Checklist Goede Doelen Kerstmarkt organiseren

Een Goede Doelen Kerstmarkt vraagt om meer dan kramen en kerstversiering. Je regelt tegelijk een locatie, vergunningen, een goed doel, kraamhouders, vrijwilligers en een betrouwbare manier om giften te ontvangen. Begin met datum, locatie en begroting en werk daarna toe naar de kraamindeling en het programma. In de laatste week draait alles om bevestigingen, weersverwachting, leveringen en een geprint draaiboek. Deze checklist helpt je de 82 taken en 82 benodigde spullen in de juiste volgorde af te werken.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en locatie bevestigen
2 personen
Goede doel vastleggen
2 personen
Begroting opstellen
2 personen
Vergunningen controleren
2 personen
Verzekering controleren
Plattegrond van terrein maken
2 personen
Kraamhouders benaderen
2 personen
Goede doelen informeren
2 personen
Leveranciers benaderen
2 personen
Vrijwilligers werven
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Promotie op sociale media plaatsen
Posters verspreiden
3 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Reserveringen maken
2 personen
Kraamindeling bevestigen
2 personen
Programma samenstellen
2 personen
Muziekselectie voorbereiden
Vrijwilligers indelen
2 personen
Leveringen bevestigen
2 personen
Betaalwijze voor giften bepalen
2 personen
Contant geld bestellen
Weersverwachting controleren
Draaiboek printen
Route en parkeren communiceren
Voorraad controleren
2 personen
Boodschappen doen
3 personen
Bederfelijke producten koelen
2 personen
Kerstverlichting testen
2 personen
Kramen en tenten klaarzetten
4 personen
Stroompunten controleren
2 personen
Partytenten opbouwen
4 personen
Kramen opstellen
4 personen
Tafels en stoelen plaatsen
4 personen
Versiering ophangen
3 personen
Kerstbomen plaatsen
3 personen
Kerstverlichting ophangen
3 personen
Geluidsinstallatie aansluiten
2 personen
Statafels aankleden
2 personen
Verkoopkramen inrichten
6 personen
Cadeautafel inrichten
2 personen
Kassa's en pinapparaten testen
2 personen
Donatiepunten markeren
2 personen
Dranken koud zetten
3 personen
Warme dranken voorbereiden
3 personen
Hapjes voorbereiden
4 personen
Servies en bestek klaarleggen
2 personen
Afvalpunten plaatsen
2 personen
Toiletten controleren
2 personen
Veiligheidsrondes uitvoeren
2 personen
Vrijwilligers instrueren
2 personen

Event

Bezoekers ontvangen
4 personen
Kraamverkoop verzorgen
8 personen
Donaties aannemen
2 personen
Warme dranken serveren
3 personen
Hapjes serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Afvalbakken legen
2 personen
Toiletten tussentijds controleren
2 personen
Kerstmuziek afspelen
Programmaonderdelen begeleiden
2 personen
Bezoekersvragen beantwoorden
2 personen
Verkoopopbrengst registreren
2 personen
Laatste verkoop aankondigen
Bezoekers uitgeleiden
3 personen

Nazorg

Kassa's afsluiten
2 personen
Bederfelijke voorraad opbergen
3 personen
Servies afwassen
3 personen
Kramen leegmaken
4 personen
Versiering verwijderen
3 personen
Kerstverlichting uitschakelen
2 personen
Afval verzamelen
4 personen
Terrein schoonmaken
4 personen
Tenten afbreken
4 personen
Meubilair terugbrengen
4 personen
Apparatuur loskoppelen
2 personen
Materialen inventariseren
2 personen
Geleende spullen retourneren
2 personen
Opbrengst veilig afstorten
2 personen
Donatiebedrag overmaken
Bedankbericht versturen
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 3
Verkoopkramenaantal 10
Tafelsaantal 12
Klapstoelenaantal 40
Statafelsaantal 6
Kraamplankenaantal 20
Kraamzeilenaantal 10
Opbergkrattenaantal 20

Servies

Herbruikbare mokkenaantal 150
Herbruikbare bekersaantal 150
Bordenaantal 150
Kommetjesaantal 100
Vorkenaantal 150
Messenaantal 100
Lepelsaantal 100
Opscheplepelsaantal 12
Schalenaantal 15
Dienbladenaantal 8

Catering

Boodschappen
Kassabonnenrollenaantal 12
Contantgeldkistjesaantal 4
Donatiebussenaantal 6
Kleingeldbakjesaantal 8

