Checklist voor een goed georganiseerd benefietgala

Een benefietgala vraagt om meer dan een mooie avond: je moet geld inzamelen, gasten goed ontvangen en het programma strak laten verlopen. Begin met datum, locatie, begroting en het goede doel; daarna volgen programma, sponsoren, uitnodigingen en aanmeldingen. Regel catering en techniek pas nadat het verwachte aantal gasten duidelijk is. Deze checklist helpt je ook met details die vaak te laat worden opgepakt, zoals dieetwensen, veilingvoorwaarden, naamkaartjes en de definitieve tafelschikking.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en locatie bevestigen
2 personen
Begroting vaststellen
2 personen
Goede doel selecteren
2 personen
Programma samenstellen
3 personen
Sprekers en artiesten boeken
2 personen
Veilingitems verzamelen
3 personen
Veilingvoorwaarden opstellen
2 personen
Uitnodigingen ontwerpen
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldformulier openen
Sponsoren benaderen
3 personen
Logo's van sponsoren verzamelen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Catering reserveren
2 personen
Dranken bestellen
Tafelschikking maken
2 personen
Reserveringen maken
Programmaboekje opmaken
2 personen
Programmaboekjes drukken
Naamkaartjes maken
2 personen
Betalingswijze controleren
2 personen
Veilingitems fotograferen
2 personen
Veilingcatalogus afdrukken
Aanmeldingen definitief verwerken
2 personen
Catering aantallen doorgeven
Boodschappenlijst controleren
2 personen
Boodschappen doen
3 personen
Materialen verzamelen
3 personen
Draaiboek uitdelen
2 personen
Locatie controleren
2 personen

Event

Tafels en stoelen klaarzetten
5 personen
Tafels dekken
4 personen
Decoratie ophangen
3 personen
Licht controleren
2 personen
Muziek en microfoon testen
2 personen
Presentatie klaarzetten
2 personen
Veilingtafel inrichten
2 personen
Registratietafel inrichten
2 personen
Dranken koud zetten
3 personen
Hapjes voorbereiden
4 personen
Catering klaarzetten
4 personen
Briefing ontvangstteam geven
2 personen
Briefing bediening geven
2 personen
Gasten ontvangen
4 personen
Gasten registreren
3 personen
Naamkaartjes uitdelen
2 personen
Aperitief serveren
4 personen
Programma aankondigen
Sprekers begeleiden
2 personen
Presentatie bedienen
Dranken bijvullen
3 personen
Hapjes bijvullen
3 personen
Diner serveren
6 personen
Dieetmaaltijden uitserveren
2 personen
Tafels afruimen
4 personen
Benefietbedrag toelichten
Veiling begeleiden
3 personen
Biedingen registreren
2 personen
Betalingen verwerken
2 personen
Dessert serveren
4 personen
Afscheid nemen van gasten
3 personen
Veilingitems meegeven
2 personen
Contant geld veiligstellen
2 personen

Nazorg

Afval verzamelen
4 personen
Servies afwassen
4 personen
Tafels en stoelen opruimen
5 personen
Decoratie verwijderen
3 personen
Locatie schoonmaken
4 personen
Materialen sorteren
2 personen
Geleende spullen retourneren
2 personen
Ongebruikte boodschappen opruimen
2 personen
Opbrengst overboeken
2 personen
Bedankberichten versturen
2 personen
Veilingopbrengsten bevestigen
Foto's met deelnemers delen
Eindafrekening verwerken
2 personen
Donatiebewijs archiveren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Ronde tafelsaantal 12
Stoelenaantal 110
Buffettafelsaantal 4
Registratietafel
Kledingrekkenaantal 2

Servies

Dinerbordenaantal 120
Dessertbordenaantal 120
Soepkommenaantal 110
Waterglazenaantal 120
Wijnglazenaantal 220
Champagneglazenaantal 120
Koffiekopjesaantal 110
Koffielepelsaantal 120
Dinerbestekaantal 120
Serveerbestekaantal 24

