Zo organiseer je een GGD-informatieavond

Begin met de datum, locatie en inhoud: controleer hoeveel mensen in de zaal passen en bevestig per spreker het onderwerp en de spreektijd. Bouw daarna het programma, de aanmelding en de communicatie op, inclusief privacytekst, toegankelijkheidsbehoeften en dieetwensen. Werk de deelnemerslijst wekelijks bij en vraag presentaties vroeg op, zodat je de techniek kunt testen. De laatste week draait om bevestigingen, naamkaartjes, folders en een draaiboek dat iedereen op locatie kan gebruiken.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Locatie en datum vastleggen
2 personen
2
Zaalcapaciteit controleren
3
Sprekers en onderwerpen bevestigen
2 personen
4
Programma en tijdschema opstellen
2 personen
5
Aanmeldformulier maken
6
Privacytekst voor aanmelding plaatsen
7
Uitnodigingstekst schrijven
8
Uitnodigingen versturen
2 personen
9
Informatie op website plaatsen
10
Sociale media aankondiging plaatsen
11
Aanmeldingen verwerken
12
Aanmeldingen wekelijks bijwerken
13
Dieetwensen verzamelen
14
Toegankelijkheidsbehoeften inventariseren
15
Vragen van deelnemers verzamelen
16
Presentaties bij sprekers opvragen
17
Presentaties technisch controleren
18
Reservering van zaal bevestigen
19
Reservering van apparatuur bevestigen
20
Catering bestellen
21
Vrijwilligers en medewerkers indelen
2 personen
22
Draaiboek afdrukken
23
Deelnemerslijst afdrukken
24
Naamkaartjes voorbereiden
2 personen
25
Informatiefolders bundelen
2 personen
26
Route- en zaalbordjes maken
27
Boodschappen doen
2 personen
28
Dranken koud zetten
29
Materialen naar locatie brengen
3 personen
30
Zaal openen
2 personen
31
Zaal en sanitaire ruimtes controleren
2 personen
32
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
33
Ontvangstbalie inrichten
2 personen
34
Presentatieruimte inrichten
3 personen
35
Projector en scherm aansluiten
2 personen
36
Microfoon en geluid testen
2 personen
37
Presentaties klaarzetten
38
Informatietafels inrichten
3 personen
39
Koffie- en theepunt inrichten
2 personen
40
Hapjes klaarzetten
2 personen
41
Routebordjes ophangen
2 personen
42
Briefing ontvangstteam geven
2 personen

Event

43
Deelnemers ontvangen
4 personen
44
Aanwezigheid registreren
3 personen
45
Naamkaartjes uitdelen
2 personen
46
Koffie en thee serveren
2 personen
47
Welkomstwoord verzorgen
48
Presentatieprogramma begeleiden
2 personen
49
Vragen uit de zaal verzamelen
2 personen
50
Dranken bijvullen
2 personen
51
Hapjes aanvullen
2 personen
52
Informatietafels bemannen
4 personen
53
Deelnemers naar workshops verwijzen
2 personen
54
Workshops begeleiden
6 personen
55
Pauzehapjes serveren
3 personen
56
Technische ondersteuning bieden
57
Afsluiting en bedankwoord verzorgen
58
Feedbackformulieren uitdelen
2 personen
59
Deelnemers uitzwaaien
3 personen

Nazorg

60
Afval verzamelen
3 personen
61
Servies afruimen
3 personen
62
Koffiepunt schoonmaken
2 personen
63
Informatietafels afbouwen
3 personen
64
Presentatieapparatuur uitzetten
2 personen
65
Tafels en stoelen terugzetten
4 personen
66
Zaal en entree schoonmaken
3 personen
67
Sanitaire ruimtes schoonmaken
2 personen
68
Overgebleven catering inpakken
2 personen
69
Materialen naar opslag brengen
3 personen
70
Locatie afsluiten
2 personen
71
Apparatuur retourneren
2 personen
72
Overgebleven materialen retourneren
2 personen
73
Aanwezigheidsregistratie archiveren
74
Feedbackformulieren verzamelen
75
Bedankberichten versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 12
Stoelenaantal 110
Ontvangstbalie
Informatietafelsaantal 6
Afvalbakkenaantal 6

