Organiser une soirée d’information GGD, étape par étape

Une soirée d’information GGD se prépare d’abord autour du lieu, de la date et des intervenants, puis se construit avec un programme précis. Prévoyez rapidement l’inscription, les besoins alimentaires et l’accessibilité afin d’éviter les ajustements de dernière minute. Les présentations et le matériel technique doivent être testés avant l’accueil du public. Le jour même, une équipe identifiée facilite l’émargement, les questions et la circulation entre l’accueil, la salle et les tables d’information.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Définir le lieu et la date
2 personnes
2
Vérifier la capacité de la salle
3
Confirmer les intervenants et les sujets
2 personnes
4
Établir le programme et le planning
2 personnes
5
Créer le formulaire d’inscription
6
Ajouter le texte de confidentialité pour l’inscription
7
Rédiger le texte d’invitation
8
Envoyer les invitations
2 personnes
9
Publier les informations sur le site web
10
Publier l’annonce sur les réseaux sociaux
11
Traiter les inscriptions
12
Mettre à jour les inscriptions chaque semaine
13
Recueillir les besoins alimentaires
14
Recenser les besoins d'accessibilité
15
Recueillir les questions des participants
16
Demander les présentations aux intervenants
17
Vérifier techniquement les présentations
18
Confirmer la réservation de la salle
19
Confirmer la réservation du matériel
20
Commander le catering
21
Répartir les bénévoles et les collaborateurs
2 personnes
22
Imprimer le déroulé
23
Imprimer la liste des participants
24
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
25
Assembler les brochures d’information
2 personnes
26
Créer les panneaux de route et de salle
27
Faire les courses
2 personnes
28
Mettre les boissons au frais
29
Acheminer le matériel sur le site
3 personnes
30
Ouvrir la salle
2 personnes
31
Vérifier la salle et les sanitaires
2 personnes
32
Installer les tables et les chaises
4 personnes
33
Aménager le comptoir d’accueil
2 personnes
34
Aménager l’espace de présentation
3 personnes
35
Brancher le projecteur et l’écran
2 personnes
36
Tester le micro et le son
2 personnes
37
Préparer les présentations
38
Installer les tables d’information
3 personnes
39
Installer le point café et thé
2 personnes
40
Préparer les en-cas
2 personnes
41
Installer les panneaux d'orientation
2 personnes
42
Faire le briefing de l’équipe d’accueil
2 personnes

Événement

43
Accueillir les participants
4 personnes
44
Enregistrer la présence
3 personnes
45
Distribuer les badges
2 personnes
46
Servir le café et le thé
2 personnes
47
Assurer le mot de bienvenue
48
Animer le programme de présentation
2 personnes
49
Recueillir les questions de la salle
2 personnes
50
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
51
Ravitaillement des amuse-bouches
2 personnes
52
Tenir les tables d'information
4 personnes
53
Orienter les participants vers les ateliers
2 personnes
54
Encadrer les ateliers
6 personnes
55
Servir les en-cas de pause
3 personnes
56
Fournir une assistance technique
57
Préparer la clôture et le discours de remerciement
58
Distribuer les formulaires de feedback
2 personnes
59
Saluer les participants à leur départ
3 personnes

Suivi

60
Rassembler les déchets
3 personnes
61
Débarrasser la vaisselle
3 personnes
62
Nettoyer le point café
2 personnes
63
Démonter les tables d'information
3 personnes
64
Éteindre le matériel de présentation
2 personnes
65
Remettre les tables et les chaises en place
4 personnes
66
Nettoyer la salle et l’entrée
3 personnes
67
Nettoyer les sanitaires
2 personnes
68
Emballer les restes du catering
2 personnes
69
Apporter le matériel au stockage
3 personnes
70
Fermer le lieu
2 personnes
71
Retourner le matériel
2 personnes
72
Retourner le matériel restant
2 personnes
73
Archiver l'enregistrement des présences
74
Collecter les formulaires de feedback
75
Envoyer les messages de remerciement

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 12
Chaisesqté 110
Accueil
Tables d’informationqté 6
Poubellesqté 6

Équipement

Ordinateur portable
Projecteur
Écran de projection
Micro sans filqté 2
Haut-parleursqté 2
Pied de microphone
Câble HDMIqté 2
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 4
Batteries externesqté 2

Vaisselle

Tasses à caféqté 120
Verres à eauqté 120
Assiettesqté 120
Fourchettesqté 120
Couteauxqté 120
Cuillèresqté 120
Louchesqté 12

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 4
Glacièresqté 4
Plateaux de serviceqté 8
Carafesqté 6
Planches à découperqté 2
Couteaux à painqté 2
Pinces alimentairesqté 6
Pains de glaceqté 12

Décoration

Nappesqté 12
Badges nominatifsqté 120
Supports pour porte-nomsqté 120
Panneaux d’orientationqté 12
Autocollants de flèchesqté 30
Numéros de tableqté 12
Pâte adhésiveqté 4

Catering

Brochures d’informationqté 150
Formulaires de feedbackqté 120
Stylosqté 120
Presse-papiersqté 10
Courses

Nettoyage

Seaux de nettoyageqté 3
Serpillièresqté 3
Balai et pelleqté 2
Gants de nettoyageqté 6
Chiffons microfibresqté 20
Brosses à miettes de tableqté 4

Éclairage

Lampes de bureauqté 4
Pilesqté 24

Conseils

Commencez par confirmer le lieu, sa capacité et la date, puis bloquez les intervenants et leurs sujets avant de rédiger le programme. Gardez une marge pour l’accueil et les échanges avec le public.
Ouvrez les inscriptions avec les mentions de confidentialité dès que l’invitation est prête. Actualisez la liste chaque semaine et arrêtez un premier état des besoins alimentaires et d’accessibilité au moins 7 jours avant la soirée.
Demandez les présentations aux intervenants au plus tard 5 jours avant l’événement. Testez chaque fichier sur l’ordinateur portable avec le projecteur, le câble HDMI, le microphone et les haut-parleurs utilisés sur place.
Préparez séparément l’accueil et la salle : liste des participants, badges nominatifs, déroulé imprimé et brochures doivent être regroupés avant l’arrivée du public. Prévoyez aussi une personne pour orienter les participants vers les tables d’information.
Confirmez la réservation de la salle, du mobilier, du matériel et du catering 3 à 5 jours avant. Vérifiez notamment les rallonges, multiprises, batteries externes, machines à café, thermos, carafes et la vaisselle nécessaire au service.

Questions fréquentes

Quand envoyer les invitations pour une soirée d’information GGD ?: Envoyez-les idéalement 3 à 4 semaines avant la date prévue. Gardez ensuite au moins 7 jours pour relancer les personnes inscrites et traiter les besoins particuliers.
Combien de temps faut-il prévoir pour organiser une soirée d’information GGD ?: Prévoyez environ 4 à 6 semaines pour une organisation confortable. Ce délai permet de confirmer les intervenants, publier les informations, suivre les inscriptions et tester le matériel.
Quand faut-il confirmer le traiteur et les besoins alimentaires ?: Recueillez les besoins alimentaires dès l’inscription et transmettez un état consolidé au traiteur au moins 7 jours avant. Confirmez le nombre final de repas 2 à 3 jours avant la soirée.
Que faut-il vérifier avec les intervenants avant la soirée ?: Demandez leurs présentations au plus tard 5 jours avant et vérifiez les fichiers, le format et la durée prévue. Faites un test technique complet au moins 1 jour avant, ou dès l’installation si le matériel n’est pas accessible plus tôt.

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