Checklist para organizar un mercadillo navideño solidario

Organizar un mercadillo navideño solidario requiere coordinar puestos, voluntarios, proveedores y donaciones en el orden adecuado. Empieza por confirmar la fecha, el lugar, la organización beneficiaria, el presupuesto, los permisos y el seguro. Después, prepara el plano del recinto, contacta con los puestos y comunica el evento con tiempo. Esta checklist reúne 82 tareas y 82 artículos para que no olvides aspectos que suelen resolverse demasiado tarde, como los pagos, las entregas, la distribución de los puestos o el plan de trabajo.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Confirmar fecha y ubicación
2 personas
Definir la organización benéfica
2 personas
Elaborar presupuesto
2 personas
Comprobar permisos
2 personas
Comprobar el seguro
Hacer un plano del recinto
2 personas
Contactar a los puestos
2 personas
Informar a las organizaciones benéficas
2 personas
Contactar a los proveedores
2 personas
Reclutar voluntarios
2 personas
Enviar invitaciones
2 personas
Publicar promoción en redes sociales
Distribuir carteles
3 personas
Gestionar inscripciones
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
Hacer reservas
2 personas
Confirmar la distribución de los puestos
2 personas
Elaborar el programa
2 personas
Preparar la selección musical
Asignar voluntarios
2 personas
Confirmar entregas
2 personas
Determinar el método de pago de las donaciones
2 personas
Solicitar efectivo
Comprobar el pronóstico del tiempo
Imprimir el plan de trabajo
Comunicar la ruta y el aparcamiento
Comprobar el inventario
2 personas
Hacer la compra
3 personas
Refrigerar los productos perecederos
2 personas
Probar las luces de Navidad
2 personas
Montar puestos y carpas
4 personas
Comprobar los puntos de electricidad
2 personas
Montar las carpas
4 personas
Montar los puestos
4 personas
Colocar mesas y sillas
4 personas
Colgar la decoración
3 personas
Colocar los árboles de Navidad
3 personas
Colgar las luces de Navidad
3 personas
Conectar el equipo de sonido
2 personas
Vestir las mesas altas
2 personas
Montar los puestos de venta
6 personas
Montar la mesa de regalos
2 personas
Probar las cajas registradoras y los terminales de pago
2 personas
Marcar los puntos de donación
2 personas
Enfriar las bebidas
3 personas
Preparar bebidas calientes
3 personas
Preparar aperitivos
4 personas
Preparar la vajilla y los cubiertos
2 personas
Colocar puntos de recogida de basura
2 personas
Comprobar los baños
2 personas
Realizar rondas de seguridad
2 personas
Instruir a los voluntarios
2 personas

Evento

Recibir a los visitantes
4 personas
Atender la venta en el puesto
8 personas
Recibir donaciones
2 personas
Servir bebidas calientes
3 personas
Servir aperitivos
3 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
Comprobar los baños periódicamente
2 personas
Poner música navideña
Guiar las partes del programa
2 personas
Responder a las preguntas de los visitantes
2 personas
Registrar la recaudación de ventas
2 personas
Anunciar la última venta
Acompañar a los visitantes a la salida
3 personas

Seguimiento

Cerrar las cajas
2 personas
Guardar el stock perecedero
3 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Vaciar los puestos
4 personas
Retirar la decoración
3 personas
Apagar las luces navideñas
2 personas
Recoger la basura
4 personas
Limpiar el recinto
4 personas
Desmontar las tiendas
4 personas
Devolver el mobiliario
4 personas
Desconectar el equipo
2 personas
Inventariar materiales
2 personas
Devolver los objetos prestados
2 personas
Depositar los ingresos de forma segura
2 personas
Transferir el importe de la donación
Enviar mensaje de agradecimiento
2 personas

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Carpas de fiestacant. 3
Puestos de ventacant. 10
Mesascant. 12
Sillas plegablescant. 40
Mesas altascant. 6
Tablones del puestocant. 20
Lonas para standcant. 10
Cajas de almacenamientocant. 20

Vajilla

Tazas reutilizablescant. 150
Vasos reutilizablescant. 150
Platoscant. 150
Cuencoscant. 100
Tenedorescant. 150
Cuchilloscant. 100
Cucharascant. 100
Cucharonescant. 12
Bandejascant. 15
Bandejascant. 8

