Boodschappenlijst voor een benefietgala

Voor een benefietgala heb je meer nodig dan alleen diner en drank. Denk aan ronde tafels en stoelen, servies per gang, glazen voor water, wijn en champagne en materialen voor ontvangst en veiling. Ook techniek wordt vaak te laat geregeld: draadloze microfoons, standaards en luidsprekers moeten passen bij de zaal en het programma. Gebruik deze lijst naast de definitieve gastenlijst, tafelschikking en cateringafspraken.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Ronde tafelsaantal 12
Stoelenaantal 110
Buffettafelsaantal 4
Registratietafel
Kledingrekkenaantal 2

Servies

Dinerbordenaantal 120
Dessertbordenaantal 120
Soepkommenaantal 110
Waterglazenaantal 120
Wijnglazenaantal 220
Champagneglazenaantal 120
Koffiekopjesaantal 110
Koffielepelsaantal 120
Dinerbestekaantal 120
Serveerbestekaantal 24

Decoratie

Tafellopersaantal 12
Stoffen servettenaantal 120
Naamkaartjesaantal 110
Menukaartenaantal 110
Programmaboekjesaantal 120
Tafeldecoratiesaantal 12
Bloemstukkenaantal 12
Kaarsenhoudersaantal 24
LED-kaarsenaantal 48
Ballonnenaantal 100
Welkomstbord
Sponsordoekenaantal 4

Apparatuur

Draadloze microfoonsaantal 2
Microfoonstandaardsaantal 2
Luidsprekersaantal 2
Mengpaneel
Laptop
Beamer
Projectiescherm
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Kassa
Betaalterminalaantal 2
Powerbanksaantal 4

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Warmhoudkannenaantal 4
Koelboxenaantal 4
Serveerschalenaantal 16
Serveerbladenaantal 8
Soeplepelsaantal 4
Broodmessenaantal 4
Snijplankenaantal 4
Keukenmessenaantal 4
Tangenaantal 8
Maatbekersaantal 2
Thermoskannenaantal 4

Verlichting

Lichtslingersaantal 6
Staande lampenaantal 4
Spotsaantal 4

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 8
Stofzuiger
Dweilenaantal 3
Emmersaantal 3
Schoonmaakdoekenaantal 20

Catering

Boodschappen
- Spa Blauw - 120 flessen
- Spa Rood - 60 flessen
- Cola - 24 flessen
- Cola Zero - 24 flessen
- Sinas - 12 flessen
- Tonic - 12 flessen
- Gemberbier - 12 flessen
- Appelsap - 12 liter
- Sinaasappelsap - 12 liter
- Witte wijn - 24 flessen
- Rode wijn - 18 flessen
- Rosé - 12 flessen
- Alcoholvrij bier - 24 flesjes
- Bier - 72 flesjes
- Prosecco - 18 flessen
- Gin - 4 flessen
- Vodka - 3 flessen
- Bitter lemon - 12 flessen
- IJsblokjes - 20 kilogram
- Koffiebonen - 3 kilogram
- Theezakjes - 200 stuks
- Cafeïnevrije koffie - 500 gram
- Suiker - 2 kilogram
- Zoetjes - 300 stuks
- Halfvolle melk - 12 liter
- Havermelk - 6 liter
- Citroenen - 3 kilogram
- Munt - 10 bosjes
- Komkommers - 3 kilogram
- Cherrytomaten - 4 kilogram
- Wortels - 3 kilogram
- Paprika's - 3 kilogram
- Druiven - 5 kilogram
- Aardbeien - 4 kilogram
- Appels - 5 kilogram
- Gemengde noten - 3 kilogram
- Olijven - 3 kilogram
- Hummus - 3 kilogram
- Roomkaas - 2 kilogram
- Brie - 3 kilogram
- Goudse kaas - 4 kilogram
- Parmaham - 2 kilogram
- Gerookte zalm - 2 kilogram
- Stokbroden - 30 stuks
- Crackers - 15 pakken
- Toastjes - 15 pakken
- Boter - 2 kilogram
- Gemengde salade - 8 kilogram
- Cherrytomaten voor salade - 3 kilogram
- Komkommer voor salade - 3 kilogram
- Rode ui - 1 kilogram
- Feta - 2 kilogram
- Olijfolie - 3 liter
- Balsamicoazijn - 1 liter
- Zout - 1 kilogram
- Zwarte peper - 250 gram
- Italiaanse kruiden - 250 gram
- Aardappelen - 15 kilogram
- Rijst - 8 kilogram
- Pasta - 8 kilogram
- Groentebouillon - 2 dozen
- Groentemix - 10 kilogram
- Champignons - 4 kilogram
- Kipfilet - 12 kilogram
- Zalmfilet - 8 kilogram
- Vegetarische burgers - 25 stuks
- Kokosmelk - 12 blikken
- Tomatenblokjes - 12 blikken
- Knoflook - 10 bollen
- Uien - 5 kilogram
- Kruidenboter - 2 kilogram
- Chocolademousse - 110 porties
- Slagroom - 5 liter
- Vanille-ijs - 10 liter
- Vers fruit voor dessert - 6 kilogram
- Chocoladesaus - 3 liter
- Koekjes - 10 pakken
- Paprikachips - 10 zakken
- Naturelchips - 10 zakken
- Mayonaise - 2 liter
- Ketchup - 2 liter
- Mosterd - 1 liter
- Bitterballen - 300 stuks
- Mini loempia's - 200 stuks
- Vegetarische hapjes - 200 stuks
- Servetpapier - 500 stuks
- Aluminiumfolie - 4 rollen
- Vershoudfolie - 4 rollen
- Bakpapier - 2 rollen
- Keukenpapier - 12 rollen
- Afvalzakken - 60 stuks
- Afwasmiddel - 3 flessen
- Vaatwastabletten - 60 stuks
- Allesreiniger - 3 flessen
- Glasreiniger - 2 flessen
- Desinfecterende spray - 2 flessen
- Toiletpapier - 48 rollen
- Handzeep - 6 flessen
- Papieren handdoeken - 12 pakken
- Pleisters - 2 dozen

