Cómo organizar una feria de empleo verde sin perder el control
Una feria de empleo verde necesita más que mesas y empresas invitadas: hay que coordinar vacantes, talleres, inscripciones y circulación de personas. Empieza definiendo el perfil de los participantes y el lugar, y después confirma empleadores y responsables de las actividades. El programa, el plano de los puestos y la información de acceso deben estar cerrados antes de promocionar el evento. Esta guía te ayuda a seguir el orden correcto y a detectar lo que suele quedar para el último momento.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
- 1
Fijar fecha y lugar
2 personas
- 2
Definir el perfil de los participantes
2 personas
- 3
Contactar a los empleadores
3 personas
- 4
Recopilar datos de la vacante
2 personas
- 5
Confirmar a los responsables de los talleres
2 personas
- 6
Elaborar el programa
2 personas
- 7
Crear formulario de inscripción
- 8
Enviar invitaciones
2 personas
- 9
Publicar la promoción en línea
2 personas
- 10
Distribuir carteles
3 personas
- 11
Gestionar inscripciones
2 personas
- 12
Recoger preferencias dietéticas
- 13
Confirmar a los empleadores
2 personas
- 14
Reunir los materiales del taller
2 personas
- 15
Hacer el plano
2 personas
- 16
Asignar los espacios de los puestos
2 personas
- 17
Pedir el catering
2 personas
- 18
Pedir bebidas
- 19
Probar la técnica
2 personas
- 20
Recopilar las presentaciones
2 personas
- 21
Imprimir etiquetas con nombres
- 22
Imprimir la lista de participantes
- 23
Compartir la ruta y el acceso
- 24
Instruir a los voluntarios
2 personas
- 25
Preparar los materiales
3 personas
- 26
Enfriar las bebidas
2 personas
- 27
Preparar aperitivos
3 personas
Evento
- 28
Abrir la ubicación
2 personas
- 29
Recibir a los expositores
3 personas
- 30
Montar mesas
4 personas
- 31
Colocar las sillas
4 personas
- 32
Colocar los letreros del stand
3 personas
- 33
Montar el mostrador de registro
2 personas
- 34
Montar las salas del taller
3 personas
- 35
Preparar las presentaciones
2 personas
- 36
Montar el punto de café
2 personas
- 37
Desembalar el catering
3 personas
- 38
Probar el sonido y la proyección
2 personas
- 39
Atender la mesa de bienvenida
2 personas
- 40
Registrar a los visitantes
3 personas
- 41
Presentar el programa
- 42
Presentar la apertura
2 personas
- 43
Atender a los expositores
2 personas
- 44
Informar a los visitantes
3 personas
- 45
Supervisar la revisión de CV
2 personas
- 46
Guiar talleres
3 personas
- 47
Anunciar a los ponentes
- 48
Servir café y té
2 personas
- 49
Servir aperitivos
2 personas
- 50
Rellenar las bebidas
2 personas
- 51
Separar residuos
2 personas
- 52
Comprobar los baños
- 53
Tomar fotos
- 54
Recopilar los datos de contacto
2 personas
- 55
Anunciar la última ronda
- 56
Despedir a los visitantes
3 personas
- 57
Registrar la salida de los expositores
2 personas
Seguimiento
- 58
Apagar la técnica
2 personas
- 59
Retirar el catering
3 personas
- 60
Lavar la vajilla
2 personas
- 61
Recoger la basura
3 personas
- 62
Recoger mesas y sillas
4 personas
- 63
Limpiar el lugar
3 personas
- 64
Inventariar materiales
2 personas
- 65
Devolver los objetos prestados
2 personas
- 66
Repartir la comida sobrante
2 personas
- 67
Enviar agradecimiento a los participantes
2 personas
- 68
Enviar un agradecimiento a los empleadores
2 personas
- 69
Archivar fotos y archivos
- 70
Reenviar solicitudes de contacto
2 personas
- 71
Recopilar gastos
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Mesascant. 24
- Sillascant. 120
- Sillas plegablescant. 20
- Mesa de registro
- Taburetes de barcant. 8
- Percheroscant. 4
- Papeleracant. 12
- Percheroscant. 4
Equipo
- Portátilescant. 6
- Proyectorescant. 2
- Pantallas de proyeccióncant. 2
- Altavoces para portátilcant. 2
- Micrófonos inalámbricoscant. 2
- Soportes de micrófonocant. 2
- Cables alargadorescant. 8
- Regletascant. 10
- Estaciones de cargacant. 3
- Cables HDMIcant. 4
- Memorias USBcant. 6
- Puntos de acceso WiFicant. 2
Vajilla
- Tazas de café reutilizablescant. 150
- Vasos reutilizablescant. 150
