Organiser un salon de l’emploi vert, étape par étape

Commencez par fixer la date, le lieu et le profil des participants avant de contacter les employeurs. Le programme dépend ensuite des offres proposées, des ateliers et du nombre d’inscrits. Prévoyez une table d’inscription, des badges, un plan des emplacements et un accès Wi-Fi fiable. Les oublis les plus fréquents concernent la confirmation finale des employeurs, les besoins alimentaires et les tests techniques réalisés trop tard.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et le lieu
2 personnes
2
Définir le profil des participants
2 personnes
3
Contacter les employeurs
3 personnes
4
Collecter les informations de l’offre d’emploi
2 personnes
5
Définir les animateurs d'atelier
2 personnes
6
Établir le programme
2 personnes
7
Créer le formulaire d’inscription
8
Envoyer les invitations
2 personnes
9
Publier la promotion en ligne
2 personnes
10
Distribuer les affiches
3 personnes
11
Traiter les inscriptions
2 personnes
12
Recueillir les besoins alimentaires
13
Confirmer les employeurs
2 personnes
14
Rassembler le matériel d’atelier
2 personnes
15
Créer le plan
2 personnes
16
Attribuer les emplacements
2 personnes
17
Commander le catering
2 personnes
18
Commander des boissons
19
Tester la technique
2 personnes
20
Rassembler les présentations
2 personnes
21
Imprimer les badges nominatifs
22
Imprimer la liste des participants
23
Partager l'itinéraire et l'accès
24
Briefer les bénévoles
2 personnes
25
Préparer le matériel
3 personnes
26
Mettre les boissons au frais
2 personnes
27
Préparer les en-cas
3 personnes

Événement

28
Ouvrir le lieu
2 personnes
29
Accueillir les exposants
3 personnes
30
Installer les tables
4 personnes
31
Installer les chaises
4 personnes
32
Installer les panneaux de stand
3 personnes
33
Installer le comptoir d’inscription
2 personnes
34
Aménager les espaces d'atelier
3 personnes
35
Préparer les présentations
2 personnes
36
Mettre en place le point café
2 personnes
37
Déballer le traiteur
3 personnes
38
Tester le son et la projection
2 personnes
39
Tenir la table d’accueil
2 personnes
40
Enregistrer les visiteurs
3 personnes
41
Présenter le programme
42
Présenter l’ouverture
2 personnes
43
Encadrer les exposants
2 personnes
44
Informer les visiteurs
3 personnes
45
Accompagner la vérification des CV
2 personnes
46
Encadrer les ateliers
3 personnes
47
Annoncer les intervenants
48
Servir le café et le thé
2 personnes
49
Servir des amuse-bouches
2 personnes
50
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
51
Trier les déchets
2 personnes
52
Vérifier les toilettes
53
Prendre des photos
54
Recueillir les coordonnées
2 personnes
55
Annoncer le dernier tour
56
Saluer les visiteurs à leur départ
3 personnes
57
Faire le check-out des exposants
2 personnes

Suivi

58
Éteindre la technique
2 personnes
59
Débarrasser le service traiteur
3 personnes
60
Faire la vaisselle
2 personnes
61
Rassembler les déchets
3 personnes
62
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
63
Nettoyer le lieu
3 personnes
64
Inventorier le matériel
2 personnes
65
Rendre les articles empruntés
2 personnes
66
Répartir les restes de nourriture
2 personnes
67
Envoyer un message de remerciement aux participants
2 personnes
68
Envoyer le mot de remerciement aux employeurs
2 personnes
69
Archiver les photos et les fichiers
70
Transmettre les demandes de contact
2 personnes
71
Rassembler les frais

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 24
Chaisesqté 120
Chaises pliantesqté 20
Table d'inscription
Tabourets de barqté 8
Portants à vêtementsqté 4
Poubellesqté 12
Porte-manteauxqté 4

Équipement

Ordinateurs portablesqté 6
Projecteursqté 2
Écrans de projectionqté 2
Haut-parleurs pour ordinateur portableqté 2
Microphones sans filqté 2
Pieds de microqté 2
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 10
Stations de rechargeqté 3
Câbles HDMIqté 4
Clés USBqté 6
Points d’accès Wi‑Fiqté 2

