Zo organiseer je een groene banenbeurs

Begin met het doel en deelnemersprofiel: zoek je starters, zij-instromers of ervaren professionals voor groene beroepen? Leg daarna datum en locatie vast, benader werkgevers en verzamel hun actuele vacaturegegevens. Bouw pas vervolgens het programma met workshops en presentaties, zodat je aanmeldformulier en promotie concrete informatie bevatten. In de laatste weken draait alles om bevestigingen, plattegrond, techniek, catering en een duidelijke taakverdeling voor de ontvangst.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en locatie vastleggen
2 personen
2
Deelnemersprofiel bepalen
2 personen
3
Werkgevers benaderen
3 personen
4
Vacaturegegevens verzamelen
2 personen
5
Workshopleiders vastleggen
2 personen
6
Programma samenstellen
2 personen
7
Aanmeldformulier maken
8
Uitnodigingen versturen
2 personen
9
Promotie online plaatsen
2 personen
10
Posters verspreiden
3 personen
11
Aanmeldingen verwerken
2 personen
12
Dieetwensen verzamelen
13
Werkgevers bevestigen
2 personen
14
Workshopmaterialen verzamelen
2 personen
15
Plattegrond maken
2 personen
16
Standplaatsen toewijzen
2 personen
17
Catering bestellen
2 personen
18
Dranken bestellen
19
Techniek testen
2 personen
20
Presentaties verzamelen
2 personen
21
Naamkaartjes printen
22
Deelnemerslijst printen
23
Route en bereikbaarheid delen
24
Vrijwilligers instrueren
2 personen
25
Materialen klaarzetten
3 personen
26
Dranken koud zetten
2 personen
27
Hapjes voorbereiden
3 personen

Event

28
Locatie openen
2 personen
29
Standhouders ontvangen
3 personen
30
Tafels opstellen
4 personen
31
Stoelen opstellen
4 personen
32
Standborden plaatsen
3 personen
33
Registratiebalie inrichten
2 personen
34
Workshopruimtes inrichten
3 personen
35
Presentaties klaarzetten
2 personen
36
Koffiepunt inrichten
2 personen
37
Catering uitpakken
3 personen
38
Geluid en projectie testen
2 personen
39
Welkomsttafel bemannen
2 personen
40
Bezoekers registreren
3 personen
41
Programma toelichten
42
Opening presenteren
2 personen
43
Standhouders begeleiden
2 personen
44
Bezoekers informeren
3 personen
45
CV-check begeleiden
2 personen
46
Workshops begeleiden
3 personen
47
Sprekers aankondigen
48
Koffie en thee serveren
2 personen
49
Hapjes serveren
2 personen
50
Dranken bijvullen
2 personen
51
Afval scheiden
2 personen
52
Toiletten controleren
53
Foto's maken
54
Contactgegevens verzamelen
2 personen
55
Laatste ronde aankondigen
56
Bezoekers uitzwaaien
3 personen
57
Standhouders uitchecken
2 personen

Nazorg

58
Techniek uitschakelen
2 personen
59
Catering afruimen
3 personen
60
Servies afwassen
2 personen
61
Afval verzamelen
3 personen
62
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
63
Locatie schoonmaken
3 personen
64
Materialen inventariseren
2 personen
65
Geleende spullen retourneren
2 personen
66
Overgebleven voedsel verdelen
2 personen
67
Deelnemersbedankje versturen
2 personen
68
Werkgeversbedankje versturen
2 personen
69
Foto's en bestanden archiveren
70
Contactaanvragen doorsturen
2 personen
71
Onkosten verzamelen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 24
Stoelenaantal 120
Klapstoelenaantal 20
Registratietafel
Barkrukkenaantal 8
Kledingrekkenaantal 4
Afvalbakkenaantal 12
Kapstokkenaantal 4

Apparatuur

Laptopsaantal 6
Projectorenaantal 2
Projectieschermenaantal 2
Laptopspeakersaantal 2
Draadloze microfoonsaantal 2
Microfoonstatievenaantal 2
Verlengkabelsaantal 8
Stekkerdozenaantal 10
Oplaadstationsaantal 3
HDMI-kabelsaantal 4
USB-sticksaantal 6
WiFi-hotspotsaantal 2

Servies

Herbruikbare koffiebekersaantal 150
Herbruikbare drinkglazenaantal 150
Herbruikbare bordenaantal 150
Herbruikbaar bestekaantal 150
Serveerschalenaantal 12
Koffiekannenaantal 6
Waterkannenaantal 8
Opscheplepelsaantal 12