Decoratie

Tafellopersaantal 12
Stoffen servettenaantal 120
Naamkaartjesaantal 110
Menukaartenaantal 110
Programmaboekjesaantal 120
Tafeldecoratiesaantal 12
Bloemstukkenaantal 12
Kaarsenhoudersaantal 24
LED-kaarsenaantal 48
Ballonnenaantal 100
Welkomstbord
Sponsordoekenaantal 4

Apparatuur

Draadloze microfoonsaantal 2
Microfoonstandaardsaantal 2
Luidsprekersaantal 2
Mengpaneel
Laptop
Beamer
Projectiescherm
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Kassa
Betaalterminalaantal 2
Powerbanksaantal 4

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Warmhoudkannenaantal 4
Koelboxenaantal 4
Serveerschalenaantal 16
Serveerbladenaantal 8
Soeplepelsaantal 4
Broodmessenaantal 4
Snijplankenaantal 4
Keukenmessenaantal 4
Tangenaantal 8
Maatbekersaantal 2
Thermoskannenaantal 4

Verlichting

Lichtslingersaantal 6
Staande lampenaantal 4
Spotsaantal 4

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 8
Stofzuiger
Dweilenaantal 3
Emmersaantal 3
Schoonmaakdoekenaantal 20

Catering

Boodschappen

Veiling

Veilingkaartenaantal 120
Veilinghamer
Veilingtafellabelsaantal 20
Prijstagsaantal 30

Papierwaren

Registratielijstenaantal 6
Balpennenaantal 30
Mappenaantal 12
Enveloppenaantal 150
Donatiekaartenaantal 150
Briefpapieraantal 100
Plakbandaantal 6
Schaaraantal 6
Touwaantal 2
Clipboardsaantal 8

Veiligheid

Antislipmattenaantal 8
Kabelmattenaantal 12
Zaklampenaantal 4
Brandblusdekensaantal 2

Transport

Transportkrattenaantal 20
Steekwagensaantal 2

Tips

Leg uiterlijk 8 tot 12 weken vooraf de datum, locatie, begroting en het goede doel vast. Zonder deze vier beslissingen kun je uitnodigingen, sponsoren en catering niet betrouwbaar plannen.
Vraag bij de aanmelding direct naar dieetwensen en sluit de gastenlijst 7 tot 10 dagen voor het gala. Geef het definitieve aantal daarna door aan de catering en maak pas dan de tafelschikking definitief.
Plan voor registratie een aparte tafel en controleer vooraf de betalingswijze. Test daarnaast alle draadloze microfoons, standaards en luidsprekers minimaal 2 uur voor aanvang, zodat een technisch probleem niet tijdens de opening ontstaat.
Verzamel veilingitems uiterlijk 4 weken vooraf en fotografeer elk item voor de catalogus. Zet de veilingvoorwaarden in dezelfde periode klaar; gasten moeten vóór het bieden weten hoe betaling en afhaling werken.
Tel per tafel niet alleen stoelen, maar ook diner- en dessertborden, bestek, glazen, servetten en menukaarten. Bestel voor kwetsbare onderdelen minstens 5 tot 10 procent extra en controleer bij levering of alles aanwezig is.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een benefietgala organiseren?: Begin idealiter 3 tot 6 maanden vooraf. Reserveer in de eerste 4 weken de locatie, bepaal het goede doel en de begroting, en boek daarna sprekers, artiesten en catering.
Wanneer verstuur je uitnodigingen voor een benefietgala?: Verstuur de uitnodigingen ongeveer 8 weken vooraf en sluit de aanmelding 7 tot 10 dagen voor het gala. Zo houd je tijd over voor dieetwensen, naamkaartjes, programmaboekjes en de tafelschikking.
Hoeveel drank moet ik bestellen voor een benefietgala?: Reken voor het eerste uur op 2 tot 3 drankjes per persoon en daarna ongeveer 1 drankje per uur. Stem de bestelling af op de duur van het programma, het diner en de aanwezigheid van een ontvangst- of champagne-moment.
Wanneer moet de veiling voor een benefietgala geregeld zijn?: Zorg dat de veilingitems 4 weken vooraf verzameld, gefotografeerd en beschreven zijn. Stel de voorwaarden uiterlijk 2 weken vooraf vast en druk de catalogus pas nadat de selectie definitief is.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.