Vaisselle

Gobelets à café réutilisablesqté 150
Verres réutilisablesqté 150
Assiettes réutilisablesqté 150
Couverts réutilisablesqté 150
Plateaux de serviceqté 12
Pichets à caféqté 6
Carafes d’eauqté 8
Louchesqté 12

Cuisine

Bouilloiresqté 3
Thermosqté 6
Glacièresqté 6
Planches à découperqté 4
Couteaux à painqté 4
Pinces de serviceqté 8
Serviettesqté 12

Décoration

Panneaux de standqté 30
Affiches du programmeqté 20
Panneaux indicateursqté 12
Drapeaux vertsqté 8
Sets de nappesqté 24
Porte-nomsqté 40
Décorations végétalesqté 12
Panneaux en ardoiseqté 8

Catering

Courses

Papeterie

Badges des participantsqté 300
Badges des employeursqté 60
Badges des bénévolesqté 20
Flyers du programmeqté 400
Plansqté 350
Blocs-notesqté 250
Stylosqté 300
Cartes d’évaluationqté 250
Papier A4qté 5
Enveloppesqté 100
Lanyards sans plastiqueqté 350
Étiquettes nominativesqté 400
Chemises à pinceqté 20
Classeursqté 20
Fiches d’informationqté 500
Feutres de couleurqté 12
Marqueurs pour tableau blancqté 24
Ruban de papierqté 12
Ruban adhésifqté 6
Ciseauxqté 8
Agrafeusesqté 4
Agrafesqté 8
Trombonesqté 4
Presse-papiersqté 20

Nettoyage

Balaisqté 4
Pelles à poussièreqté 4
Serpillièresqté 4
Seauxqté 4
Gants en caoutchoucqté 12
Pinces à déchetsqté 4

Éclairage

Guirlandes lumineuses LEDqté 8
Lampadaires LEDqté 6
Lampes à pilesqté 8

Sécurité

Trousses de premiers secoursqté 2
Lampes de pocheqté 6
Chasublesqté 12
Passe-câblesqté 12
Tapis antidérapantsqté 8

Transport

Caisses de transportqté 20
Diablesqté 2
Roll-containersqté 4

Conseils

Bloquez le lieu et la date au moins 8 semaines à l’avance, puis demandez rapidement aux employeurs les intitulés de postes, compétences recherchées et modalités de candidature.
Construisez le programme après avoir confirmé les ateliers et les animateurs : gardez des créneaux distincts pour les rencontres avec les employeurs et les présentations.
Fixez une date limite d’inscription 5 à 7 jours avant le salon afin de traiter les besoins alimentaires, imprimer la liste des participants et préparer les badges nominatifs.
Créez le plan des tables et attribuez les emplacements avant l’arrivée des exposants. Réservez une zone identifiable pour l’inscription, les ateliers et les supports de présentation.
Testez projecteur, écran, microphones, câbles HDMI, rallonges et multiprises la veille. Prévoyez aussi des ordinateurs chargés, des clés USB et au moins une solution de connexion Wi-Fi de secours.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un salon de l’emploi vert ?: Prévoyez idéalement 8 à 12 semaines. Les 3 premières semaines servent à fixer le lieu, définir le public et contacter les employeurs ; gardez la dernière semaine pour les confirmations et la préparation matérielle.
Quand faut-il contacter les employeurs ?: Contactez-les 6 à 8 semaines avant l’événement. Demandez une confirmation définitive au plus tard 10 jours avant, avec leurs offres, besoins techniques et nombre de représentants.
Quand fermer les inscriptions des participants ?: Fermez les inscriptions 5 à 7 jours avant le salon. Ce délai permet de vérifier les informations, recueillir les besoins alimentaires et imprimer les badges ainsi que la liste d’accueil.
Quel matériel prévoir pour un salon de l’emploi vert ?: Prévoyez une table d’inscription, des tables et chaises pour les employeurs, des projecteurs, écrans, microphones, rallonges, multiprises et câbles HDMI. Ajoutez des carafes d’eau, des verres réutilisables et des stations de recharge selon la durée du programme.

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