Organiser un marché de Noël pour une bonne cause

Un marché de Noël solidaire demande de coordonner les exposants, les associations, les bénévoles et les dons sans perdre de vue l’accueil du public. Commence par confirmer la date et le lieu, puis avance vers le budget, les autorisations, le plan des stands et les fournisseurs. Les dernières semaines servent surtout à traiter les inscriptions, répartir les bénévoles et confirmer les livraisons. Cette checklist regroupe les étapes à suivre et le matériel à prévoir pour arriver prêt le jour J.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Confirmer la date et le lieu
2 personnes
Définir l’association caritative
2 personnes
Établir le budget
2 personnes
Vérifier les autorisations
2 personnes
Vérifier l’assurance
Créer le plan du site
2 personnes
Contacter les exposants
2 personnes
Informer les associations caritatives
2 personnes
Contacter les fournisseurs
2 personnes
Recruter des bénévoles
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Publier la promotion sur les réseaux sociaux
Distribuer les affiches
3 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Faire les réservations
2 personnes
Confirmer la répartition des stands
2 personnes
Établir le programme
2 personnes
Préparer la sélection musicale
Répartir les bénévoles
2 personnes
Confirmer les livraisons
2 personnes
Définir le mode de paiement pour les dons
2 personnes
Commander de l’argent liquide
Vérifier les prévisions météo
Imprimer le déroulé
Communiquer l’itinéraire et le stationnement
Vérifier les stocks
2 personnes
Faire les courses
3 personnes
Réfrigérer les produits périssables
2 personnes
Tester les lumières de Noël
2 personnes
Installer les stands et les tentes
4 personnes
Vérifier les points d'alimentation
2 personnes
Monter les tentes de réception
4 personnes
Monter les stands
4 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Suspendre la décoration
3 personnes
Installer les sapins de Noël
3 personnes
Installer les lumières de Noël
3 personnes
Raccorder la sonorisation
2 personnes
Dresser les tables hautes
2 personnes
Aménager les stands de vente
6 personnes
Aménager la table des cadeaux
2 personnes
Tester les caisses et les terminaux de paiement
2 personnes
Marquer les points de dons
2 personnes
Mettre les boissons au frais
3 personnes
Préparer les boissons chaudes
3 personnes
Préparer les en-cas
4 personnes
Préparer la vaisselle et les couverts
2 personnes
Installer des points de collecte des déchets
2 personnes
Vérifier les toilettes
2 personnes
Effectuer des rondes de sécurité
2 personnes
Briefer les bénévoles
2 personnes

Événement

Accueillir les visiteurs
4 personnes
Assurer la vente au stand
8 personnes
Accepter les dons
2 personnes
Servir des boissons chaudes
3 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Vider les poubelles
2 personnes
Vérifier les toilettes à intervalles réguliers
2 personnes
Diffuser de la musique de Noël
Animer les différents temps du programme
2 personnes
Répondre aux questions des visiteurs
2 personnes
Enregistrer le produit des ventes
2 personnes
Annoncer la dernière vente
Reconduire les visiteurs
3 personnes

Suivi

Fermer les caisses
2 personnes
Ranger les stocks périssables
3 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Vider les stands
4 personnes
Retirer la décoration
3 personnes
Éteindre les lumières de Noël
2 personnes
Rassembler les déchets
4 personnes
Nettoyer le site
4 personnes
Démonter les tentes
4 personnes
Ramener le mobilier
4 personnes
Débrancher l’équipement
2 personnes
Inventorier le matériel
2 personnes
Rendre les articles empruntés
2 personnes
Déposer les recettes en sécurité
2 personnes
Transférer le montant du don
Envoyer un message de remerciement
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 3
Stands de venteqté 10
Tablesqté 12
Chaises pliantesqté 40
Tables hautesqté 6
Planches de standqté 20
Bâches de standqté 10
Caisses de rangementqté 20

Vaisselle

Mugs réutilisablesqté 150
Gobelets réutilisablesqté 150
Assiettesqté 150
Petits bolsqté 100
Fourchettesqté 150
Couteauxqté 100
Cuillèresqté 100
Louchesqté 12
Saladiersqté 15
Plateauxqté 8