Catering

Compras
Rollos de reciboscant. 12
Cajas de efectivocant. 4
Cajas de donacionescant. 6
Bandejas para cambiocant. 8

Decoración

Árboles de Navidadcant. 3
Bolas de Navidadcant. 120
Guirnaldas de Navidadcant. 20
Coronas navideñascant. 8
Flores de Pascuacant. 20
Mantelescant. 18
Alfombras rojascant. 3
Tarjetas de nombrecant. 100
Carteles para puestoscant. 15
Carteles de donacióncant. 6
Pósteres del programacant. 12
Carteles direccionalescant. 15
Listas de precioscant. 20
Decoraciones de mesacant. 20

Iluminación

Guirnaldas de luces LEDcant. 12
Lámparas LEDcant. 20
Linternas a pilascant. 12
Cables alargadorescant. 10
Regletascant. 8
Alfombrillas para cablescant. 12

Equipo

Máquinas de cafécant. 3
Teterascant. 3
Mantener calientecant. 4
Calentadores de vino calientecant. 2
Freidorascant. 2
Parrillas de contactocant. 2
Neveras portátilescant. 6
Datáfonoscant. 3
Cajas registradorascant. 3
Cajas para carterascant. 6
Altavocescant. 2
Mesa de mezclas
Micrófonocant. 2
Soporte de micrófono
Botiquines de primeros auxilioscant. 2
Extintorescant. 4
Linternascant. 6
Walkie-talkiescant. 6
Enrollacablescant. 4
Cajas de herramientascant. 2
Escalerascant. 2

Cocina

Tablas de cortarcant. 6
Ayudantes de cocinacant. 6
Cuchillos de cocinacant. 6
Sartenescant. 6
Termoscant. 8
Jarras medidorascant. 4
Pinzascant. 10
Cucharones de servircant. 10
Contenedores frigoríficoscant. 4

Limpieza

Papeleracant. 12
Pinzas de basuracant. 6
Sets de escobacant. 4
Limpiacristalescant. 2
Fregonascant. 4
Cuboscant. 4
Paños de limpiezacant. 20
Escobillas de bañocant. 4
Escobas de manocant. 4

Consejos

Cierra la fecha, la ubicación y la organización beneficiaria antes de contactar con puestos o proveedores. Así podrás preparar el presupuesto, revisar los permisos y explicar con claridad a quién se destinan las donaciones.
Dibuja el plano del recinto antes de confirmar la distribución de los puestos. Reserva espacio para carpas, mesas, sillas, circulación, almacenamiento y cualquier zona necesaria para las entregas.
Recluta voluntarios con antelación y asigna a cada persona una función concreta. Incluye responsables para la apertura, los puestos, las donaciones, la atención al público, las entregas y el cierre.
Define cómo se recogerán las donaciones y solicita efectivo con tiempo si vas a aceptar pagos en metálico. Coloca carteles de donación visibles y confirma también el método de pago elegido.
Comprueba la previsión meteorológica unos días antes y vuelve a revisar las entregas y el programa. Imprime el plan de trabajo para que cada voluntario tenga horarios, responsabilidades y contactos durante el montaje y el evento.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un mercadillo navideño solidario?: Empieza la planificación al menos 8 semanas antes. La fecha, el lugar, la organización beneficiaria, el presupuesto, los permisos y el seguro deben estar encaminados antes de promocionar el mercadillo.
¿Cuándo hay que confirmar los puestos y los proveedores?: Confirma los puestos y los proveedores entre 3 y 4 semanas antes. Deja por escrito la distribución, las necesidades de cada puesto y la fecha y hora de cada entrega.
¿Cuántos voluntarios hacen falta para un mercadillo navideño?: Calcula al menos 1 voluntario por cada puesto activo y añade 2 o 3 personas para coordinación, donaciones, montaje y cierre. Ajusta la cifra según el número de puestos y la duración del evento.
¿Cuándo hay que preparar el dinero y los carteles de donación?: Define el método de pago y solicita el efectivo al menos 7 días antes. Imprime y coloca los carteles de donación antes del montaje, junto con los carteles de los puestos y del programa.

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