Wohltätigkeits-Weihnachtsmarkt organisieren: die Checkliste

Ein Wohltätigkeits-Weihnachtsmarkt braucht mehr als Stände und Lichterketten. Kläre zuerst Datum, Ort, guten Zweck, Budget und Genehmigungen, bevor du Standbetreiber, Lieferanten und Helfer fest einplanst. Danach folgen Geländeplan, Werbung, Anmeldungen, Programm und die Organisation von Spenden und Bargeld. Diese Checkliste führt dich durch die Vorbereitung bis zum ausgedruckten Ablaufplan und hilft dabei, typische Last-Minute-Probleme zu vermeiden.

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Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

Datum und Ort bestätigen
2 Personen
Guten Zweck festlegen
2 Personen
Budget erstellen
2 Personen
Genehmigungen prüfen
2 Personen
Versicherung prüfen
Geländeplan erstellen
2 Personen
Standbetreiber kontaktieren
2 Personen
Wohltätigkeitsorganisationen informieren
2 Personen
Lieferanten kontaktieren
2 Personen
Freiwillige rekrutieren
2 Personen
Einladungen verschicken
2 Personen
Werbung in sozialen Medien posten
Poster verteilen
3 Personen
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
Ernährungswünsche erfassen
Reservierungen vornehmen
2 Personen
Standaufteilung bestätigen
2 Personen
Programm zusammenstellen
2 Personen
Musikauswahl vorbereiten
Freiwillige einteilen
2 Personen
Lieferungen bestätigen
2 Personen
Zahlungsmethode für Spenden festlegen
2 Personen
Bargeld bestellen
Wettervorhersage prüfen
Ablaufplan ausdrucken
Anfahrt und Parken kommunizieren
Bestand prüfen
2 Personen
Einkaufen gehen
3 Personen
Verderbliche Produkte kühlen
2 Personen
Weihnachtsbeleuchtung testen
2 Personen
Stände und Zelte bereitstellen
4 Personen
Stromanschlüsse kontrollieren
2 Personen
Partyzelte aufbauen
4 Personen
Stände aufbauen
4 Personen
Tische und Stühle aufstellen
4 Personen
Dekoration aufhängen
3 Personen
Weihnachtsbäume aufstellen
3 Personen
Weihnachtsbeleuchtung aufhängen
3 Personen
Musikanlage anschließen
2 Personen
Stehtische dekorieren
2 Personen
Verkaufsstände einrichten
6 Personen
Geschenketisch einrichten
2 Personen
Kassen und Kartenterminals testen
2 Personen
Spendenpunkte markieren
2 Personen
Getränke kalt stellen
3 Personen
Heißgetränke vorbereiten
3 Personen
Snacks vorbereiten
4 Personen
Geschirr und Besteck bereitstellen
2 Personen
Müllstationen aufstellen
2 Personen
Toiletten kontrollieren
2 Personen
Sicherheitsrunden durchführen
2 Personen
Freiwillige einweisen
2 Personen

Event

Besucher empfangen
4 Personen
Standverkauf betreuen
8 Personen
Spenden annehmen
2 Personen
Heiße Getränke servieren
3 Personen
Snacks servieren
3 Personen
Getränke nachfüllen
2 Personen
Mülleimer leeren
2 Personen
Toiletten zwischendurch kontrollieren
2 Personen
Weihnachtsmusik abspielen
Programmpunkte betreuen
2 Personen
Besucherfragen beantworten
2 Personen
Verkaufserlös erfassen
2 Personen
Letzten Verkauf ankündigen
Besucher verabschieden
3 Personen

Nachbereitung

Kassen abschließen
2 Personen
Verderbliche Vorräte verstauen
3 Personen
Geschirr abwaschen
3 Personen
Stände leeren
4 Personen
Dekoration entfernen
3 Personen
Weihnachtsbeleuchtung ausschalten
2 Personen
Abfall sammeln
4 Personen
Gelände reinigen
4 Personen
Zelte abbauen
4 Personen
Möbel zurückbringen
4 Personen
Geräte trennen
2 Personen
Materialien inventarisieren
2 Personen
Geliehene Sachen zurückgeben
2 Personen
Einnahmen sicher einzahlen
2 Personen
Spendenbetrag überweisen
Dankesnachricht versenden
2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

PartyzelteAnz. 3
VerkaufsständeAnz. 10
TischeAnz. 12
KlappstühleAnz. 40
StehtischeAnz. 6
MessethekenAnz. 20
StandplanenAnz. 10
AufbewahrungsboxenAnz. 20

Geschirr

Wiederverwendbare BecherAnz. 150
Wiederverwendbare BecherAnz. 150
TellerAnz. 150
SchälchenAnz. 100
GabelnAnz. 150
MesserAnz. 100
LöffelAnz. 100
ServierlöffelAnz. 12
SchüsselnAnz. 15
TablettsAnz. 8

Catering

Einkäufe
KassenbonrollenAnz. 12
Kassenschachteln für BargeldAnz. 4
SpendenboxenAnz. 6
KleingeldschalenAnz. 8

