
Retirar la decoración
4 personas
Apagar la iluminación
2 personas
Desconectar la corriente
2 personas
Recoger la vajilla
3 personas
Recoger la basura
4 personas
Limpiar el recinto
4 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Clasificar la comida sobrante
2 personas
Inventariar materiales
2 personas
Devolver el material alquilado
2 personas
Llevar la basura al punto de recogida
2 personas
Vaciar el material de refrigeración
2 personas
Limpiar los materiales de refrigeración
2 personas
Registrar objetos perdidos
Gestionar la fianza y las llaves
Recopilar facturas y recibos

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Carpas de fiestacant. 6
Puestos de mercadocant. 12
Mesas plegablescant. 14
Sillas plegablescant. 40
Taburetes de barcant. 8
Mesas altascant. 8
Mantelescant. 14
Pesos para carpascant. 24

Vajilla

Vasos reutilizablescant. 150
Tazas de cafécant. 60
Platoscant. 100
Cubiertoscant. 100
Bandejas de servircant. 12
Cucharonescant. 8
Jarras de cafécant. 3
Termoscant. 4

Decoración

Calabazas de plásticocant. 20
Arañas de plásticocant. 30
Decoración de telarañascant. 10
Guirnaldas de Halloweencant. 12
Telas fantasmacant. 8
Paneles de lápidacant. 8
Guirnaldascant. 10
Decoraciones de mesacant. 14
Tarjetas de nombrecant. 30

Iluminación

Guirnaldas de luces LEDcant. 12
Faroles LEDcant. 20
Bateríascant. 40

Equipo

Altavoces Bluetoothcant. 2
Teléfono de música
Cajero automático
Enrollacablescant. 4
Regletascant. 6
Cargadores de bateríascant. 4
Linternascant. 4
Walkie-talkiescant. 6
Botiquín de primeros auxilios
Extintorescant. 2
Cajas de herramientascant. 2
Bridascant. 100
Cinta gaffercant. 6
Postes separadorescant. 12
Cinta de balizamientocant. 4
Pizarrascant. 8
Etiquetas de preciocant. 100
Bolígrafoscant. 20
Cajas de la cajacant. 4
Caja de cambio
Portapapelescant. 4
Pulseras para visitantescant. 250
Vasos de juegocant. 30
Juego de lanzamiento de aros
Juego de tablero de corcho
Premioscant. 100

Cocina

Tablas de cortarcant. 4
Cuchillos de chef y de pancant. 6
Cuencos para mezclarcant. 6
Jarras medidorascant. 3
Neveras portátilescant. 6
Cubiterascant. 4
Pinzas de servircant. 8
Guantescant. 20

Limpieza

Papeleracant. 8
Cuboscant. 4
Escobascant. 3
Recogedor y escobacant. 3
Fregonascant. 3
Dispensadores de jabón de manoscant. 4
Dispensadores de desinfectantecant. 6
Escobillas de bañocant. 2

Catering

Compras

Consejos

Dibuja la distribución del mercado antes de confirmar los puestos: reserva espacio para carpas, mesas, rutas de seguridad y colas, y deja libres las salidas y los accesos a los aseos.
Cierra las inscripciones con tiempo suficiente para asignar los puestos y recoger las preferencias dietéticas. Envía a cada participante su ubicación, horario de montaje y necesidades de electricidad al menos 7 días antes.
No dejes la electricidad para la última semana: prepara un plan con los puntos de conexión, las guirnaldas LED, los faroles y las baterías, y comprueba que los pesos de las carpas estén disponibles antes del montaje.
Prepara el programa y las actividades de juego antes de comprar la decoración. Así puedes calcular cuántos voluntarios necesitas y evitar que las mesas, los puestos o las zonas de juego se estorben entre sí.
Haz una revisión final de existencias 2 o 3 días antes: comprueba vasos reutilizables, tazas, platos, cubiertos, bandejas, termos y material no perecedero, y compra lo que falte antes del día del mercado.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un mercado de Halloween?: Empieza entre 6 y 8 semanas antes para fijar fecha, lugar, permisos y proveedores. Reserva los aseos, la electricidad, la refrigeración y las carpas antes de abrir las inscripciones.
¿Cuándo debo confirmar los puestos del mercado de Halloween?: Cierra las inscripciones aproximadamente 3 semanas antes y asigna los puestos durante la semana siguiente. Envía el plano definitivo, las instrucciones de montaje y las necesidades técnicas al menos 7 días antes del evento.
¿Cuándo se prepara la decoración de un mercado de Halloween?: Clasifica la decoración y el material no perecedero entre 3 y 5 días antes. Monta calabazas, arañas, telarañas, guirnaldas y paneles de lápida el mismo día o la tarde anterior, según el acceso al lugar.
¿Cuántos voluntarios necesito para un mercado de Halloween?: Calcula al menos 1 voluntario por cada zona de actividad y añade 2 personas para recibir a los puestos y resolver incidencias. Confirma los turnos 7 días antes y prepara una lista con teléfonos y horarios.

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