Checklist voor een groene banenbeurs organiseren

Een groene banenbeurs vraagt meer voorbereiding dan alleen werkgevers en bezoekers uitnodigen. Je moet vacatures tijdig verzamelen, stands en workshops logisch indelen en techniek per programmaonderdeel testen. Ook de ontvangst loopt sneller vast als naamkaartjes, deelnemerslijsten en route-informatie pas op de dag zelf worden geregeld. Gebruik deze checklist als werkvolgorde: eerst de inhoud en deelnemers, daarna de indeling, materialen en laatste controles.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en locatie vastleggen
2 personen
Deelnemersprofiel bepalen
2 personen
Werkgevers benaderen
3 personen
Vacaturegegevens verzamelen
2 personen
Workshopleiders vastleggen
2 personen
Programma samenstellen
2 personen
Aanmeldformulier maken
Uitnodigingen versturen
2 personen
Promotie online plaatsen
2 personen
Posters verspreiden
3 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Werkgevers bevestigen
2 personen
Workshopmaterialen verzamelen
2 personen
Plattegrond maken
2 personen
Standplaatsen toewijzen
2 personen
Catering bestellen
2 personen
Dranken bestellen
Techniek testen
2 personen
Presentaties verzamelen
2 personen
Naamkaartjes printen
Deelnemerslijst printen
Route en bereikbaarheid delen
Vrijwilligers instrueren
2 personen
Materialen klaarzetten
3 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen

Event

Locatie openen
2 personen
Standhouders ontvangen
3 personen
Tafels opstellen
4 personen
Stoelen opstellen
4 personen
Standborden plaatsen
3 personen
Registratiebalie inrichten
2 personen
Workshopruimtes inrichten
3 personen
Presentaties klaarzetten
2 personen
Koffiepunt inrichten
2 personen
Catering uitpakken
3 personen
Geluid en projectie testen
2 personen
Welkomsttafel bemannen
2 personen
Bezoekers registreren
3 personen
Programma toelichten
Opening presenteren
2 personen
Standhouders begeleiden
2 personen
Bezoekers informeren
3 personen
CV-check begeleiden
2 personen
Workshops begeleiden
3 personen
Sprekers aankondigen
Koffie en thee serveren
2 personen
Hapjes serveren
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Afval scheiden
2 personen
Toiletten controleren
Foto's maken
Contactgegevens verzamelen
2 personen
Laatste ronde aankondigen
Bezoekers uitzwaaien
3 personen
Standhouders uitchecken
2 personen

Nazorg

Techniek uitschakelen
2 personen
Catering afruimen
3 personen
Servies afwassen
2 personen
Afval verzamelen
3 personen
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Locatie schoonmaken
3 personen
Materialen inventariseren
2 personen
Geleende spullen retourneren
2 personen
Overgebleven voedsel verdelen
2 personen
Deelnemersbedankje versturen
2 personen
Werkgeversbedankje versturen
2 personen
Foto's en bestanden archiveren
Contactaanvragen doorsturen
2 personen
Onkosten verzamelen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 24
Stoelenaantal 120
Klapstoelenaantal 20
Registratietafel
Barkrukkenaantal 8
Kledingrekkenaantal 4
Afvalbakkenaantal 12
Kapstokkenaantal 4

Apparatuur

Laptopsaantal 6
Projectorenaantal 2
Projectieschermenaantal 2
Laptopspeakersaantal 2
Draadloze microfoonsaantal 2
Microfoonstatievenaantal 2
Verlengkabelsaantal 8
Stekkerdozenaantal 10
Oplaadstationsaantal 3
HDMI-kabelsaantal 4
USB-sticksaantal 6
WiFi-hotspotsaantal 2

Servies

Herbruikbare koffiebekersaantal 150
Herbruikbare drinkglazenaantal 150
Herbruikbare bordenaantal 150
Herbruikbaar bestekaantal 150
Serveerschalenaantal 12
Koffiekannenaantal 6
Waterkannenaantal 8
Opscheplepelsaantal 12

Keuken

Waterkokersaantal 3
Thermoskannenaantal 6
Koelboxenaantal 6
Snijplankenaantal 4
Broodmessenaantal 4
Serveertangenaantal 8
Handdoekenaantal 12