Veiling

Veilingkaartenaantal 120
Veilinghamer
Veilingtafellabelsaantal 20
Prijstagsaantal 30

Papierwaren

Registratielijstenaantal 6
Balpennenaantal 30
Mappenaantal 12
Enveloppenaantal 150
Donatiekaartenaantal 150
Briefpapieraantal 100
Plakbandaantal 6
Schaaraantal 6
Touwaantal 2
Clipboardsaantal 8

Veiligheid

Antislipmattenaantal 8
Kabelmattenaantal 12
Zaklampenaantal 4
Brandblusdekensaantal 2

Transport

Transportkrattenaantal 20
Steekwagensaantal 2

Tips

Bestel servies en glazen op basis van het maximale aantal gasten plus ongeveer 10% reserve. Bij een diner heb je naast dinerborden ook dessertborden, soepkommen, waterglazen, wijnglazen en eventueel champagneglazen nodig.
Leg per tafel vooraf vast hoeveel stoelen, naamkaartjes, menukaarten en programmaboekjes nodig zijn. Maak de tafelschikking uiterlijk enkele dagen voor het gala definitief, zodat drukwerk en plaatsing kloppen.
Vergeet de registratie niet: reserveer een aparte registratietafel en leg naamkaartjes klaar. Controleer vóór de ontvangst ook de gekozen betalingswijze voor donaties, inschrijving of veilingbetalingen.
Plan de veilingmaterialen apart van de decoratie. Veilingitems, een afgedrukte veilingcatalogus en duidelijke voorwaarden moeten klaar zijn voordat de gasten binnenkomen; fotografeer items vooraf als ze in de catalogus komen.
Test de techniek vóór de zaalopstelling: controleer draadloze microfoons, microfoonstandaards en luidsprekers op bereik en verstaanbaarheid. Zet ook een welkomstbord en sponsordoeken klaar, zodat ontvangst en zichtbaarheid niet op het laatste moment gebeuren.

Veelgestelde vragen

Hoeveel servies heb ik nodig voor een benefietgala?: Reken per gast op minimaal één dinerbord, dessertbord, soepkom, waterglas, wijnglas en passend bestek wanneer alle gangen worden geserveerd. Bestel of huur daarnaast ongeveer 10% extra servies en glazen voor breuk, wissels en onverwachte gasten.
Hoeveel stoelen en tafels heb ik nodig voor een benefietgala?: Voor elke aangemelde gast heb je één stoel nodig, plus enkele reserve-exemplaren. Het aantal ronde tafels volgt uit de gekozen tafelschikking; leg dit uiterlijk enkele dagen vóór het gala vast met de locatie, zodat buffettafels en de registratietafel ook ruimte krijgen.
Wanneer moet ik drank en champagneglazen regelen?: Bestel dranken en huur of reserveer champagneglazen zodra het definitieve aantal gasten bekend is, bij voorkeur minimaal 1 tot 2 weken vóór het gala. Houd ongeveer 10% extra glazen achter de hand als er meerdere ontvangstmomenten of een toast zijn.
Wat heb ik nodig voor de veiling op een benefietgala?: Zorg per veilingitem voor een duidelijke omschrijving, foto en veilingvoorwaarde. Druk de veilingcatalogus uiterlijk enkele dagen vóór het gala en leg de items, catalogi en betalingswijze klaar vóór de registratie opent.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.