Einen Informationsabend des GGD Schritt für Schritt organisieren
Ein Informationsabend des GGD braucht mehr als einen gebuchten Saal und einen guten Vortrag. Entscheidend sind ein klarer Ablauf, verlässliche Anmeldedaten und eine Technikprobe, bevor die ersten Gäste eintreffen. Beginnen Sie mit Ort, Datum, Raumkapazität sowie Referierenden und arbeiten Sie danach Einladung, Anmeldung und Programm aus. In den letzten Tagen führen Sie alle Informationen zusammen: Teilnehmendenliste, Namensschilder, Präsentationen, Catering und Aufgabenverteilung.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
- 1
Ort und Datum festlegen
2 Personen
- 2
Saalkapazität prüfen
- 3
Redner und Themen bestätigen
2 Personen
- 4
Programm und Zeitplan erstellen
2 Personen
- 5
Anmeldeformular erstellen
- 6
Datenschutzhinweis für die Anmeldung platzieren
- 7
Einladungstext schreiben
- 8
Einladungen verschicken
2 Personen
- 9
Informationen auf der Website veröffentlichen
- 10
Social-Media-Ankündigung posten
- 11
Anmeldungen bearbeiten
- 12
Anmeldungen wöchentlich aktualisieren
- 13
Ernährungswünsche erfassen
- 14
Barrierefreiheitsbedarf erfassen
- 15
Fragen von Teilnehmern sammeln
- 16
Präsentationen bei den Speakern anfordern
- 17
Präsentationen technisch prüfen
- 18
Raumbuchung bestätigen
- 19
Gerätereservierung bestätigen
- 20
Catering bestellen
- 21
Freiwillige und Mitarbeitende einteilen
2 Personen
- 22
Drehbuch ausdrucken
- 23
Teilnehmerliste ausdrucken
- 24
Namensschilder vorbereiten
2 Personen
- 25
Informationsbroschüren zusammenbinden
2 Personen
- 26
Wegweiser und Raumschilder erstellen
- 27
Einkaufen gehen
2 Personen
- 28
Getränke kalt stellen
- 29
Materialien zum Veranstaltungsort bringen
3 Personen
- 30
Saal öffnen
2 Personen
- 31
Saal und Sanitärbereiche kontrollieren
2 Personen
- 32
Tische und Stühle aufstellen
4 Personen
- 33
Empfangstheke einrichten
2 Personen
- 34
Präsentationsraum einrichten
3 Personen
- 35
Projektor und Leinwand anschließen
2 Personen
- 36
Mikrofon und Ton testen
2 Personen
- 37
Präsentationen vorbereiten
- 38
Informationstische einrichten
3 Personen
- 39
Kaffee- und Teebereich einrichten
2 Personen
- 40
Snacks bereitstellen
2 Personen
- 41
Wegweiser aufhängen
2 Personen
- 42
Briefing für das Empfangsteam geben
2 Personen
Event
- 43
Teilnehmende empfangen
4 Personen
- 44
Anwesenheit erfassen
3 Personen
- 45
Namensschilder verteilen
2 Personen
- 46
Kaffee und Tee servieren
2 Personen
- 47
Begrüßungswort übernehmen
- 48
Präsentationsprogramm betreuen
2 Personen
- 49
Fragen aus dem Publikum sammeln
2 Personen
- 50
Getränke nachfüllen
2 Personen
- 51
Snacks auffüllen
2 Personen
- 52
Infotische besetzen
4 Personen
- 53
Teilnehmer zu Workshops weiterleiten
2 Personen
- 54
Workshops betreuen
6 Personen
- 55
Pausensnacks servieren
3 Personen
- 56
Technische Unterstützung leisten
- 57
Abschluss und Dankesrede übernehmen
- 58
Feedbackformulare verteilen
2 Personen
- 59
Teilnehmende verabschieden
3 Personen
Nachbereitung
- 60
Abfall sammeln
3 Personen
- 61
Geschirr abräumen
3 Personen
- 62
Kaffeepunkt reinigen
2 Personen
- 63
Infotische abbauen
3 Personen
- 64
Präsentationsgeräte ausschalten
2 Personen
- 65
Tische und Stühle zurückstellen
4 Personen
- 66
Saal und Eingang reinigen
3 Personen
- 67
Sanitärräume reinigen
2 Personen
- 68
Übrig gebliebenes Catering verpacken
2 Personen
- 69
Materialien ins Lager bringen
3 Personen
- 70
Veranstaltungsort abschließen
2 Personen
- 71
Ausrüstung zurückgeben
2 Personen
- 72
Übriggebliebene Materialien zurückgeben
2 Personen
- 73
Anwesenheitsliste archivieren
- 74
Feedbackformulare einsammeln
- 75
Dankesnachrichten versenden
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- TischeAnz. 12
- StühleAnz. 110
- Empfangstresen
- InformationstischeAnz. 6
- AbfallbehälterAnz. 6
Ausstattung
- Laptop
- Projektor
- Projektionsleinwand