Keuken

Waterkokersaantal 3
Thermoskannenaantal 6
Koelboxenaantal 6
Snijplankenaantal 4
Broodmessenaantal 4
Serveertangenaantal 8
Handdoekenaantal 12

Decoratie

Standbordenaantal 30
Programmapostersaantal 20
Pijlbordenaantal 12
Groene vlaggenaantal 8
Tafelkleedensetsaantal 24
Naamkaarthoudersaantal 40
Plantdecoratiesaantal 12
Krijtbordenaantal 8

Catering

Boodschappen

Papierwaren

Deelnemersbadgesaantal 300
Werkgeversbadgesaantal 60
Vrijwilligersbadgesaantal 20
Programmaflyersaantal 400
Plattegrondenaantal 350
Notitieblokkenaantal 250
Pennenaantal 300
Evaluatiekaartenaantal 250
A4-papieraantal 5
Enveloppenaantal 100
Plasticvrije keycordsaantal 350
Naamstickersaantal 400
Clipboardmappenaantal 20
Ordnersaantal 20
Informatiekaartenaantal 500
Kleurstiftenaantal 12
Whiteboardmarkersaantal 24
Papiertapeaantal 12
Ducttapeaantal 6
Scharenaantal 8
Nietmachinesaantal 4
Nietjesaantal 8
Paperclipsaantal 4
Klemboardsaantal 20

Schoonmaak

Bezemsaantal 4
Stofblikkenaantal 4
Dweilenaantal 4
Emmersaantal 4
Rubberen handschoenenaantal 12
Afvalgrijpersaantal 4

Verlichting

LED-lichtslingersaantal 8
LED-staande lampenaantal 6
Batterijlantaarnsaantal 8

Veiligheid

EHBO-koffersaantal 2
Zaklampenaantal 6
Markeervestjesaantal 12
Kabelmattenaantal 12
Antislipmattenaantal 8

Transport

Transportkrattenaantal 20
Steekwagensaantal 2
Rolcontainersaantal 4

Tips

Plan werkgeverscontact vroeg: vraag per werkgever om functies, opleidingseisen, werktijden en een uiterste datum voor het aanleveren van vacatures. Zo voorkom je dat bezoekers op de beurs verouderde informatie krijgen.
Maak het programma concreet voordat je uitnodigt. Vermeld per workshop een begin- en eindtijd, zaal en maximaal aantal deelnemers; anders blijven aanmeldingen en zaalindeling tot het laatste moment schuiven.
Leg de beursindeling minstens één week vooraf vast. Wijs standplaatsen toe, maak een plattegrond en controleer of registratietafel, looproutes, workshopruimtes en techniek logisch op elkaar aansluiten.
Test presentaties en apparatuur niet pas bij de opening. Controleer projectoren, schermen, microfoons, HDMI-kabels, verlengkabels, stekkerdozen en WiFi-hotsports tijdens een volledige doorloop; verzamel presentaties uiterlijk enkele dagen eerder.
Verwerk dieetwensen en aantallen voor catering uiterlijk vijf werkdagen vooraf. Zet naast koffie en thee ook water klaar en controleer of herbruikbare bekers, glazen, borden en bestek beschikbaar zijn voor het verwachte bezoekersaantal.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een groene banenbeurs organiseren?: Begin idealiter 10 tot 12 weken vooraf. Werkgevers benaderen, vacatures verzamelen en workshopleiders vastleggen kost vaak meerdere contactrondes; reserveer de laatste 2 weken voor bevestigingen, techniek en materialen.
Hoeveel werkgevers heb je nodig voor een groene banenbeurs?: Dat hangt af van je doelgroep en ruimte, maar plan per werkgever één duidelijke standplaats en voldoende gesprekruimte. Bevestig het definitieve aantal uiterlijk 2 weken voor de beurs, zodat je plattegrond, naamkaartjes en promotie kunt afronden.
Wanneer verstuur je uitnodigingen voor een banenbeurs?: Stuur de eerste uitnodiging 4 tot 6 weken vooraf, zodra datum, locatie en programmaonderdelen bekend zijn. Plaats daarna ongeveer 2 weken vooraf een herinnering met route, bereikbaarheid en het actuele workshopprogramma.
Wanneer moet je de techniek voor een banenbeurs testen?: Doe een eerste controle uiterlijk 1 week vooraf en test alles opnieuw op de dag vóór de beurs. Controleer per presentatie de laptop, projector, HDMI-aansluiting, microfoon, speakers, stroompunten en eventuele WiFi-hotspots.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.