Apparatuur

Laptop
Projector
Projectiescherm
Draadloze microfoonaantal 2
Luidsprekersaantal 2
Microfoonstandaard
HDMI-kabelaantal 2
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 4
Powerbanksaantal 2

Servies

Koffiekopjesaantal 120
Waterglazenaantal 120
Bordenaantal 120
Vorkenaantal 120
Messenaantal 120
Lepelsaantal 120
Opscheplepelsaantal 12

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 4
Koelboxenaantal 4
Serveerbladenaantal 8
Schenkkannenaantal 6
Snijplankenaantal 2
Broodmessenaantal 2
Voedseltangenaantal 6
Koelelementenaantal 12

Decoratie

Tafelkledenaantal 12
Naamkaartjesaantal 120
Houders voor naamkaartjesaantal 120
Routebordjesaantal 12
Pijltjesstickersaantal 30
Tafelnummersaantal 12
Kleefgumaantal 4

Catering

Informatiefoldersaantal 150
Feedbackformulierenaantal 120
Pennenaantal 120
Clipboardsaantal 10
Boodschappen

Schoonmaak

Schoonmaakemmersaantal 3
Dweilenaantal 3
Bezem en blikaantal 2
Schoonmaakhandschoenenaantal 6
Microvezeldoekenaantal 20
Tafelkruimelborstelsaantal 4

Verlichting

Bureaulampenaantal 4
Batterijenaantal 24

Tips

Leg de zaal en apparatuur uiterlijk enkele weken vooraf definitief vast. Controleer niet alleen de projector en het scherm, maar ook laptop, HDMI-kabel, verlengkabels, stekkerdozen, microfoon en luidsprekers.
Houd de aanmelding praktisch: vraag direct naar dieetwensen, toegankelijkheidsbehoeften en eventuele vragen voor de sprekers. Werk de lijst elke week bij en sluit de registratie op een afgesproken moment, zodat je catering en stoelen kunt tellen.
Vraag presentaties uiterlijk één week voor de avond op en test elk bestand op de laptop waarmee je presenteert. Controleer lettergrootte, filmpjes, geluid en de aansluiting op de projector; neem powerbanks mee voor telefoons en andere kleine apparatuur.
Plan de ontvangst als een apart onderdeel van het programma. Zet een ontvangstbalie klaar, leg naamkaartjes en informatiefolders op volgorde en wijs minstens één medewerker aan voor late aanmeldingen en praktische vragen.
Bestel catering op basis van het actuele aantal deelnemers en plan koffie, water en servies vooraf in. Zet koffiezetapparaten, waterkokers, thermoskannen, waterglazen en afvalbakken zo neer dat de pauze geen opstopping bij de ingang veroorzaakt.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een GGD-informatieavond organiseren?: Leg datum, zaal en sprekers bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf vast. Verstuur de uitnodiging daarna zodra het programma en aanmeldformulier klaar zijn, zodat deelnemers minstens 4 weken hebben om te reageren.
Hoeveel stoelen en catering moet ik reserveren voor een GGD-informatieavond?: Gebruik het aantal bevestigde aanmeldingen als basis en controleer dat dit binnen de zaalcapaciteit blijft. Tel de deelnemerslijst 7 dagen vooraf opnieuw; reserveer dan stoelen, koffie, water en eventuele catering voor het definitieve aantal plus een kleine marge.
Wanneer moet ik de presentaties van sprekers opvragen?: Vraag de presentaties uiterlijk 1 week voor de informatieavond op en controleer ze direct technisch. Plan daarnaast een laatste controle op de dag zelf, omdat lettertypen, video’s of aansluitingen op een andere laptop kunnen veranderen.
Wat moet ik op de dag van een GGD-informatieavond controleren?: Controleer minimaal 2 uur voor aanvang de zaalopstelling, ontvangstbalie, naamkaartjes, folders, projector, microfoon, luidsprekers en presentaties. Laat medewerkers daarna hun taak en het draaiboek doornemen, zodat vragen, pauze en afsluiting volgens dezelfde planning verlopen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.