Dekoration

WeihnachtsbäumeAnz. 3
WeihnachtskugelnAnz. 120
WeihnachtsgirlandenAnz. 20
WeihnachtskränzeAnz. 8
WeihnachtssterneAnz. 20
TischdeckenAnz. 18
Rote TeppicheAnz. 3
NamensschilderAnz. 100
StandschilderAnz. 15
SpendentafelnAnz. 6
Programmatische PosterAnz. 12
WegweiserAnz. 15
PreislisteAnz. 20
TischdekorationenAnz. 20

Beleuchtung

LED-LichterkettenAnz. 12
LED-LampenAnz. 20
BatterielaternenAnz. 12
VerlängerungskabelAnz. 10
VerlängerungskabelAnz. 8
KabelmattenAnz. 12

Ausstattung

KaffeemaschinenAnz. 3
WasserkocherAnz. 3
WarmhaltebehälterAnz. 4
GlühweinerhitzerAnz. 2
FritteusenAnz. 2
KontaktgrillsAnz. 2
KühlboxenAnz. 6
KartenlesegeräteAnz. 3
KassenAnz. 3
Portemonnaie-BoxenAnz. 6
LautsprecherAnz. 2
Mischpult
MikrofonAnz. 2
Mikrofonständer
Erste-Hilfe-KofferAnz. 2
FeuerlöscherAnz. 4
TaschenlampenAnz. 6
FunkgeräteAnz. 6
KabeltrommelnAnz. 4
WerkzeugkistenAnz. 2
LeiternAnz. 2

Küche

SchneidebretterAnz. 6
KochhilfenAnz. 6
KüchenmesserAnz. 6
PfannenAnz. 6
ThermoskannenAnz. 8
MessbecherAnz. 4
ZangenAnz. 10
ServierlöffelAnz. 10
KühlcontainerAnz. 4

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 12
AbfallzangenAnz. 6
BesensetsAnz. 4
BodenabzieherAnz. 2
WischmopsAnz. 4
EimerAnz. 4
PutztücherAnz. 20
ToilettenbürstenAnz. 4
HandfegerAnz. 4

Tipps

Prüfe Genehmigungen und Versicherung frühzeitig, idealerweise mindestens 8 bis 12 Wochen vor dem Markt. Ohne diese Klärung solltest du weder Standbetreiber noch Lieferanten verbindlich zusagen.
Erstelle den Geländeplan, bevor du die Standaufteilung bestätigst. Plane feste Bereiche für Verkaufsstände, Partyzelte, Tische, Stehtische, Spendentafeln und Wege ein und halte einen wettergeschützten Ausweichbereich frei.
Teile die Freiwilligen in Schichten von etwa 2 bis 3 Stunden ein. Für Aufbau, Kasse beziehungsweise Spenden, Betreuung der Stände und Abbau brauchst du getrennte Zuständigkeiten, damit nicht alle Helfer gleichzeitig fehlen.
Bestätige Lieferungen und Ernährungswünsche spätestens 7 Tage vor dem Termin. Kontrolliere dabei auch wiederverwendbare Becher, Teller, Schälchen, Besteck, Servierlöffel, Schüsseln und Tabletts.
Prüfe die Wettervorhersage 48 bis 72 Stunden vorher und passe Zelte, Sitzplätze und Programm an. Drucke den Ablaufplan zusätzlich aus, statt dich am Veranstaltungstag nur auf digitale Dateien zu verlassen.

Häufige Fragen

Wie früh muss ich einen Wohltätigkeits-Weihnachtsmarkt organisieren?: Beginne idealerweise 8 bis 12 Wochen vorher mit Datum, Ort, gutem Zweck, Budget, Genehmigungen und Versicherung. Standbetreiber, Wohltätigkeitsorganisationen und Lieferanten sollten spätestens 4 bis 6 Wochen vor dem Termin informiert sein.
Wie viele Helfer brauche ich für einen Wohltätigkeits-Weihnachtsmarkt?: Plane mindestens eine verantwortliche Person pro Bereich und zusätzlich 2 bis 3 Helfer für Aufbau und Abbau ein. Bei mehreren Ständen solltest du Schichten von 2 bis 3 Stunden bilden, damit Kasse, Spenden und Besucherfragen durchgehend besetzt sind.
Wann sollte ich Werbung für den Wohltätigkeits-Weihnachtsmarkt machen?: Veröffentliche die ersten Hinweise etwa 4 Wochen vorher und verteile Poster mindestens 2 bis 3 Wochen vor dem Markt. Verschicke Einladungen, bearbeite Anmeldungen und erfasse Ernährungswünsche nicht erst in der letzten Woche.
Was muss ich am Tag vor dem Weihnachtsmarkt prüfen?: Bestätige Lieferungen und Standaufteilung, kontrolliere Bargeld und Zahlungsmethode für Spenden und lege Namensschilder, Standschilder sowie Programmplakate bereit. Der Ablaufplan sollte spätestens am Vorabend ausgedruckt sein; die Wettervorhersage prüfst du zusätzlich 48 bis 72 Stunden vorher.

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