Decoratie

Standbordenaantal 30
Programmapostersaantal 20
Pijlbordenaantal 12
Groene vlaggenaantal 8
Tafelkleedensetsaantal 24
Naamkaarthoudersaantal 40
Plantdecoratiesaantal 12
Krijtbordenaantal 8

Catering

Boodschappen

Papierwaren

Deelnemersbadgesaantal 300
Werkgeversbadgesaantal 60
Vrijwilligersbadgesaantal 20
Programmaflyersaantal 400
Plattegrondenaantal 350
Notitieblokkenaantal 250
Pennenaantal 300
Evaluatiekaartenaantal 250
A4-papieraantal 5
Enveloppenaantal 100
Plasticvrije keycordsaantal 350
Naamstickersaantal 400
Clipboardmappenaantal 20
Ordnersaantal 20
Informatiekaartenaantal 500
Kleurstiftenaantal 12
Whiteboardmarkersaantal 24
Papiertapeaantal 12
Ducttapeaantal 6
Scharenaantal 8
Nietmachinesaantal 4
Nietjesaantal 8
Paperclipsaantal 4
Klemboardsaantal 20

Schoonmaak

Bezemsaantal 4
Stofblikkenaantal 4
Dweilenaantal 4
Emmersaantal 4
Rubberen handschoenenaantal 12
Afvalgrijpersaantal 4

Verlichting

LED-lichtslingersaantal 8
LED-staande lampenaantal 6
Batterijlantaarnsaantal 8

Veiligheid

EHBO-koffersaantal 2
Zaklampenaantal 6
Markeervestjesaantal 12
Kabelmattenaantal 12
Antislipmattenaantal 8

Transport

Transportkrattenaantal 20
Steekwagensaantal 2
Rolcontainersaantal 4

Tips

Leg werkgevers en workshopleiders uiterlijk 4 tot 6 weken vooraf vast. Vraag meteen per werkgever de definitieve vacaturegegevens, contactpersoon en benodigde standruimte op; ontbrekende informatie houdt later de plattegrond en communicatie tegen.
Maak de plattegrond zodra de standplaatsen bekend zijn. Houd bij de registratietafel ruimte voor een deelnemerslijst en naamkaartjes, en zet workshops op plekken waar een projector, scherm en microfoon veilig kunnen worden aangesloten.
Plan een technische test 1 tot 2 dagen voor de beurs. Controleer per laptop en presentatie de HDMI-kabel, projectie, speakers, draadloze microfoon, stekkerdozen en verlengkabels; neem USB-sticks en een WiFi-hotspot mee als reserve.
Sluit aanmeldingen enkele dagen voor het evenement af of maak dan een tussenstand. Gebruik die gegevens voor catering, dieetwensen, naamkaartjes, stoelen en herbruikbare bekers, glazen, borden en bestek.
Instrueer vrijwilligers uiterlijk een uur voor opening. Geef iedereen een concrete plek en taak, zoals registratie, werkgevers helpen bij het klaarzetten van tafels, bezoekers naar workshops wijzen of koffiekannen en waterkannen bijvullen.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een groene banenbeurs organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf met datum, locatie, deelnemersprofiel en werkgevers. Plan het programma en de promotie daarna, zodat vacatures en workshopinformatie minstens 3 weken voor de beurs beschikbaar zijn.
Wanneer moet ik werkgevers benaderen voor een groene banenbeurs?: Benader werkgevers ongeveer 8 weken vooraf. Vraag de definitieve vacaturegegevens uiterlijk 3 weken voor de beurs op; daarna kun je stands toewijzen, presentaties verzamelen en bezoekers gericht informeren.
Hoeveel techniek heb ik nodig voor workshops op een banenbeurs?: Reken per workshopruimte op een laptop, projector, projectiescherm en passende HDMI-kabel. Test alles 1 tot 2 dagen vooraf en leg per ruimte minimaal één stekkerdoos en verlengkabel klaar.
Wanneer bestel ik catering voor een groene banenbeurs?: Bestel catering en dranken zodra de aanmeldingen stabiel zijn, meestal 5 tot 7 dagen vooraf. Verzamel dieetwensen uiterlijk 3 dagen voor de beurs en bestel herbruikbaar servies, koffiekannen en waterkannen mee.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.