Catering

Courses
Rouleaux de tickets de caisseqté 12
Caisses pour espècesqté 4
Boîtes de donsqté 6
Bacs à monnaieqté 8

Décoration

Sapins de Noëlqté 3
Boules de Noëlqté 120
Guirlandes de Noëlqté 20
Couronnes de Noëlqté 8
Étoiles de Noëlqté 20
Nappesqté 18
Tapis rougesqté 3
Badges nominatifsqté 100
Panneaux de standqté 15
Panneaux de donsqté 6
Affiches du programmeqté 12
Panneaux indicateursqté 15
Listes de prixqté 20
Décorations de tableqté 20

Éclairage

Guirlandes LEDqté 12
Lampes LEDqté 20
Lampes à pilesqté 12
Rallongesqté 10
Multiprisesqté 8
Passe-câblesqté 12

Équipement

Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 3
Bains-marieqté 4
Chauffeurs de vin chaudqté 2
Friteusesqté 2
Grills de contactqté 2
Glacièresqté 6
Terminaux de paiementqté 3
Caissesqté 3
Boîtes à portefeuillesqté 6
Haut-parleursqté 2
Table de mixage
Microphoneqté 2
Pied de microphone
Trousses de premiers secoursqté 2
Extincteursqté 4
Lampes de pocheqté 6
Talkies-walkiesqté 6
Rallonges à enrouleurqté 4
Boîtes à outilsqté 2
Échellesqté 2

Cuisine

Planches à découperqté 6
Aides cuisiniersqté 6
Couteaux de cuisineqté 6
Casserolesqté 6
Thermosqté 8
Verres doseursqté 4
Pincesqté 10
Cuillères de serviceqté 10
Conteneurs réfrigérésqté 4

Nettoyage

Poubellesqté 12
Pinces à déchetsqté 6
Sets de balaiqté 4
Raclettes de solqté 2
Serpillièresqté 4
Seauxqté 4
Chiffons de nettoyageqté 20
Brosses de toilettesqté 4
Balais à mainqté 4

Conseils

Bloque la date et le lieu plusieurs mois à l’avance, puis vérifie rapidement les autorisations et l’assurance nécessaires. Ces démarches peuvent conditionner l’installation des tentes, des stands et des tables.
Prévois un plan du site avant de confirmer la répartition des stands : indique les circulations, les tables hautes, les chaises, les points de dons et les espaces réservés aux associations.
Demande les besoins alimentaires au moment des inscriptions et confirme les réservations au plus tard une semaine avant l’événement. Cela évite de découvrir trop tard un manque de vaisselle ou de courses.
Répartis les bénévoles par créneaux et par missions, avec un responsable identifiable pour l’accueil, les stands, les dons et les livraisons. Prépare les badges nominatifs et le déroulé imprimé avant l’ouverture.
Définis le mode de paiement des dons à l’avance et commande l’argent liquide nécessaire plusieurs jours avant. Affiche clairement les panneaux de dons et vérifie les prévisions météo avant de finaliser l’installation extérieure.

Questions fréquentes

Quand commencer à organiser un marché de Noël solidaire ?: Commence plusieurs mois avant la date prévue. Les premières étapes sont la confirmation du lieu, la définition de l’association caritative, le budget, les autorisations et l’assurance.
Combien de temps avant faut-il contacter les exposants ?: Contacte les exposants au moins 8 à 12 semaines avant le marché. Tu garderas ainsi du temps pour traiter les inscriptions, recueillir leurs besoins et confirmer la répartition des stands.
Quand recruter les bénévoles pour un marché de Noël ?: Lance le recrutement environ 6 à 8 semaines avant l’événement. Finalise ensuite la répartition des créneaux et des missions au moins 7 jours avant l’ouverture.
Quand confirmer les livraisons et le matériel ?: Confirme les livraisons au plus tard une semaine avant le marché, puis vérifie les quantités 48 heures avant. Contrôle notamment les tentes, stands, tables, vaisselle réutilisable et éléments de décoration.

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