Cómo organizar una velada informativa de GGD

Una velada informativa de GGD necesita más que una sala y varias ponencias. Empieza cerrando la fecha, el aforo y los temas; después organiza las inscripciones y reúne con tiempo las necesidades de accesibilidad y alimentación. Durante las últimas semanas, el trabajo se concentra en confirmar ponentes, presentaciones, equipo y catering. Este plan te ayuda a mantener la secuencia y a llegar al día del evento con la recepción, la técnica y los materiales preparados.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Fijar lugar y fecha
2 personas
2
Comprobar la capacidad de la sala
3
Confirmar ponentes y temas
2 personas
4
Elaborar el programa y el horario
2 personas
5
Crear formulario de inscripción
6
Colocar el texto de privacidad para el registro
7
Escribir el texto de invitación
8
Enviar invitaciones
2 personas
9
Publicar la información en la web
10
Publicar anuncio en redes sociales
11
Gestionar inscripciones
12
Actualizar las inscripciones semanalmente
13
Recoger preferencias dietéticas
14
Recopilar necesidades de accesibilidad
15
Recopilar preguntas de los participantes
16
Solicitar las presentaciones a los ponentes
17
Comprobar técnicamente las presentaciones
18
Confirmar la reserva de la sala
19
Confirmar la reserva del equipo
20
Pedir el catering
21
Asignar voluntarios y personal
2 personas
22
Imprimir el plan de trabajo
23
Imprimir la lista de participantes
24
Preparar tarjetas de nombre
2 personas
25
Agrupar folletos informativos
2 personas
26
Hacer señales de ruta y salas
27
Hacer la compra
2 personas
28
Enfriar las bebidas
29
Llevar materiales al lugar
3 personas
30
Abrir la sala
2 personas
31
Comprobar el salón y los aseos
2 personas
32
Colocar mesas y sillas
4 personas
33
Montar el mostrador de recepción
2 personas
34
Preparar el espacio de presentación
3 personas
35
Conectar el proyector y la pantalla
2 personas
36
Probar el micrófono y el sonido
2 personas
37
Preparar las presentaciones
38
Montar mesas de información
3 personas
39
Montar el punto de café y té
2 personas
40
Preparar los aperitivos
2 personas
41
Colocar los carteles de ruta
2 personas
42
Dar briefing al equipo de recepción
2 personas

Evento

43
Recepción de participantes
4 personas
44
Registrar la asistencia
3 personas
45
Repartir las tarjetas con nombres
2 personas
46
Servir café y té
2 personas
47
Dar la bienvenida
48
Coordinar el programa de presentación
2 personas
49
Recoger preguntas del público
2 personas
50
Rellenar las bebidas
2 personas
51
Reponer los aperitivos
2 personas
52
Atender las mesas de información
4 personas
53
Derivar a los participantes a los talleres
2 personas
54
Guiar talleres
6 personas
55
Servir los aperitivos del descanso
3 personas
56
Ofrecer soporte técnico
57
Encargarse del cierre y las palabras de agradecimiento
58
Repartir formularios de feedback
2 personas
59
Despedir a los participantes
3 personas

Seguimiento

60
Recoger la basura
3 personas
61
Recoger la vajilla
3 personas
62
Limpiar el rincón del café
2 personas
63
Desmontar las mesas informativas
3 personas
64
Apagar el equipo de presentación
2 personas
65
Volver a colocar las mesas y sillas
4 personas
66
Limpiar la sala y la entrada
3 personas
67
Limpiar los baños
2 personas
68
Empaquetar la comida de catering sobrante
2 personas
69
Llevar los materiales al almacén
3 personas
70
Cerrar el recinto
2 personas
71
Devolver el equipo
2 personas
72
Devolver los materiales sobrantes
2 personas
73
Archivar el registro de asistencia
74
Recoger los formularios de comentarios
75
Enviar mensajes de agradecimiento

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesascant. 12
Sillascant. 110
Mostrador de recepción
Mesas informativascant. 6
Papeleracant. 6

Equipo

Portátil
Proyector
Pantalla de proyección
Micrófono inalámbricocant. 2
Altavocescant. 2
Soporte de micrófono
Cable HDMIcant. 2
Cables alargadorescant. 6
Regletascant. 4
Baterías externascant. 2

Vajilla

Tazas de cafécant. 120
Vasos para aguacant. 120
Platoscant. 120
Tenedorescant. 120
Cuchilloscant. 120
Cucharascant. 120
Cucharonescant. 12

Cocina

Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2
Termoscant. 4
Neveras portátilescant. 4
Bandejas de serviciocant. 8
Jarras de servircant. 6
Tablas de cortarcant. 2
Cuchillos de pancant. 2
Pinzas para alimentoscant. 6
Acumuladores de fríocant. 12

Decoración

Mantelescant. 12
Tarjetas de nombrecant. 120
Fundas para tarjetas identificativascant. 120
Carteles de rutacant. 12
Pegatinas de flechascant. 30
Números de mesacant. 12
Masilla adhesivacant. 4

Catering

Folletos informativoscant. 150
Formularios de feedbackcant. 120
Bolígrafoscant. 120
Portapapelescant. 10
Compras

Limpieza

Cubos de limpiezacant. 3
Fregonascant. 3
Escoba y recogedorcant. 2
Guantes de limpiezacant. 6
Paños de microfibracant. 20
Cepillos para migas de mesacant. 4

Iluminación

Lámparas de escritoriocant. 4
Bateríascant. 24

Consejos

Cierra la sala antes de anunciar la fecha y comprueba su capacidad real. Reserva espacio para el mostrador de recepción, las mesas informativas, la pantalla de proyección y los pasillos, no solo para las sillas.
Pide a los ponentes sus presentaciones con varios días de margen y haz una prueba técnica completa. Comprueba el portátil, el proyector, el micrófono inalámbrico, los altavoces, el cable HDMI, los alargadores y las regletas.
Abre el formulario de inscripción cuando el programa y el horario estén suficientemente definidos. Incluye el texto de privacidad y pregunta desde el principio por dietas, accesibilidad y dudas que los asistentes quieran plantear.
Revisa las inscripciones una vez por semana y ajusta el catering con esos datos. Calcula también las tarjetas de nombre y las copias de la lista de participantes según la cifra más reciente, en lugar de usar la previsión inicial.
Asigna con antelación quién recibe a los asistentes, quién controla el tiempo y quién resuelve problemas técnicos. Imprime el plan de trabajo y la lista de participantes antes de la apertura, y coloca juntos los folletos informativos para evitar interrupciones.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar una velada informativa de GGD?: Empieza al menos 6 semanas antes para fijar sala, fecha, ponentes y programa. Reserva las últimas 2 semanas para cerrar inscripciones, catering, presentaciones, personal y comprobaciones técnicas.
¿Cuándo debo enviar las invitaciones para una velada informativa?: Envíalas cuando la sala, los temas y el horario estén confirmados, normalmente entre 4 y 6 semanas antes. Actualiza las inscripciones semanalmente y manda un recordatorio final entre 3 y 7 días antes.
¿Qué información debo pedir en el formulario de inscripción?: Solicita nombre, datos de contacto, preferencias dietéticas, necesidades de accesibilidad y preguntas para los ponentes. Cierra el formulario entre 3 y 5 días antes para poder ajustar el catering y la recepción.
¿Cuándo se debe probar el equipo audiovisual?: Haz una comprobación completa al menos 1 día antes y una prueba rápida antes de que llegue el público. Revisa especialmente el portátil, el proyector, la pantalla, el micrófono, los altavoces y todos los cables.

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