- Platos reutilizablescant. 150
- Cubiertos reutilizablescant. 150
- Bandejas de servircant. 12
- Jarras de cafécant. 6
- Jarras de aguacant. 8
- Cucharonescant. 12
Cocina
- Teterascant. 3
- Termoscant. 6
- Neveras portátilescant. 6
- Tablas de cortarcant. 4
- Cuchillos de pancant. 4
- Pinzas de servircant. 8
- Toallascant. 12
Decoración
- Carteles de standcant. 30
- Pósteres del programacant. 20
- Carteles direccionalescant. 12
- Banderas verdescant. 8
- Sets de mantelescant. 24
- Portatarjetas de nombrecant. 40
- Decoraciones vegetalescant. 12
- Pizarrascant. 8
Catering
- Compras
Artículos de papel
- Credenciales de participantescant. 300
- Credenciales de empleadorescant. 60
- Credenciales de voluntarioscant. 20
- Folletos del programacant. 400
- Planoscant. 350
- Bloc de notascant. 250
- Bolígrafoscant. 300
- Tarjetas de evaluacióncant. 250
- Papel A4cant. 5
- Sobrescant. 100
- Lanyards sin plásticocant. 350
- Pegatinas con nombrecant. 400
- Carpetas portapapelescant. 20
- Carpetas archivadorascant. 20
- Tarjetas informativascant. 500
- Rotuladores de colorescant. 12
- Rotuladores para pizarra blancacant. 24
- Cinta de papelcant. 12
- Cinta americanacant. 6
- Tijerascant. 8
- Grapadorascant. 4
- Grapascant. 8
- Clipscant. 4
- Tableros con pinzacant. 20
Limpieza
- Escobascant. 4
- Recogedores de polvocant. 4
- Fregonascant. 4
- Cuboscant. 4
- Guantes de gomacant. 12
- Pinzas para residuoscant. 4
Iluminación
- Guirnaldas de luces LEDcant. 8
- Lámparas de pie LEDcant. 6
- Linternas a pilascant. 8
Seguridad
- Botiquines de primeros auxilioscant. 2
- Linternascant. 6
- Chalecos reflectantescant. 12
- Alfombrillas para cablescant. 12
- Alfombrillas antideslizantescant. 8
Transporte
- Cajas de transportecant. 20
- Carros de manocant. 2
- Contenedores rodantescant. 4
Consejos
- Cierra primero el perfil de los participantes y las vacantes. Pide a cada empleador el puesto, requisitos, horario y persona de contacto antes de publicar la invitación; así evitas anuncios incompletos o cambios de última hora.
- Prepara el programa cuando hayas confirmado a los responsables de los talleres. Reserva bloques concretos para cada actividad y deja tiempo entre sesiones para que los asistentes se desplacen y hablen con los empleadores.
- Haz el plano antes de pedir todo el mobiliario. Coloca la mesa de registro en la entrada, asigna un espacio a cada puesto y comprueba que queden pasillos suficientes para sillas, cables, percheros y zonas de descanso.
- Prueba la técnica al menos un día antes. Conecta portátiles, proyectores, pantallas, micrófonos, altavoces y cables HDMI; lleva también regletas, alargadores, memorias USB y una alternativa para las presentaciones.
- No esperes al día del evento para revisar las inscripciones. Imprime la lista de participantes y las etiquetas con nombres con antelación, recopila las preferencias dietéticas y comparte la ruta y el acceso antes de la feria.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar una feria de empleo verde?
- Empieza entre 6 y 8 semanas antes. Ese margen permite confirmar empleadores, recopilar los datos de las vacantes, cerrar los talleres, promocionar el evento y gestionar las inscripciones sin prisas.
- ¿Cuándo hay que confirmar a las empresas participantes?
- Haz una primera confirmación unas 4 semanas antes y una última 7 días antes. En la segunda revisión comprueba el nombre de la persona responsable, el horario de llegada, las necesidades técnicas y el espacio asignado.
- ¿Cuándo se debe probar el equipo técnico?
- Haz una prueba completa entre 24 y 48 horas antes. Comprueba cada portátil, proyector, pantalla, micrófono, altavoz, cable y punto de conexión, y guarda las presentaciones en una memoria USB de respaldo.
- ¿Cuándo se cierra la inscripción de una feria de empleo?
- Cierra la inscripción entre 3 y 5 días antes si necesitas imprimir listas, etiquetas y preparar el catering. Después, conserva un pequeño margen para corregir datos y atender cambios urgentes.
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