La checklist pour organiser un marché d’Halloween

Un marché d’Halloween demande plus qu’une date et quelques stands. Il faut coordonner les exposants, les inscriptions, l’électricité, les toilettes, la circulation et les animations avant l’ouverture. Cette checklist vous aide à avancer dans le bon ordre, des premières autorisations au rangement du matériel. Elle couvre aussi les oublis fréquents : besoins alimentaires, poids pour les tentes, éclairage autonome et répartition précise des bénévoles.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et le lieu
2 personnes
Vérifier les autorisations
Dessiner le plan du marché
2 personnes
Contacter les exposants
2 personnes
Ouvrir le formulaire d’inscription
Envoyer les invitations
2 personnes
Publier l’événement en ligne
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Attribuer les emplacements de stand
2 personnes
Réserver l’électricité
Réserver les toilettes
Réserver le matériel de refroidissement
Confirmer les fournisseurs
Établir le plan électrique
2 personnes
Baliser les voies de sécurité
2 personnes
Répartir les bénévoles
2 personnes
Élaborer le programme
2 personnes
Préparer les activités de jeu
3 personnes
Créer la playlist musicale
Vérifier la liste des courses
2 personnes
Vérifier le stock de matériel
2 personnes
Faire les courses
2 personnes
Trier les denrées non périssables
2 personnes
Préparer la décoration
3 personnes
Créer des badges nominatifs
2 personnes
Recharger le terminal de paiement
Préparer la monnaie
2 personnes
Remplir les réfrigérateurs
2 personnes
Laver les légumes et les fruits
2 personnes
Préparer les en-cas
4 personnes
Remplir les sachets de bonbons
3 personnes
Étiqueter les stands à l'avance
2 personnes
Vérifier les prévisions météo
Préparer les mesures en cas de pluie
2 personnes
Dégager le site
4 personnes
Monter les stands et les tentes
6 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Brancher l’électricité
2 personnes
Installer l'éclairage
3 personnes
Installer la décoration
4 personnes
Installer la signalisation
2 personnes
Installer des points de collecte des déchets
2 personnes
Aménager le comptoir de vente
3 personnes
Réceptionner les supports de stand
3 personnes
Accompagner les exposants à leur emplacement
3 personnes
Vérifier les tables des stands
2 personnes
Disposer les amuse-bouches
3 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Préparer le café et le thé
2 personnes
Tester le son
2 personnes
Effectuer le contrôle de sécurité
2 personnes
Briefer les bénévoles
2 personnes

Événement

Accueillir les visiteurs
4 personnes
Assurer l’accueil et l’information
2 personnes
Tenir les stands
8 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Servir les boissons
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Réapprovisionner le café et le thé
2 personnes
Encadrer les activités de jeux
3 personnes
Gérer la musique
Maintenir le site propre
2 personnes
Vider les poubelles
2 personnes
Vérifier les toilettes
Vérifier les stocks
Annoncer le dernier tour
Reconduire les visiteurs
3 personnes

Suivi

Démonter les stands
6 personnes
Retirer la décoration
4 personnes
Éteindre l’éclairage
2 personnes
Débrancher l'alimentation
2 personnes
Rassembler la vaisselle
3 personnes
Rassembler les déchets
4 personnes
Nettoyer le site
4 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Trier les restes
2 personnes
Inventorier le matériel
2 personnes
Retourner les matériels de location
2 personnes
Apporter les déchets au point de collecte
2 personnes
Vider les éléments de refroidissement
2 personnes
Nettoyer les éléments réfrigérants
2 personnes
Enregistrer les objets trouvés
Gérer la caution et les clés
Rassembler les factures et les reçus

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 6
Stands de marchéqté 12
Tables pliantesqté 14
Chaises pliantesqté 40
Tabourets de barqté 8
Tables hautesqté 8
Nappesqté 14
Poids de standqté 24

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 150
Tasses à caféqté 60
Assiettesqté 100
Couvertsqté 100
Plateaux de serviceqté 12
Louchesqté 8
Cafetièreqté 3
Thermosqté 4