Decoratie

Kerstbomenaantal 3
Kerstballenaantal 120
Kerstslingersaantal 20
Kerstkransenaantal 8
Kerststerrenaantal 20
Tafelkledenaantal 18
Rode lopersaantal 3
Naamkaartjesaantal 100
Kraambordjesaantal 15
Donatiebordenaantal 6
Programmapostersaantal 12
Pijlbordenaantal 15
Prijslijstenaantal 20
Tafeldecoratiesaantal 20

Verlichting

Ledlichtsnoerenaantal 12
Ledlampenaantal 20
Batterijlantaarnsaantal 12
Verlengsnoerenaantal 10
Stekkerdozenaantal 8
Kabelmattenaantal 12

Apparatuur

Koffiezetapparatenaantal 3
Waterkokersaantal 3
Warmhoudketelsaantal 4
Glühweinverhittersaantal 2
Frituurpannenaantal 2
Contactgrillsaantal 2
Koelboxenaantal 6
Pinapparatenaantal 3
Kassa'saantal 3
Portemonneeboxenaantal 6
Speakersaantal 2
Mengpaneel
Microfoonaantal 2
Microfoonstandaard
EHBO-koffersaantal 2
Brandblussersaantal 4
Zaklampenaantal 6
Portofoonsaantal 6
Kabelhaspelsaantal 4
Gereedschapskistenaantal 2
Laddersaantal 2

Keuken

Snijplankenaantal 6
Koksmaatjesaantal 6
Keukenmessenaantal 6
Pannenaantal 6
Thermoskannenaantal 8
Maatbekersaantal 4
Tangetjesaantal 10
Serveerlepelsaantal 10
Koelcontainersaantal 4

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 12
Afvalknijpersaantal 6
Bezemsetsaantal 4
Vloertrekkersaantal 2
Dweilenaantal 4
Emmersaantal 4
Poetsdoekenaantal 20
Toiletborstelsaantal 4
Handvegersaantal 4

Tips

Leg het goede doel en de betaalwijze voor giften vroeg vast. Bezoekers moeten op elk donatiebord dezelfde informatie zien en bij voorkeur direct kunnen betalen zonder contant geld te hoeven zoeken.
Controleer vergunningen en verzekering zodra datum en locatie bekend zijn. Neem hiervoor minimaal 8 weken vooraf contact op met de gemeente of beheerder; voorwaarden kunnen invloed hebben op kramen, muziek en bezoekersstromen.
Bevestig de kraamindeling uiterlijk 1 week vooraf. Zet per kraam de naam op een kraambordje en houd ruimte vrij voor looproutes, partytenten, opbergkratten en eventuele wachtrijen.
Maak de vrijwilligersindeling in blokken van 2 tot 3 uur. Plan aparte mensen voor opbouw, ontvangst, donaties, catering en opruimen, zodat een vrijwilliger niet de hele markt op één plek vaststaat.
Controleer het weer 7 dagen en opnieuw 24 uur vooraf. Regel dan pas de laatste aanpassingen aan partytenten, kraamzeilen, kerstversiering en bescherming van boodschappen en servies.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een Goede Doelen Kerstmarkt organiseren?: Begin ongeveer 12 weken vooraf met datum, locatie, goed doel en begroting. Regel vergunningen, verzekering, kraamhouders en leveranciers bij voorkeur uiterlijk 8 weken voor de markt.
Hoeveel vrijwilligers heb ik nodig voor een Goede Doelen Kerstmarkt?: Reken op minimaal 1 vrijwilliger per actieve kraam en daarnaast 2 tot 4 mensen voor ontvangst, donaties, catering en logistiek. Plan voor opbouw en opruimen aparte ploegen van minstens 3 personen.
Wanneer moet ik de promotie voor een kerstmarkt starten?: Start de eerste promotie 6 weken vooraf met uitnodigingen, sociale media en posters. Herhaal de belangrijkste informatie 2 weken vooraf en plaats een laatste herinnering 2 tot 3 dagen voor het evenement.
Hoeveel contant geld moet ik bestellen voor een goede doelenmarkt?: Bepaal het bedrag op basis van het aantal kramen en verwachte contante betalingen; werk bijvoorbeeld met één wisselgeldkassa per 5 tot 8 kramen. Bestel het geld uiterlijk 1 week vooraf en leg de afhandeling van giften schriftelijk vast.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.