- Kabelloses MikrofonAnz. 2
- LautsprecherAnz. 2
- Mikrofonständer
- HDMI-KabelAnz. 2
- VerlängerungskabelAnz. 6
- VerlängerungskabelAnz. 4
- PowerbanksAnz. 2
Geschirr
- KaffeetassenAnz. 120
- WassergläserAnz. 120
- TellerAnz. 120
- GabelnAnz. 120
- MesserAnz. 120
- LöffelAnz. 120
- ServierlöffelAnz. 12
Küche
- KaffeemaschinenAnz. 2
- WasserkocherAnz. 2
- ThermoskannenAnz. 4
- KühlboxenAnz. 4
- ServiertablettsAnz. 8
- AusgießkannenAnz. 6
- SchneidebretterAnz. 2
- BrotmesserAnz. 2
- LebensmittelzangenAnz. 6
- KühlelementeAnz. 12
Dekoration
- TischdeckenAnz. 12
- NamensschilderAnz. 120
- NamensschildhalterAnz. 120
- WegweiserAnz. 12
- PfeilaufkleberAnz. 30
- TischnummernAnz. 12
- KlebestiftAnz. 4
Catering
- InformationsbroschürenAnz. 150
- Feedback-FormulareAnz. 120
- StifteAnz. 120
- KlemmbretterAnz. 10
- Einkäufe
Reinigung
- PutzeimerAnz. 3
- WischmopsAnz. 3
- Besen und KehrblechAnz. 2
- ReinigungshandschuheAnz. 6
- MikrofasertücherAnz. 20
- TischkrümelbürstenAnz. 4
Beleuchtung
- SchreibtischlampenAnz. 4
- BatterienAnz. 24
Tipps
- Legen Sie zuerst Raum und Datum fest und prüfen Sie die Kapazität anhand der erwarteten Anmeldungen. Planen Sie zusätzlich Plätze für Mitarbeitende, Referierende und Rollstühle ein, statt die maximale Saalzahl vollständig auszureizen.
- Versenden Sie die Einladung erst, wenn Programm, Anmeldeformular und Datenschutzhinweis fertig sind. Aktualisieren Sie die Anmeldungen mindestens einmal pro Woche und erfassen Sie dabei auch Ernährungswünsche sowie Barrierefreiheitsbedarf.
- Fordern Sie Präsentationen spätestens einige Tage vor dem Termin an und prüfen Sie jede Datei auf Schriftgröße, Ton und Anschluss. Testen Sie Laptop, Projektor, Leinwand, Mikrofon, Lautsprecher und HDMI-Kabel anschließend gemeinsam im Raum.
- Teilen Sie Empfang, Einlass, Technik, Catering und Betreuung der Referierenden festen Personen zu. Drucken Sie Drehbuch und Teilnehmendenliste vor Beginn aus und bereiten Sie Namensschilder so vor, dass die Ausgabe am Empfang höchstens wenige Minuten pro Person dauert.
- Bestellen Sie Getränke und Verpflegung erst nach dem Anmeldeschluss anhand der aktuellen Zahl. Stellen Sie Kaffeetassen, Wassergläser, Teller und Besteck bereit und planen Sie Thermoskannen, Kaffeemaschinen sowie zusätzliche Abfallbehälter direkt im Raum ein.
Häufige Fragen
- Wie früh sollte man einen Informationsabend des GGD planen?
- Beginnen Sie etwa 6 bis 8 Wochen vor dem Termin mit Raum, Datum und Referierenden. Für Einladungen, Anmeldungen und die technische Vorbereitung bleiben dann mehrere Wochen, statt alles in den letzten 10 Tagen zu erledigen.
- Wann sollte die Anmeldung für den GGD-Informationsabend starten?
- Starten Sie die Anmeldung idealerweise 4 bis 6 Wochen vor der Veranstaltung. Aktualisieren Sie die Liste wöchentlich und legen Sie einen festen Anmeldeschluss fest, zum Beispiel 3 bis 5 Tage vor dem Termin, damit Catering und Namensschilder rechtzeitig vorbereitet werden können.
- Wie viel Zeit braucht die Technikprobe bei einem Informationsabend?
- Planen Sie mindestens 60 Minuten im Raum ein, möglichst am selben Tag oder am Vortag. Prüfen Sie Präsentationen, Projektor, HDMI-Verbindung, Mikrofon, Lautsprecher und Stromversorgung mit den tatsächlich eingesetzten Geräten.
- Was muss am Veranstaltungstag zuerst passieren?
- Richten Sie Empfang und Technik mindestens 90 Minuten vor Beginn ein. Danach kontrollieren Sie Sitzplätze, Namensschilder, Teilnehmendenliste, Informationsmaterial, Getränke und den Zugang für Personen mit Barrierefreiheitsbedarf.
Ähnliche Pläne
Starte diesen Plan in Lizzt
Jede Aufgabe und jeder Artikel von dieser Seite, fertig in deinem eigenen Event. Lade Leute ein, verteilt die Arbeit und seht, wer was erledigt hat.
Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisierenKostenlos organisieren und deine Kontakte einladen!