Décoration

Citrouilles en plastiqueqté 20
Araignées en plastiqueqté 30
Décoration en toile d'araignéeqté 10
Guirlandes d’Halloweenqté 12
Fantasmes en tissuqté 8
Panneaux de pierre tombaleqté 8
Guirlandes de fanionsqté 10
Décorations de tableqté 14
Badges nominatifsqté 30

Éclairage

Guirlandes LEDqté 12
Lanternes LEDqté 20
Pilesqté 40

Équipement

Haut-parleurs Bluetoothqté 2
Téléphone musique
Terminal de paiement
Rallonges électriquesqté 4
Multiprisesqté 6
Chargeurs de batterieqté 4
Lampes de pocheqté 4
Talkies-walkiesqté 6
Trousse de premiers secours
Extincteursqté 2
Boîtes à outilsqté 2
Attaches-câblesqté 100
Ruban gafferqté 6
Poteaux de balisageqté 12
Ruban de balisageqté 4
Panneaux en ardoiseqté 8
Étiquettes de prixqté 100
Stylosqté 20
Tiroirs-caissesqté 4
Caisse pour la monnaie
Presse-papiersqté 4
Bracelets visiteursqté 250
Gobelets de jeuqté 30
Jeu de lancer d’anneaux
Jeu de panneau d'affichage
Petits lotsqté 100

Cuisine

Planches à découperqté 4
Couteaux de chef et couteaux à painqté 6
Saladiersqté 6
Verres doseursqté 3
Glacièresqté 6
Bacs à glaçonsqté 4
Pinces de serviceqté 8
Gantsqté 20

Nettoyage

Poubellesqté 8
Seauxqté 4
Balaisqté 3
Pelle et balayetteqté 3
Serpillièresqté 3
Distributeurs de savon pour les mainsqté 4
Pompes de désinfectionqté 6
Brosses de toilettesqté 2

Catering

Courses

Conseils

Commencez par fixer la date, le lieu et les autorisations avant de contacter les exposants. Prévoyez ensuite un plan du marché avec les stands, les accès et les voies de sécurité.
Ouvrez les inscriptions suffisamment tôt pour connaître le nombre de participants et leurs besoins alimentaires. Attribuez les emplacements seulement après avoir vérifié les dimensions, l’électricité et le matériel nécessaire.
Réservez l’électricité, les toilettes et le matériel de refroidissement dès que le nombre d’exposants est estimé. Le plan électrique doit être établi avant l’installation des stands, pas le jour même.
Prévoyez au moins une personne responsable des bénévoles et répartissez les rôles par créneau. Les tâches d’accueil, de sécurité, d’animation et de rangement ne doivent pas dépendre d’une seule personne.
Préparez la décoration et les activités avant la dernière semaine. Testez les guirlandes LED, les lanternes, les piles et les haut-parleurs au moins 24 heures avant l’ouverture pour éviter une panne pendant le marché.

Questions fréquentes

Quand commencer à organiser un marché d’Halloween ?: Commencez idéalement 8 à 12 semaines avant la date prévue. Les autorisations, les exposants, les toilettes et l’électricité peuvent demander plusieurs semaines de coordination.
Combien de temps avant faut-il ouvrir les inscriptions des exposants ?: Ouvrez le formulaire environ 6 à 8 semaines avant le marché et fixez une date limite 2 à 3 semaines avant l’événement. Vous aurez ainsi le temps de traiter les inscriptions et d’attribuer les emplacements.
Que faut-il prévoir pour les stands en extérieur ?: Prévoyez des tentes, des poids de stand, des tables, des chaises et un éclairage autonome. Vérifiez chaque installation le jour précédent et gardez des piles de rechange pour les lanternes et les guirlandes LED.
Quand préparer le plan électrique et les voies de sécurité ?: Préparez le plan électrique dès que les besoins des exposants sont connus, idéalement 2 à 3 semaines avant l’ouverture. Balisez les voies de sécurité avant l’arrivée du public et contrôlez-les pendant l’installation.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.